Šiomis dienomis standartinėmis tapo balso perdavimo per IP (VoIP) telefono paslaugos, ypač teikiamos per debesį, ypač mažoms ir vidutinėms įmonėms. Pasirinkimas yra didelis, galima sutaupyti daug, ir daugeliui įmonių paaiškėja, kad jie su VoIP gali daryti dalykus, kurių jie tiesiog negali padaryti kitaip, ypač integruodami juos į kitas sunkiai skambančias fonines sistemas, pvz. pvz., pagalbos tarnyba. Tačiau VoIP taip pat yra sudėtingas. Iš esmės tai gali būti nepatogu ir gali netaupyti tiek, kiek manote. Tai net gali kainuoti brangiau, nei paprasčiausia sena telefono paslauga (POTS), kai viskas pasakyta ir padaryta.
-
- Geriausi verslo VoIP teikėjai 2019 m. Geriausi verslo VoIP paslaugų teikėjai 2019 m
- VoIP ir UCaaS: paaiškinti skirtumai VoIP ir UCaaS: paaiškinti skirtumai
- Kodėl jūsų verslo VoIP sistema gali nepriklausyti debesyje Kodėl jūsų verslo VoIP sistema gali nepriklausyti debesyje
Galiausiai, rinkdamiesi VoIP telefono sistemą, atsižvelkite į savo darbuotojų ir klientų poreikius. Tai apima sprendimą, kokių funkcijų jūsų darbuotojams reikia, o ko nereikia. Paprastai tai reiškia, kad reikia paskirti suinteresuotuosius subjektus, kurie apibrėžtų visus procesus, susijusius su jūsų telefono sistema, taip pat susėstų su tiesioginiais darbuotojais, valdančiais tuos procesus, kad pamatytų, kaip juos galima patobulinti. Tai taip pat apima sistemos projektavimą, kad klientai nepasiklystų meniu, nepatirtų keistų pagrindinių pasirinkimų ar neišgirstų begalinio automatinio palydovo pasirinkimo. Jei jums trūksta žinių, kaip tai padaryti namuose, dauguma VoIP konsultantų yra išmokyti dirbti; tiesiog nepamirškite jų pridėti prie bendros išlaidų sumos planuodami.
Prieš atlikdami ką nors kitą, tiksliai nuspręskite, kodėl jūs perėjote prie „VoIP“ telefono sistemos. Tai gali būti gera priežastis daugybė priežasčių, tačiau, jei nežinote, kokios yra šios priežastys ir kaip jos gali paveikti jūsų verslą, nesate pasirengę iš tikrųjų pirkti ar perkelti. Neaiški mintis, kad tai gali padėti sutaupyti pinigų, nėra viena iš tų priežasčių. Svarbių priežasčių pavyzdžiai yra skambučių centro kūrimas, bendradarbiavimo tarp skirtingų biurų priemonių teikimas, skambučių duomenų išsaugojimas iš jūsų ryšių su klientais valdymo (CRM) platformos, kad būtų galima naudoti rinkodaroje ar klientų aptarnavime, taip pat pasirengimas naujai vietai ar numatomas augimas.
Nuspręskite, kas bus atsakingas už svarbius jūsų perėjimo į VoIP etapus. Šie etapai apima pradinę poreikių analizę ir projektavimą, pirkimų procesą, diegimą ir galiausiai nuolatinį sistemos veikimą. Atminkite, kad paprastai tai negali būti tas pats asmuo. IT darbuotojas gali būti geriausias pasirinkimas diegimui ir veikimui, tačiau jie dažniausiai nėra tie, kurie suprojektuos IVR sistemą, kurią naudos jūsų klientai, arba nusprendžia, kokie skambučių duomenys yra naudingiausi rinkodaros skyriui. Taigi jūs turite paskirti, kas bus jūsų suinteresuotosios šalys; ir taip, kai kurie iš jų gali būti pardavėjas ar konsultantas, jei neturite vidinių žinių.
Turėsite susirasti arba pasamdyti darbuotoją, kuris atstovautų įmonės interesams pirkimo ir įgyvendinimo procesuose. Nors bus daugybė pardavėjų, kurie siūlys padaryti viską, jie nebūtinai turi tuos pačius interesus. Paprastai jie nori kuo daugiau parduoti jums, įdiegti ir greitai atsijungti, o po to imti papildomą mokestį už bet kokį paskesnį „taikymo sritį“. Tik kas nors iš jūsų kelio pusės jaudinsis dėl ilgalaikio eksploatavimo patikimumo ir papildomų dalykų, tokių kaip saugus skambučių duomenų tvarkymas, kad jūsų įmonė galėtų ir toliau laikytis, pavyzdžiui, pramonės duomenų saugos taisyklių. Atminkite, kad tikrai mažai įmonei tai gali būti įkaitas, tačiau kažkas turi būti tikras asmuo. Šis asmuo turi turėti pakankamai žinių apie VoIP technologiją, kad galėtų priimti sprendimus, ir žinoti, kaip tie sprendimai paveiks likusią įmonės dalį. Tai nėra tas pats asmuo, paminėtas ankstesniame punkte.
Įsitikinkite, kad jūsų dabartinė tinklo infrastruktūra palaiko „VoIP“ ir ar ji gali patenkinti padidėjusį tinklo srautą. Taip pat turite žinoti, ar jūsų infrastruktūra gali patenkinti specifinius balso ir vaizdo srauto reikalavimus, įskaitant palaikymą bet kokiems paslaugų kokybės (QoS) ar virtualiojo LAN (VLAN) reikalavimams. Tai gali reikšti kai kuriuos infrastruktūros atnaujinimus, jei dabartiniai maršrutizatoriai ar komutatoriai nepalaiko šių galimybių. Taip pat gali reikėti atnaujinti interneto paslaugų teikėją (IPT), jei dabartinis paslaugų teikėjas nepalaiko didelės spartos telefono srauto pralaidumo reikalavimų. Įvertinkite, kiek jūsų skambučių apimtys padidins pralaidumą. Tai turėtų atlikti jūsų „VoIP“ pardavėjas, tačiau jūs taip pat galite pasamdyti išorės specialistą, kuris atliktų šiuos skaičiavimus.
Negalima nuvertinti VoIP kainos. Aišku, tie mėnesiniai įkainiai atrodo gerai, bet kasti giliau. Jei viskas, ko gaunate, yra mobilieji telefonai, veikiantys minkštaisiais telefonais, tada taip pat turėsite visiems nusipirkti mobilųjį telefoną su daug duomenų minučių arba greičiausiai neribotą planą. Jei šie minkštieji telefonai veikia „Windows“ ar „Mac“ kompiuteriuose, visi turės turėti kompiuterį su aparatūra, palaikančia „VoIP“, prieigą prie interneto ir kažką, kas reikalinga garsui valdyti, ir laisvų rankų įrangą. Jei pasirinkus „VoIP“ naudojami (ar bent palaiko) staliniai telefonai, atsiminkite, kad jie kainuoja nuo 75 USD iki 150 USD, pridėjus laidinio tinklo prie kiekvieno telefono kainą. Nedaugelis „VoIP“ stalo telefonų palaiko „Wi-Fi“, tačiau tiems, kuriems tai bus reikalinga, reikės atnaujinti prieigos taškus, jei visiems suteiksite „Wi-Fi“ telefoną. O, ir atsiminkite personalo išlaidas: Kažkas turi visa tai valdyti, o kažkas turi teikti paramą. Ir tada yra nuolatinė priežiūra ir licencijavimas; visa tai susideda, todėl būtinai peržvelkite visą projekto įgyvendinimą, kad jūsų nenustebintų naujos išlaidos, nes jos išaugs.
Nubraižykite realų perėjimo prie VoIP tvarkaraštį. Nepaisant to, ką gali pasakyti kai kurie pardavėjai, tai nebus iškart. Net jei keičiatės iš vienos VoIP sistemos į kitą, tai nėra vienos dienos operacija. Sėskite ir apskaičiuokite planavimo, įsigijimo, diegimo, mokymo ir perėjimo laiką, tada jį padvigubinkite. Gal net trigubai. Tai yra didelis jūsų įmonės sugebėjimo bendrauti su savimi ir išoriniu pasauliu pokytis. Skubėti tai yra tiesiog kvaila. Laiku dirbkite dėl bandomojo projekto įdiegimo, testavimo ir optimizavimo, o paskui - galutinio įdiegimo, kuris ateina etapais, kad visa jūsų veikla nebūtų chaose, jei kas nors nutiktų netinkamai.
Nuspręskite, ką ketinate daryti su sena telefono sistema. Jei turite krūvą analogiškos telefonų, kurie yra geros būklės, tuomet galėsite naudoti juos su savo VoIP telefono sistema darbuotojams, kuriems nereikia VoIP funkcijų. Arba galite norėti jų ten, kur jie yra prieinami visuomenei, arba ten, kur yra sudėtinga aplinka, pavyzdžiui, lauko surinkimo zona arba gamyklos aukšte. Galbūt norėsite šiek tiek atsarginės kopijos (daugiau apie tai kita).
Supraskite, kad turėsite pasikeisti jūsų nenumatytų atvejų operatyvumas ir verslo tęstinumo planai, o jūs turėsite planuoti papildomą patikimumą ir investuoti į jį. Iš esmės, kaip ketinate tęsti verslą, jei tinklas sumažėja ar net kyla problemų? Kadangi jūsų telefono sistema priklausys nuo jūsų vietinio tinklo ir interneto patikimumo ir našumo, turite galvoti apie saugių saugojimo įrenginių ir alternatyvų galimybes. Atsarginės kopijos jūsų pagrindiniam interneto paslaugų teikėjui (IPT) ir, jei balsas yra labai svarbus jūsų veiklai, būdas gauti telefono paslaugą, net jei interneto pertrauka yra visiškai. Taip, tai gali reikšti, kad bus prieinamos kai kurios analoginės linijos ir suderinami telefonai. Tai taip pat reikš atjungimo planavimą, tinklo perteklių ir, žinoma, atsarginę kopiją.
Nepamirškite saugumo. Visi dalykai, galintys užpulti jūsų IT tinklą, taip pat gali atakuoti jūsų „VoIP“ tinklą, be to, yra dalykų, tokių kaip skambučių klastojimas ir skambučių užgrobimas, taip pat blogi vaikinai, naudojantys jūsų VoIP telefono sistemą tolimojo ryšio skambučiams ir naudodamiesi jūsų vidiniu įrangą, skirtą kenkėjiškų programų atakoms. Tai gali padaryti dar blogiau, jei „VoIP“ sistema nepakankamai veiksminga su jūsų saugumu, pavyzdžiui, reikalaujant išjungti paketų tikrinimą (kaip radau vienoje mano išbandytoje telefono sistemoje). Be to, duomenų privatumo taisyklės kartais turi savo reikalavimus, kai reikia apsaugoti VoIP srautą tranzito metu ir ramybės būsenoje, jei išsaugote bet kokius skambučių duomenis pardavimo ar paslaugų tikslais. Jei jūsų pramonė reguliuojama tokiu būdu, įsitikinkite, kad tiksliai suprantate, kaip „VoIP“ tinka kitoms jūsų duomenų saugos atsargumo priemonėms.
Jūs taip pat turite nepamiršti savo tikrųjų prioritetų, rinkdamiesi VoIP sistemą. Pavyzdžiui, jei norite, kad jis gerai veiktų, tada išlaidos neturėtų būti pagrindinis faktorius. Verčiau norite funkcionalumo. Jei jūsų VoIP sistema funkcionuoja taip, kaip turėtų, ir neturi funkcijų, kurių jums nereikia, tai greičiausiai taip pat padės jums sutaupyti šiek tiek pinigų, be to, tai turėtų padaryti jūsų darbuotojus produktyvesnius, o tai padės sutaupyti pinigų netiesiogiai.
