Darbuotojai nori, kad išlaidų stebėjimo programinės įrangos procesas būtų toks paprastas, kad jiems nereikia skaityti vadovo. Tačiau administratoriai ir buhalteriai nori patobulintos verslo politikos ir patvirtinimo darbo eigos kontrolės. Daugelio tokioje situacijoje esančių technologijų atveju galite sakyti: „Niekada tvainas nesusitiks“, bet naudodamiesi „ExpenseBot“ (kuri prasideda nuo 9 USD per mėnesį), kurios gali ir nebūti. Išlaidų apskaitos programa neapleidžia darbuotojų pasirinkimo galimybių, tačiau siūlo apskaitos darbuotojams unikalias pritaikymo galimybes. Tik šiek tiek niūrus eksporto procesas ir tai, kad nėra savitarnos pirkimo proceso, neleidžia jo atstatyti mūsų „Redaktorių pasirinkimo“ nugalėtojams „Sertifikuoti dabar“ ir „Expensify“.
Kainos ir savybės
„ExpenseBot“ prenumerata kainuoja 9 USD per mėnesį vienam aktyviam vartotojui, mažiausiai 99 USD per mėnesį. Yra neatskleistos nuolaidos metinei sutarčiai arba įmonėms, turinčioms daugiau nei 1000 vartotojų. Negalite eksperimentuoti norėdami sužinoti, ar „ExpenseBot“ yra jums tinkamiausia programinė įranga, nes joje nėra nemokamos versijos ar nemokamos bandomosios versijos. Norint pradėti, reikia el. Pašto pokalbio su įmone; tai nėra savitarna.
Darbuotojai neras jokių išgalvotų gejų davėjų, o dauguma jų bus dėkingi. Išlaidų duomenis į „ExpenseBot“ įvedate naudodamiesi interneto naršykle, per programą mobiliesiems, persiuntę kvitą tam skirtu el. Pašto ID arba tiesiogiai atlikdami kreditinės kortelės operaciją (naudodamiesi registruota įmone ar asmenine kredito kortele). Kiekviena užfiksuoja atitinkamus apskaitos duomenis, pvz., Tiekėjo pavadinimą, išlaidų kategoriją ir operacijos datą, prieš jums priskiriant išlaidas ataskaitai. Išlaidas galima pažymėti kaip apmokestinamas, taigi jūs galite perkelti išlaidas klientui.
Kaip ir visų šių programų atveju, dauguma žmonių pirmiausia kreipiasi į programą mobiliesiems, kad gautų kvitus. Jei ne prekybos vietoje, tada kiekvienos dienos pabaigoje, kol dar galite rasti kišenėje susmulkintą popierių ir prisiminti, kam jis skirtas. Programa mobiliesiems yra gana paprasta, joje yra ataskaitų, išlaidų, kvitų ir nustatymų kategorijos. Nors kiti (pvz., „Expensify“) stengiasi suteikti jums visus įrankius, kurie yra po ranka, „ExpenseBot“ ne viską įtraukia į programą.
Vis dėlto nėra jokios priežasties skųstis dėl kvitų nuskaitymo galimybių. „ExpenseBot“ tiksliai išnagrinėjo keletą kvitų, įskaitant surašytus patarimus, ir prisiminė anksčiau naudotas kategorijas ir tiekėjų pavadinimus. Procesas nereikalingas ir sprendimų priėmimo procesas sumažinamas iki minimumo. Jei susiejate asmeninę ar įmonės kredito kortelę, po to, kai „ExpenseBot“ nuskaito ir perrašo kvitą, bandoma kvitą suderinti su kredito kortelės operacijomis.
Kilometražo išlaidas galite pateikti rankiniu būdu. Arba, jei įvedate pradžios ir pabaigos adresą, „ExpenseBot“ ragina „Google Maps“ išsiaiškinti tikrąjį atstumą (funkcija, kuria naudojasi „ExpensePoint“). Tai tikrai naudinga kelionei į vieną pusę, nors būtų gražiau, jei galėtumėte pasakyti: „Dabar padvigubinkite tą ridos apskaičiavimą, nes aš sutikau žmogų miesto centre ir grįžau į biurą“. Geresnis atsakymas gali būti pakeliui: Iki metų pabaigos, bendrovės teigimu, „ExpenseBot“ turės GPS ir kalendoriaus integraciją. Taigi, jei numatytas susitikimas, jis sakys: „Jūs vyksite į klientą-A 53 mylių atstumu; ar norite jį įtraukti į savo ataskaitą?“
Vienas neįprastas niuansas: Bet kuris darbuotojas gali paskirti atstovą, suteikdamas šiam asmeniui galimybę sudaryti išlaidas ir ataskaitas. Jei jums pasisekė, kad turite biuro aptarnaujančio personalo, kuris tvarkytų jūsų išlaidas, tai yra didelis palaima.
Paprasta nereiškia paprastumo
„ExpenseBot“ darbuotojams gali taikyti principą „laikykis paprasto kvaila“ (KISS), tačiau administratoriams ir buhalteriams jis suteikia daug pritaikomos galios. Patvirtintojai gali atmesti vienkartines išlaidas ir patvirtinti likusią ataskaitos dalį, kad 5 USD sumai, dėl kurios jūs mokate, nereikėtų kompensuoti likusių 2500 USD, kuriuos išleidote kelionei į San Franciską, kompensavimo. Išlaidas galima patvirtinti el. Paštu, todėl skyriaus vadovui nereikia daug laiko praleisti interneto kliente. „ExpenseBot“ tikrina, ar nėra galimų išlaidų pasikartojimo, ir siūlo jas sujungti. ("Du apsilankymai„ Starbucks “tą pačią dieną už tą pačią sumą? Ar išgėrėte daug kavos, ar pateikėte šią du kartus?“)
„ExpenseBot“ ateina su pagrindinėmis buhalterinės apskaitos kategorijomis, iš anksto sukonfigūruotomis, ir natūraliai galite pridėti daugiau. Kiekvieną išlaidų kategoriją galima susieti su pagrindine knyga ar sąskaitos kodu, reikalauti dienų sekos ar dalyvių sąrašų ir palaikyti pasirinktinius laukus (pvz., „Parduotuvės numeris“). Taip pat galite organizuoti reikalus logiškai, kad lėktuvų bilietai ir lėktuvo bagažo mokesčiai būtų stebimi atskirai, atsižvelgiant į jų taisykles ir politiką.
Politikos valdymas leidžia jums kontroliuoti, kiek vartotojas išleidžia tam tikroje kategorijoje, pavyzdžiui, mėnesio limitas - 40 USD namų interneto kainai. Jūs kontroliuojate, ar vartotojai gali pateikti išlaidas, viršijančias politiką (ir parodyti įspėjimą patvirtintojui), ar neleisti ataskaitai pateikti pažeidimo. Tinkinimai apima ne tik išlaidas, bet ir ataskaitas; pavyzdžiui, greito maisto tinkle gali būti reikalaujama parduotuvės numerio kiekvienoje ataskaitoje.
Tai tik pavyzdys. „ExpenseBot“ palaiko kelis patvirtintojus, departamentų ir vartotojų profilius (viršininkai traktuojami skirtingai), išlaidų senėjimą („ataskaitą turite pateikti per 30 dienų“, kuri yra paprasčiausia reikšmė) ir daugybę valiutų.
Deja, dėl visų savo tinkinimo galių „ExpenseBot“ silpnai integruojasi su trečiųjų šalių apskaitos sistemomis. Išlaidų ataskaitų valdymas yra atskiras procesas, tačiau jų rezultatus reikia įrašyti kitose sistemose, paprastai bent jau apskaitos sistemoje, o kartais ir daugiau. Tačiau naudodami „ExpenseBot“ galite integruotis į „Intuit QuickBooks“ tik tada, kai laikas faktiškai atlyginti darbuotojui. Labiau gaila, kai, palyginti su kai kuriais kitais mano apžvelgiamais produktais, bendrovė pripažįsta, kad jos „QuickBooks“ integracijai „reikia naudoti„ Intuit “interneto jungtį ir šiek tiek subtilumo, norint ją nustatyti“. Vienintelė kita galimybė yra eksportuoti duomenis į CSV formatą ir atidaryti juos naudojant kitą programą, pvz., „Microsoft Excel“.
Priešingai nei kiti „ExpenseBot“ konkurentai, tokie kaip „Expensify“ integracija ne tik su „QuickBooks“, bet ir su „Xero“, „NetSuite“ bei „Intacct“. Naudodamiesi visomis šiomis galimybėmis, jūs iš įmonės gausite daug rankų darbo. Tiesą sakant, jūs negalite to išvengti; „ExpenseBot“ bendradarbiauja su kiekvienu klientu asmeniškai, kad nustatytų reikalus.
Šio rašymo metu „ExpenseBot“ yra „Oh how cool“ ir „Kodėl jis to nedaro?“ Derinys. Tai geras pasirinkimas kiekvienam, norinčiam paprastus dalykus daryti vartotojams, nesumažinant administracinės kontrolės. Bet tai, kad trūksta savitarnos sąsajos, palaikymo tik „QuickBooks“ integracijai ir kaina, kuri neatrodo tokia draugiška, kaip turėtų būti, visi kartu laikosi tik vienu žingsniu žemiau mūsų redaktorių pasirinkto įrankio „Sertifikuoti dabar“ ir „Expensify“.. Tačiau jei negatyvai ne iškart jus persekios, raginu apsvarstyti ExpenseBot jūsų verslui. Jo paprastumo ir galios pusiausvyra yra tikrai maloni.
