Atgal į verslą: metų pradžios kontrolinis sąrašas

Jei vadovaujate tipiškam mažo ir vidutinio verslo (SMB) biurui, svarbu metus pradėti dešine koja. Smulkios ir vidutinės įmonės turi greitai judėti, kad reaguotų į naujas galimybes, kai jos atsiranda, ir turėti tvirtą biurą, kuriame galėtų atlikti tą darbą, yra labai svarbus sėkmei. Laimei, įsitikinti, kad jūsų verslas yra geriausios formos, galima gana greitai. Tiesa, tai audito nuospaudos; būkite dėkingi, kad nė vienas iš jų nėra iš IRS. Vykdykite žemiau pateiktą šešių punktų kontrolinį sąrašą ir jūsų biuras bus pasirengęs priimti visus iššūkius, kuriuos 2016 m.

1. Pasiruoškite mokesčių sezonui

Verslo pasaulyje jūs praktiškai visada ruošiatės mokėti mokesčius vienaip ar kitaip. Tačiau metų pradžia (jei ji sutampa su jūsų įmonės finansiniais metais) yra ypač svarbi. Pradėkite atsisėsti su savo finansine galva ir atlikti didelį praėjusių metų knygų auditą.

Žinoma, jūs galite įsijausti į šaltą prakaitą, kai tame pačiame sakinyje vartojami žodžiai „auditas“ ir „finansai“, bet perženkite tai: mes nekalbame apie piktų IRS agentų platinimą. Tai yra auditas, skirtas suteikti jums, jūsų vadovybei ir visiems esamiems ar potencialiems investuotojams, kad jūsų finansai - ir, jūsų organizacijos žiniomis, veikia taip, kaip turėtų. Tikrinate praėjusių metų skaičius, įvertinate verslo ir finansines procedūras ir suderinate, kas iš tikrųjų įvyko, ir su tuo, ko tikėjotės, ir su tuo, ką pranešėte. Galite, kad auditą atliktų jūsų vidaus apskaitos vadovai arba išorės įmonė ar CPA. Jūs netgi galite sukurti nedidelę darbo grupę, kuri atliktų darbą kaip grupė. Tai, ko ieškote, apima:

Visos pajamos, gautos praėjusiais metais ir iš kokio šaltinio,

Visos išlaidos, padarytos praėjusiais metais, naudojant kokius mokėjimo būdus, kam gavėjams ir kuriam biudžetui; ypatingą dėmesį skirti biuro, technologijų, trečiųjų šalių paslaugų ir verslo infrastruktūros išlaidoms,

Banko ataskaitų apžvalgos,

IRS ir valstybės / savivaldybių mokesčių (jei tokių yra) pateikimo peržiūros,

Patikrinkite, ar laikomasi tinkamų apskaitos procedūrų; jei ne, supraskite kodėl, nes taip gali būti dėl specifinio verslo proceso, kurį gali reikėti peržiūrėti, ir

Įdėkite audito rezultatus į griežtą ataskaitą (tai įrankis, kurį norite faktiškai naudoti per metus, todėl padarykite jį trumpą, organizuotą ir vertingą - ne tiek daug, kad nieko nerastumėte).

Tinkamai atliktas auditas neturėtų užtrukti ilgiau nei vieną savaitę, o jo ataskaita pateikia pagrindinį įrankį, kuriuo galima naudoti viską - nuo pirkimo planų iki pardavimo tikslų.

2. Techninės įrangos auditas

Biuro vadovo požiūriu, žinojimas, kur yra pinigai, yra tik pirmas žingsnis. Dabar jūs taip pat turite žinoti, kur yra visa kita. Pradėkite nuo techninės įrangos. Tai gali atrodyti akivaizdu, tačiau ji greitai tampa pavojinga zona daugeliui mažų ir vidutinių įmonių, ypač toms, kurios labiau linkusios į vidutinio dydžio, o ne mažąsias. Taip yra dėl frazės „Atsinešk savo įrenginį“ (BYOD). Tiek daug IT specialistų nekenčia ir tiek daug vartotojų įdarbina naudodami bet kokią techninę įrangą, kurią jie gali panaudoti - iš bet kurio šaltinio ir dažnai už tai sumokėdami keistais ar apgaulingais būdais. Bent jau šią informaciją sudėkite į organizuotą skaičiuoklę, į kurią galite kreiptis visais šiais ir kitais metais. Dar geriau, sudėkite informaciją į tam skirtą darbalaukio valdymo programą, tokią kaip „Microsoft System Center Configuration Manager“ arba „MMSoft Pulseway“.

Pradėkite nuo 1 veiksmo audito ataskaitos, nes joje turėtų būti pateiktas oficialus aparatūros pirkimo sąrašas. Tada stebėkite, kokie įrenginiai iš tikrųjų naudojami (garantuojama, kad rasite ir staigmenų). Kai kurie darbuotojai naudosis asmeniniais prietaisais, už kuriuos sumokėjo, kad atliktų darbą, o kiti - vartotojui skirtus prietaisus, kad atliktų tiek darbą, tiek asmenines užduotis, kurias apmokėjo įmonė. Sužinokite, kas ką turi, ar jis tinkamai naudojamas, ir tai padės jums nuspręsti, ar gali būti geresnis būdas už tai sumokėti.

Ir kai apžiūrėsite šį naujos technologijos pobūdį, nepamirškite atlikti tradicinės aparatinės įrangos audito, norėdami ieškoti kompiuterių, serverių, spausdintuvų ir kitos biuro techninės įrangos, kuri artėja prie gyvenimo pabaigos ar pabaigos. nuoma, kad žinotumėte, ką reikės atnaujinti šiais metais ir kada. Dirbkite su techninės įrangos pardavimo atstovais ir savo apskaitos skyriumi, kad parengtumėte šios senesnės techninės įrangos naudojimo pakeitimo ir pakeitimo naujomis priemonėmis planą.

3. Programinės įrangos auditas

Programinės įrangos auditais siekiama to paties pagrindinio tikslo kaip ir aparatinės įrangos auditu: sužinokite, ką įdiegėte, kur įdiegėte, kaip už tai buvo sumokėta (reiškia, kuriam biudžetui ji buvo skirta) ir kokias licencijas ar prenumeratas ketinate atnaujinti. Nepamirškite pažymėti tų kalendoriuje.

Kaip ir aparatūros auditas, tačiau šiais laikais programinės įrangos auditas tapo šiek tiek sudėtingesnis. Panašiai kaip darbuotojai, dirbdami naudodamiesi asmeniniais prietaisais, daugelis taip pat naudojasi savo debesimis pagrįstomis paslaugomis. Tai gali nutikti todėl, kad vienas vartotojas nusprendžia prisiregistruoti naudoti tam tikrą paslaugą arba net visa komanda dislokuoja debesų paslaugą tiesiog tarpusavyje.

Dažnai už šias paslaugas mokama už periodinius mokesčius, priskiriamus asmeninėms ar verslo kreditinėms kortelėms, ir apskaitai gali būti sudėtinga išsiaiškinti, kas perkama. Tai gali sukelti apskaitos klaidų, tačiau jos yra nedidelės, palyginti su galimomis IT problemomis, kai šios debesies paslaugos prašo vartotojų atsisiųsti programinę įrangą (jos ne tik nepatikrino IT, bet ir visiškai jas aplenkė). Pašalinkite tokią programinę įrangą, įsitikinkite, kad už ją mokama tinkamai, ir nuspręskite, ar ją išlaikyti, ar pakeisti efektyvesniu sprendimu.

Tradiciniame kontekste naudokite savo programinės įrangos auditą, kad atkreiptumėte ypatingą dėmesį į saugos programinę įrangą - antivirusiniai, virtualus privatus tinklas (VPN) ir šifravimas yra trys pavyzdžiai. Tai yra sprendimų blokai, kurie gali sustabdyti procesą jo trasoje, jei jų licencijos paslysta, todėl įsitikinkite, kad žinote, kada licencijas ir prenumeratas reikia atnaujinti ir kuriems vartotojams jų reikės.

Aplink programinės įrangos audito laiką taip pat pravartu ištirti savo duomenų atsarginę kopiją ir duomenų saugos procedūras. Paprastai tai apima tiek aparatinę, tiek programinę įrangą, tačiau tai reikalinga daugumai programinės įrangos procesų, todėl nesuteikite jai trumpo laiko. Atlikite bandomuosius atsarginės kopijos ir atkūrimo (DR) planų veiksmus, kad įsitikintumėte, ar jie vis dar veikia, patikrinkite atsargines duomenų kopijas tiek vietoje, tiek debesyje, kad įsitikintumėte, jog jie nėra sugadinti, ir pažiūrėkite, ką sumokėjote už šiuos sprendimus praėjusiais metais pažiūrėkite, ar galite padaryti geriau.

4. Tinklo auditas

Jums prireiks jūsų IT vadovo, kad padėtų. Tinklo auditas suteikia jums galimybę:

Sužinokite, kokią tinklo infrastruktūrą šiuo metu naudojate (tiek fizinę, tiek debesyje),

Suderinkite tą infrastruktūrą su joje vykstančiais verslo procesais, kad patikrintumėte pajėgumus, ir

Įvertinkite ne tik tai, ką mokate, bet ir tai, ar gaunate tai, už ką sumokėjote; tai ypač svarbu visiems interneto ir mobiliojo tinklo teikėjams.

Išanalizuokite savo interneto ryšį ne tik prie biuro, bet ir su bet kokiais išoriniais interneto serveriais, debesies paslaugomis ar nuotoliniais ar nuotoliniais tinklalapiais. Ar gavai spektaklį, už kurį sumokėjai? Jei jūsų vidinis IT skyrius abejoja, kaip patikrinti šią informaciją, pasitarkite su trečiosios šalies tinklo konsultantu. Galiausiai įsitikinkite, kad IT atnaujina jūsų biuro maršrutizatorius, jungiklius ir kitą tinklo įrangą, kad jie paleistų naujausią programinę-aparatinę įrangą, ir įsitikinkite, kad visa tai išbandyta su jūsų dabartiniu verslui svarbių programų rinkiniu, prieš pradėdami naudoti visa tai. Jei turite nuotolinių svetainių ar nuotolinių kompiuterių, kurie jungiasi iš namų, įsitikinkite, kad jų tinklo įranga taip pat mirksi ir yra saugi.

5. Pasivaikščiokite po biurą

Tai gali atrodyti paslanki, tačiau tai rimtas žingsnis. Negalite sužinoti visko, ką turite žinoti apie savo verslą, naudodamiesi skaičiuokle ar valdymo informacijos suvestine. Atsikelkite ir apžiūrėkite. Kalbėkitės su darbuotojais apie tai, kaip jiems sekasi atlikti savo darbą, ypač komandos ir proceso vadovus. Suprasti, kaip atliekamas darbas, labai svarbu ne tik panaudoti tinkamą įrankį tinkamam darbui, bet ir dažnai atrasti naujas santaupų ar pajamų galimybes.

Kalbant apie kasdieniškumą, įvertink, kaip tavo biuras atrodo ir veikia fiziškai. Atkreipkite dėmesį į:

Biuro baldai,

Patalpų reikmenys ir virtuvės reikmenys,

Konferencijų salės lentos, ekranai, telefonai ir

Bendra biuro technika - smulkintuvai, spausdintuvai, fakso aparatai.

Įsitikinkite, kad šie daiktai yra būtini, tinkamai veikiantys, ir aprūpinti jais eksploatacijai reikalingais reikmenimis (pvz., Dažais, popieriumi ir kt.)

6. Išanalizuokite savo verslo ir rinkodaros planus

Jūs buvote susipažinęs su skaičiais. Dabar laikas pakelti galvą į viršų ir pažiūrėti į jūsų organizacijos įvaizdį, o tai visada prasideda nuo jūsų verslo plano. Susėskite su savo vadovaujamais darbuotojais ir išsamiai aptarkite savo planą. Ar esi ten, kur turėtum būti (tai reiškia, kur tavo planas sako, kad būsi)? Ar vis dar efektyviausias yra jūsų verslo būdas? Užduokite šį klausimą, nepaisant to, ar verslas veikia optimaliai, ar ne; visada gali būti geresnis būdas. Išvardykite savo verslo procesus, pasitarkite su pagrindiniais darbuotojais dėl šių procesų, pažymėkite juos žingsnis po žingsnio ir išsamiai apsvarstykite. Ar yra efektyvesnių įrankių, programinės įrangos ar paslaugų, kuriomis galėtumėte naudotis, kad būtumėte konkurencingesni? Ar šiuos darbus atlieka teisingi žmonės? Ar procesai veiksmingi ar nereikalingi? Tikslas nėra atleisti žmones ar valdyti mikro; tai visiškai suprasti, kaip jūsų verslas veikia, sriuba iki riešutų.

Panašiai žiūrėkite į praėjusių metų rinkodaros planą. Patikrinkite rezultatus ir paklauskite, ar tikrai esate ten, kur turėtumėte būti, kai rezultatai lyginami su išlaidomis. Kur tu silpnas ir kaip galėtum tobulėti? Ypatingą dėmesį atkreipkite į:

Rinkos tyrimai,

Skatinimas ir reklama,

Renginiai ir

Ryšiai su spauda.

Atlikdami šį pratimą, nepamirškite išanalizuoti savo žiniatinklio ir internetinių socialinių tinklų profilius. Ar jie pasiekia tinkamus klientus? Ar jie atnaujinti? Ar buvo atnaujinti produktų ar paslaugų aprašymai, kainodara ir net vadovai? Aktyviai patikrinkite šią informaciją, nes niekas neišjungia klientų iš interneto greičiau, nei pasiekia svetainę, kuri, jų manymu, nėra prižiūrima.

Žinoma, lengviau parašyti šiuos šešis veiksmus yra lengviau nei juos atlikti. Mes nekalbame apie nemažą darbo kiekį. Bet jei atsitraukiate ir pasieksite tinkamus žmones padėti, visa tai gali būti padaryta per porą savaičių. Ir tas dvi savaites gali sumokėti reikšmingus proceso, išlaidų ir net pelno dividendus jūsų verslui likusius metus.