Susitvarkykite: tvarkykite skaitmeninius šeimos dokumentus

Žmonės nori savo gyvenimo atsikratyti popieriaus. Skaitmeniniai archyvai turi daug privalumų. Galite efektyviai jų ieškoti. Galite kurti atsargines elektroninių dokumentų kopijas keliose vietose, kad galėtumėte juos pasiekti bet kada ir bet kurioje vietoje. Dalytis skaitmeniniais dokumentais su šeimos nariais, teisininkais ir visais kitais, kuriems jų reikia, yra daug lengviau nei kopijuoti ar siųsti faksu.

Bet prieš pradėdami nuskaityti dokumentą namuose ir stumti visas mėnesines sąskaitas bei ataskaitas į el. Paštą, svarbu pagalvoti, ką jūs tikitės pasiekti pereidami į skaitmeninį formatą, nes įvairios paslaugos, kurios gali jums padėti tai automatizuodami didžiąją proceso dalį. Taip pat norėsite tiksliai žinoti, ką daro šie skirtingi sprendimai, nes visi jie suteikia labai skirtingus rezultatus. Ar galiausiai būsite patenkinti šiais rezultatais, daugiausia priklauso nuo jūsų pradinių tikslų.

Failų sinchronizavimo paslaugos („pasidaryk pats“ sprendimas)

Galite gana lengvai saugoti ir tvarkyti šeimos dokumentus internete naudodami „Dropbox“, „Box“, „SugarSync“ ar bet kurį kitą debesies saugojimo sprendimą, tačiau yra šio metodo privalumų ir trūkumų.

Argumentai už. Naudoti failų sinchronizavimo paslaugą greičiausiai yra pigu (galite lengvai gauti 5 GB nemokamai) ir ypač paprasta tam tikrų rūšių dokumentams ( pvz. , Atskiri dokumentai, o ne pasikartojantys vekseliai ar pareiškimai), ypač jei jau sinchronizuojate failus. paskyra nustatyta. Failų sinchronizavimo paslaugos siūlo bendradarbiavimo funkcijas, todėl failus galite padaryti prieinamus kitiems šeimos nariams ar advokatui ir pan.

Minusai. Jei norite išsaugoti mėnesines sąskaitas ir ataskaitas šioje paskyroje, ji nebus automatinė. Kiekvieną mėnesį turėsite prisijungti prie visų savo paskyrų ir išsaugoti PDF failus vietoje failų sinchronizavimo aplanko. Taip pat negausite priminimų, kad atliksite šį veiksmą, juolab, kad turėsite sumokėti sąskaitas. Galiausiai turėsite patikrinti pasirinktos paslaugos saugumą, kad įsitikintumėte, jog dokumentai bus saugūs.

Tiesą sakant, yra minėtų trūkumų sprendimo būdas ir tai yra „FileThis“ (šiuo metu beta versija). „FileThis“ jungiasi prie jūsų internetinių paskyrų ir visus svarbius dokumentus perkelia į saugyklą, prie kurios prisijungiate. Galimos parinktys apima „Box“, „Dropbox“, „Google“ diską, „Evernote“ ir net savo kompiuterį.

Specialiosios paslaugos: sutelktas finansavimas

Yra daugybė specialių tarnybų, padedančių tvarkyti namų apyvokos dokumentus nenaudojant popieriaus, tačiau jos dažniausiai tarnauja šiek tiek skirtingais tikslais, todėl tikrai svarbu apgalvoti, ką iš tikrųjų reikia padaryti.

Pvz., „Manilla“ (nemokama) yra internetinė sąskaita, kurią galite nustatyti norėdami automatiškai saugoti visų mėnesinių ataskaitų įrašus, taip pat priminti, kad turite sumokėti sąskaitas. Jis taip pat turi tvarkingą funkciją, leidžiančią sekti apdovanojimų programas, pavyzdžiui, dažnai skraidančių mylių nuotakas, ir tai gali priversti jus imtis veiksmų sąskaitoje, kol baigsis jūsų taškų galiojimo laikas. „Manilla“ puikiai tinka žmonėms, kuriems reikia pagalbos apmokėti sąskaitas laiku, arba tiems, kurie nori centralizuoti visus tuos paslaugų teikėjų pareiškimus, tačiau tai daro ne ką daugiau.

„Doxo“ yra panašus į „Manilla“, kaupiantis jūsų pareiškimus ir sąskaitas, tačiau kartu leidžiantis įkelti ir kitus svarbius buities dokumentus, todėl tai tampa bendresne skaitmenine dokumentų spinta. Man patinka, kad „Doxo“ sujungia „Manilla“ rastą automatizavimą su „pasidaryk pats“ metodu nuskaityti ir įkelti visus kitus jūsų dokumentus. Deja, „Doxo“ turi daug mažiau partnerių nei „Manilla“, todėl negali prisijungti prie kelių pagrindinių paslaugų teikėjų, tokių kaip „Chase Bank“, „Netflix“, „CapitalOne“ ir keletas kitų didelių vardų. „Doxo“ turi vieną įdomią funkciją, kurios „Manilla“ neturi: galimybę eksportuoti surinktus dokumentus į kitą vietą, pavyzdžiui, „Dropbox“ paskyrą, kad galėtumėte kurti jų atsargines kopijas.

„Neat“, gaminanti ir „NeatDesk“, ir internetinį saugojimo centrą „NeatCloud“ (nuo 5, 99 USD per mėnesį), yra skirta padėti nuskenuoti ir įkelti jūsų namuose esančius popierinius dokumentus. Tai yra greita ir ypač gerai leidžia nustatyti mokesčių ir finansinius dokumentus, o visa kita galite suskirstyti ir suskirstyti į debesies sąskaitą. Tvarkingas nesiūlo automatizuoti pasikartojančių dokumentų įtraukimo taip, kaip daro „Manilla“ ir „Doxo“.

Specialiosios paslaugos: sutelktas gyvenimas

„TheDocSafe“ (5, 95 USD per mėnesį) eina šiek tiek kita linkme. Čia pateikiamas ilgas šeimos ir asmeninės informacijos, kurią galbūt norėsite centralizuoti, sąrašas, įskaitant daugybę dalykų, kurių pirmiausia neturite popieriuje, pavyzdžiui, kontaktinę informaciją apie avarinę situaciją. Pradinę sąskaitos sąranką atliksite per klausimyną, kad įsitikintumėte, jog jis apima visus turimus dokumentus: Ar turite namą? Ar tu vedęs? Ar jūs turite vaikų? Ar turite paskutinę valią ir testamentą? Į kiekvieną iš šių klausimų galite įvesti atsakymus ir įkelti atitinkamus pavadinimus, dokumentus, pažymėjimus ir teisinius dokumentus.

„Javont Vault“ tam tikrais būdais yra panašus, tačiau yra skirtas daugiau tam, kad jums būtų suteikta galimybė perduoti visą šią informaciją naudos gavėjui mirus. Nepaisant to, jis puikiai tinka saugiai centralizuoti daugelį svarbių šeimos ar asmeninių dokumentų, kol esate gyvas. Galite inventorizuoti savo turtą, surašyti visus internetinės paskyros prisijungimo ID ir slaptažodžius ir palikti išsamius užrašus artimiesiems apie tai, ko tikitės, kad jie atliks visą šią informaciją mirę. Javont Vault užrakintas socialinio draudimo numeriu, todėl jis naudojamas tik JAV.

Svarbiausia dalis? Iš anksto apgalvota

Svarbiausias žingsnis, kurį reikia padaryti prieš skaitmeninant ir tvarkant namų ūkio dokumentus skaitmeniniu būdu, yra apgalvoti, ką norite padaryti, ar kokią problemą turite išspręsti. Jei pradėsite dirbti be popieriaus, neturėdami omenyje aiškaus tikslo ar rezultato, jūsų pastangos gali būti iššvaistytos, nes daugelyje galimų sprendimų siūlomos labai skirtingos paslaugos.