Organizuokitės: 5 išradingi „dropbox“ naudojimo atvejai versle

Mažos įmonės dažnai kreipiasi į debesimis pagrįstas saugojimo paslaugas, tokias kaip „Dropbox“, nes jos teikia daug vertės, tačiau tik tuo atveju, jei įmonės jomis naudojasi maksimaliai.

Čia yra penki protingi „Dropbox“ naudojimo jūsų versle būdai.

1. Naudokite „Dropbox“ kaip serverį; Skatinti skaidrumą

Turbūt akivaizdžiausias „Dropbox“ naudojimo būdas verslo aplinkoje yra kaip alternatyva bendram serveriui. Ypač mažoms įmonėms „Dropbox Business“ sąskaitos kaina gali būti daug mažesnė, nei nusipirkti vidinį serverį ir samdyti darbuotojus jo priežiūrai.

Naudodami „Dropbox“ kaip serverį, nesvarbu, ar tai FTP serveris, ar bendrą tinklą su pridėta saugykla, visi žmonės gali susitvarkyti tuos pačius failus, kad galėtų bendradarbiauti ir geriau kontroliuoti versijas. Tai gali tapti centrine vieta, kur galima laikyti elgesio kodekso vadovus, informaciją apie naudą ir stiliaus vadovus, be tipiškų failų, susijusių su darbu, kuriam reikalingas bendradarbiavimas.

Jei jūsų verslas siekia skatinti skaidrumo kultūrą, tai būtų puikus žingsnis teisinga linkme, jei naudodamiesi „Dropbox“ visiems darbuotojams būtų prieinami kiti verslo dokumentai, pavyzdžiui, finansinės ataskaitos ir skaidrių demonstracijos, pateikiamos investuotojams ar valdybos nariams.

2. Dalytis kelionių maršrutais; Laikykite juos neprisijungę mobiliuosiuose įrenginiuose

Verslo savininkams ir darbuotojams, kurie dažnai keliauja, gali tekti pasidalyti kelionių maršrutais su kitais biure. Jie gali pasikliauti kitu asmeniu, kad rezervuotų keliones jiems. Sukūrę kelionių maršrutų aplanką, turi prieigą visi, kuriems reikia žinoti bendradarbio kelionių organizavimo vietą ar informaciją.

Be to, naudodamasis „Dropbox“ mobiliąja programa, keliautojas gali pažymėti savo atitinkamus maršrutus kaip „parankinius“, kad jie būtų prieinami neprisijungus, taigi jie pasiekiami net 30 000 pėdų atstumu. (Jei esate asmuo, kuris yra atsakingas už kieno nors kito kelionės užsakymą, įsivaizduokite, koks gali būti paprastesnis sprendimas, nei siunčiant keliautojui el. Paštu kelionės maršruto kopiją kiekvieną kartą, kai jis negali jo rasti. Visa tai, kas be abejo, nutinka visą laiką).)

3. Surinkite faksus

Kartais norėdamas susidaryti idėją, kaip įmonės naudojasi skirtinga programine įranga ir paslaugomis, apsilankau įmonėse ir interviu su jomis apie tai, ką jos daro. Praėjusiais metais, kalbėdamas su „Vert“ (mobiliojo pasaulio taupi rinkodaros ir reklamos agentūra), vienas įkūrėjų Kevinas Planovsky man paaiškino, kaip jo įmonė renka faksogramas į debesies pagrindu sukurtą saugyklą. „Vert“ iš tikrųjų naudoja „Box“, o ne „Dropbox“, bet sąranka palaiko arba „HelloFax“.

Kiekvieną kartą, kai kas nors siunčia faksogramą, „HelloFax“ įdeda skaitmeninį išvestį į nurodytą aplanką „Dropbox“ arba „Box“. Labai žengiame dar vieną žingsnį, taip pat prie sistemos prijungdami darbo vietos valdymo įrankį „Podio“. Kiekvienas gaunamas faksas automatiškai sukuria užduotį „Podio“, liepdamas Planovskiui ir jo bendram įkūrėjui peržiūrėti siuntimą.

4. Dalytis žiniasklaidos priemonėmis su klientais, klientais ir partneriais

Vienas didžiausių „Dropbox“ naudojimo pranašumų yra tas, kad labai lanksčiai galite nuspręsti, ar norite dalintis failais tik su savo vidine komanda, ar su klientais ir bendradarbiais. Kur aš matau išorinį „Dropbox“ failų dalijimąsi dažniausiai restoranų svetainėse, kuriose jų meniu dažnai pateikiami per viešą „Dropbox“ nuorodą.

Apsvarstykite nedidelio restorano verslą. Meniu gali keistis kasdien. Tai didelio streso aplinka, kurioje nenaudojama daug biuro įrangos. Ir ne visi darbuotojai turi būti protingi. Jei restoranas leidžia savo dienos valgiaraštį klientams pasiekti „Dropbox“ (o ne, tarkime, tinklalapyje), darbuotojas gali labai lengvai įmesti dienos meniu PDF rinkmeną į reikiamą aplanką, kurį klientai gali pamatyti, nereikia HTML kodo. Nuoroda iš restorano tinklalapio į meniu vietą „Dropbox“ visada bus ta pati, todėl nėra jokio šurmulio, nesklandumų.

Kitas įprastas būdas, kuriuo įmonės naudojasi „Dropbox“, yra bendradarbiavimas su partneriais įgyvendinant ypač vizualinio pobūdžio projektus, tokius kaip svetainių pertvarkymas. Saugodami koncepcijos meną ir maketus „Dropbox“, visos dalyvaujančios šalys gali juos peržiūrėti neprirašydamos didelių failų el. Paštu.

Viena pastaba: „Dropbox Business“ paskyrų nuorodų pralaidumo riba yra 200 GB per dieną. Jei jūsų sąskaita pasieks ribą, jūsų nuorodos bus automatiškai (bet tik laikinai) sustabdytos. „Dropbox“ teigia, kad, iškilus šiai problemai, el. Paštu informuos „Dropbox“ administratorių, tačiau tuo tarpu visi, bandantys prieiti prie nuorodų, vietoje jūsų failo pamatys klaidos puslapį.

5. Tikrinkite kandidatų į darbo rinką įgūdžius

Kandidatai į tam tikras sritis, pvz., Programavimą ir rašymą, paraiškų teikimo metu paprastai laiko testą. Kodėl neišplečiant šios idėjos išbandžius kandidatų kompiuterinius įgūdžius ir sugebėjimą vykdyti instrukcijas, paprašant jų įkelti tam tikrus dokumentus į vieną iš jūsų „Dropbox“ aplankų?

Kai kandidatas praeina pradinę atranką ir yra pokalbio fazėje, galite pakviesti jį į bendrą aplanką ir pateikti instrukcijas, ką įkelti, pvz., Gyvenimo aprašymą, rašymo pavyzdį, programavimo kodą, iliustraciją, vaizdo įrašus - jūs pasisemk idėjos. Duokite savo kandidatams tikslias instrukcijas, kaip pavadinti failą, jo maksimalų dydį ir pan., Kad pamatytumėte, kaip lengvai ir greitai jie gali atlikti veiklą. Ir jei šis testas atspindi įprastą jūsų verslo praktiką, kandidatas iš anksto supranta, kaip veikia įmonė. (Šią idėją pasigavau iš organizacijos „Nyaya Health“. Įdarbinimo komanda naudoja panašų potencialių nuomininkų testą, tik naudodama bendradarbiavimo ir užduočių valdymo įrankį „Asana“, o ne „Dropbox“.)