Video: The Choice is Ours (2016) Official Full Version (Lapkritis 2024)
Jeffas Weineris, „LinkedIn“ generalinis direktorius, neseniai paskelbė straipsnį, kuriame savo vieną taisyklę panaikina nenaudingus susitikimus: jokių pristatymų. Aš einu ten, kur jis eina, tačiau tai yra absoliutizmo pareiškimas ir negaliu pasakyti, kad sutinku su juo 100 procentų visų aplinkybių.
Manau, kad būdas surengti geresnius susitikimus yra pirmiausia suprasti, kokį susitikimą ketinate surengti, o tada organizuoti save ir atitinkamai pasiruošti. Atlikdami keletą paprastų žingsnių planavimo posėdžio etape, eikite į priekį, kad jis taptų našesnis visiems.
4 rūšių susitikimai
Mano galvoje yra keturių rūšių susitikimai. Jei niekada negalvojote apie tokį susitikimą, kurį ketinate surengti, tai gali būti pusė jūsų problemos.
Diskusijų / bendradarbiavimo susitikimas. „Protų šturmo“ susitikimai yra diskusijų ar bendradarbiavimo susitikimų pavyzdžiai. Tokio pobūdžio susitikimuose darbotvarkė gali būti viena ar daugiau susijusių šalių. Turima omenyje, kad informacija gaunama iš kelių žmonių. Bendradarbiavimo susitikimai dažnai taip pat yra problemų sprendimo susitikimai.
Registracijos susitikimas. Registracija yra reguliariai suplanuotas susitikimas, paprastai susijęs su konkrečiu projektu, kuris gali būti vykdomas arba numatytas baigimo data. Kasdieniai patikrinimai yra registracijos pavyzdys. Registracija yra gera užtikrinant, kad visos susijusios šalys būtų nuolat informuojamos apie problemas, sprendimus, pokyčius, pažangą ir pan. Vienas iš reguliaraus registracijos susitikimų pranašumų yra tai, kad jie dažnai gali būti labai trumpi.
Darbinis susitikimas. Darbiniai susitikimai yra asmeninis mėgstamiausias dalykas. Darbiniame susitikime jūs darote darbus, kuriuos reikia atlikti. Tai taip paprasta. Darbiniai susitikimai nubloškia pumpurą. Jie dažnai bendradarbiauja. Vienas iš pavyzdžių, ką galima pasiekti darbiniame susitikime, yra programuotojai ir suinteresuotosios šalys, susibūrusios įgyvendinti kodų pakeitimus (tarkime, į internetinę svetainę ar kitą interaktyvų produktą), kuriuos abi šalys gali iš tikrųjų tiksliai patikrinti tik esant viena kitai.
Kaip padaryti susitikimus produktyvesnius
1. Suplanuokite greitai. Aš nekenčiu susitikimų, kurie suplanuoti daugiau nei per dvi ar tris savaites, išskyrus atvejus, kai reikia valdyti vykdomą ar ilgalaikį projektą. Dažnai prieš suplanuodami susitikimą visos šalys tariasi el. Paštu, telefonu ar asmeniškai. Aš labai norėčiau, kad prieš pradedant susitikimą šie pokalbiai būtų švieži. Tvarkaraštis per toli, o tinkama informacija man ilgai bus iš galvos.
Bandant surasti laiką, tinkantį daugeliui žmonių, kurie nepateikia savo kalendorių, galite naudotis nemokama svetaine „Doodle“, leidžiančia sukurti apklausą, kurioje žmonės gali nurodyti laisvą laiką.
2. Naudokite aiškią temos eilutę. Kvietime į susitikimą aiški temos eilutė yra kiekvieno žmogaus produktyvumo pagrindas. Temos eilutė keliais žodžiais turėtų nurodyti bendrą susitikimo tikslą. Tai žmonėms padeda prieš pasirodant ar pasirenkant susitikimą žinoti, ko jie turėtų tikėtis.
Aiškiai parašyta tema taip pat gali nustumti kai kurias šalis į tai, ko joms reikia pasiruošti prieš susitikimą.
3. Turėkite darbotvarkę ar tikslus. Kiekvienam susitikimui reikalinga darbotvarkė ar tikslų sąrašas. Atsižvelgiant į susitikimo sudėtingumą, gali reikėti, kad jis nebūtų aiškus; tokiu atveju jis turėtų būti netiesiogiai nurodytas temos eilutėje. Pavyzdys yra „Tema: nustatykite spalio mėnesio žurnalo numerį“ - tikslas yra įvykdyti šią užduotį darbiniame susitikime.
Registracijos susitikimo tikslas yra prisiregistruoti, peržiūrėti pažangą ir kelti susirūpinimą, todėl jums greičiausiai nereikės aiškios tokių susitikimų darbotvarkės.
Diskusijų susitikimams tikrai naudinga turėti darbotvarkę. Kiekvienas turėtų gauti darbotvarkę prieš susitikimą. Aš rekomenduoju įtraukti jį į susitikimo užklausos užrašų lauką.
Kai susitikimo vedėjas sugaišta laiko darbotvarkės ar pagrindinio tikslų sąrašo sudarymui, tai taip pat padeda jai patiems tvirtinti susitikimo tikslą ir tai, kaip ji jam vadovaus.
4. Apibrėžkite susitikimo vadovą. Kiekvienam susitikimui reikalingas lyderis ar bendri lyderiai. Daugeliu atvejų susitikimo vadovas yra netiesiogiai žinomas: informacinio susitikimo atveju jis vadina susitikimu ar turi, kuo pasidalinti. Dalyvaudamas telefonu ir vaizdo pokalbiuose (pvz., „Webex“), skambutį dažnai inicijuoja asmuo.
Absoliučiai blogiausias susitikimas, kuriame aš kada nors dalyvavau, neturėjo lyderio, ir maždaug įpusėjus susitikimui supratau, kad kelios susijusios šalys manė, kad aš turiu vairuoti susitikimą. Tai buvo iškart įkyrus ir mirtinas, jau nekalbant apie visiškai neproduktyvų. Kitoje neapgalvotoje scenoje aš kažkada pavadinau susitikimą, suplanuoju jį ir visiškai ketinau jį vykdyti, tik kad kitas kolega jį visiškai perimtų - taip pat erzina.
5. Praraskite technologiją, bet atlikite demonstracinę versiją. Taip, šis straipsnis skirtas temoms, susijusioms su technologijomis, ir taip, aš sakau jums prarasti bent dalį savo technologijos, kad galėtumėte surengti produktyvesnius susitikimus. Prieš nešvaistydami savo laiko kurdami „PowerPoint“ denį, paklauskite savęs: „Ar tikrai jums reikia pristatymo?“ Jei atsakymas yra teigiamas, atminkite, kad skaidrės turėtų būti naudojamos norint žmones sudominti ir sustiprinti jūsų mintis - nedaryti jų jums. Žvaigždžių servetėlės niekam nekelia įspūdžio ir niekas nenori žiūrėti vaizdo įrašo, kai jie atėjo išgirdę, kaip jūs kalbate ar diskutuojate su jumis.
Jei turite produktą ar paslaugą, kurią norite parodyti, parodykite, kaip tai veikia! Nerodyti nuotraukų ar vaizdo įrašų. Duok jiems tikrąjį McCoy.
Jei norite kiekvienam posėdžio dalyviui suteikti tam tikros informacijos, įskaitant nuotraukas ir vaizdo įrašus, atsiųskite ją prieš susitikimą, kad jie galėtų susipažinti su medžiaga, kuri vis tiek bus našesnė visiems. Tuomet galėsite praleisti laiką įsigilindami į reikalą ir tikriausiai per daug mažiau laiko.
