Nesvarbu, ar patys pateikiate mokesčius, ar mokate buhalteriui už profesionalią pagalbą - tai geriausias dalykas, kurį galite padaryti, kad procesas vyktų sklandžiai - ir įsitikinkite, kad nepraleisite pinigų ar mokesčių lengvatų - tai mokesčių dokumentų tvarkymas. Bet kaip tai padaryti?
Kaip ir daugelis organizacinių užduočių, mokesčių susitvarkymas yra labiau įprotis, kad turėtumėte gyventi visus metus, o ne vienas valymo darbas. Kaip pamatysite, tai judėjimas tiek pirmyn, tiek atgal.
Pradėkite pirmyn
Nors JAV pajamų mokesčių deklaravimo terminas yra balandžio 15 d., Jūs tikrai turėtumėte pradėti tvarkyti savo mokesčius sausio 1 d. - kitiems metams, tai yra. Pradėkite nuo naujų įpročių, kaip išsaugoti aukų formas, tinkamų išlaidų kvitus ir kitus einamųjų metų dokumentus. Kitaip tariant, pradėkite tvarkyti 2014 m. Kvitus, kuriuos pateikite 2015 m.
Daugelio organizacinių projektų metu lengva nukreipti dėmesį į atsilikimą, tačiau dažnai naudingiau sukurti geresnę sistemą, judančią į priekį. Kitų metų padavimo data bus čia, kol jūs apie tai nežinote.
Jau pradėjau aplanką, pažymėtą „2014 m. Mokesčiai“. Kai tik turėsiu tame aplanke esantį dokumentą, pvz., El. Laišką el. Paštu, gautą iš aukos internetu, iškart įdėsiu. Jei turiu popierinį dokumentą, aš jį iki skaitymo savaitgalio, kai turėsiu galimybę suskaitmeninti ir įtraukti į virtualųjį aplanką, aplanke ant skaitytuvo.
Šiuos dokumentus greitai sudėti į vietą, kai juos renkate, iš tikrųjų yra svarbiausia, kad vėliau galėtumėte lengviau atlikti mokesčius. (Norėdami rasti daugiau gerosios patirties tvarkydami savo kompiuterio aplankus, skaitykite skiltį „Tvarkymas“: Naudokite aplankus, kad nenukentėtumėte darbalaukis.)
Ar turėtumėte saugoti popierinius originalus?
Tarkime, kad nuskaitote popierinius mokesčių dokumentus. Ar turėtumėte pasilikti ir originalus?
„Kai žmonės suskaitmenina popierių, jie kartais būna priversti saugoti originalus, tačiau, kalbant apie IRS ir vyriausybę, skaitmeninės kvitų ir dokumentų kopijos yra priimtinos“, - teigia Chrisas Barbier. Barbier yra „The Neat Company“, valdančios „Neat“ darbalaukio skaitytuvo produktus, tokius kaip „NeatConnect“ dokumentų skaitytuvas, ir „NeatCloud“ internetinės saugyklos sprendimas, produktų valdymo viceprezidentas. Jis taip pat keletą metų buvo CPA. Viena iš „Neat“ specializacijos sričių yra automatiškai aptikti ir pažymėti tam tikrų rūšių mokesčių dokumentus, kai juos nuskaito.
Sutvarkykite pagal metus, tada mėnesį ir pagaliau mokesčių kategoriją
Visų dokumentų, tiek popierinių, tiek skaitmeninių, aplankus pažymėkite pagal mokestinius metus, o ne pagal tuos metus, kuriais pateikėte šias formas.
Tolesniam ženklinimui ir tvarkymui Barbier rekomenduoja šią hierarchiją:
- Metai
- Mėnuo arba data
- Mokesčių kategorija (ty kurioje dokumente bus rodomi jūsų mokesčiai).
Jei mokėsite buhalteriui, kad jis paruoštų jūsų mokesčius, sako Barbier, šis suskirstymo būdas galėtų padėti jums sutaupyti pinigų, nes jūs jau sutvarkėte visus dokumentus jam ar jai, taigi ir atsiskaitymo valandų bus mažiau. „Jūs nenorite mokėti buhalteriui už tai, kad jis sutvarkytų dokumentų dėžę“, - sako jis.
Pažiūrėk atgal
Kai ateina laikas paduoti savo mokesčius, dauguma žmonių pirmiausia pradeda žiūrėti į ankstesnių metų dokumentus (nebent, žinoma, blogai). Jei jūsų ar jūsų verslo būklė iš esmės nepasikeitė (pvz., Nusipirkite namą ar susituokėte), atskaitymai ir formos, kuriuos pateikiate šiais metais, greičiausiai bus panašūs ar tokie patys kaip ankstesniais metais. Naudokite tas senas formas kaip rekomendacijas, pavyzdžiui, kontrolinį sąrašą, kad būtumėte tikri, jog nieko netrūksta.
Jei patys pateikiate mokesčius, peržiūrėkite mūsų geriausios 2014 m. Mokesčių programinės įrangos sąrašą. Norėdami nemokamai nemokamai paruošti mokesčius ir teikti paslaugas internetu, mūsų redaktorių pasirinkimas yra „TaxACT Free Federal“ ir mokamoms paslaugoms mūsų redaktoriai yra „TaxACT Ultimate Bundle“. 'Pasirinkimas. (Atminkite, kad „PCMag“ nerekomenduoja visiems JAV mokesčių mokėtojams naudotis internetine mokesčių deklaravimo paslauga. Daugeliu atvejų saugesnis pasirinkimas žmonėms, ypač turintiems sudėtingą mokesčių deklaraciją, yra mokesčių mokėtojas.)
Remdamasis šiomis apžvalgomis aš pateikiau 2012 ir 2013 m. Mokesčius naudodamasis „TaxACT“, kuriame yra galimybė importuoti praėjusių metų informaciją, kuri padėtų jums sužinoti apie einamuosius metus. Taip pat man patiko, kad „TaxACT“ buvo lengva naudotis pagalbos įrankiais ieškant hipotekos palūkanų formos, kurią turėjau po ranka, bet kuri neatsirado automatiškai, kai sekiau mokesčių paruošimo vedlį. Aš ką tik įvedžiau dokumento numerį, ir nuoroda nukreipė mane tiesiai į puslapį, kuriame galėjau įvesti informaciją.
Atgal į viršų ir išvalykite
Jei trokštate gyventi kompiuterizuotą gyvenimą ir susmulkinate visus neskelbtinus popierinius mokesčių dokumentus, turite sukurti savo suskaitmenintų mokesčių kopiją.
„Kai kurie žmonės bijo panaudoti debesis tokiems pat jautriems kaip mokesčių dokumentai objektams, tačiau visada norisi, kad kur nors būtų atsarginė kopija, nesvarbu, ar tai būtų kitas kompiuteris, ar išorinis diskas, ar debesis“, - sako Barbier. Be abejo, yra daugybė programinės įrangos parinkčių, kurios padės sukurti atsarginę kompiuterio duomenų atsarginę kopiją, tačiau ar turite imtis kokių nors papildomų atsargumo priemonių, naudodami neskelbtinus dokumentus, pavyzdžiui, mokesčių formas?
Markas Grace'as, „Absolute Software“ (kuris gamina „LoJack“ už nešiojamuosius kompiuterius) pasaulinio verslo viceprezidentas, mažiau jaudinasi dėl debesyje esančios informacijos ir labiau nerimauja dėl pamirštų dokumentų, paliktų jūsų išmaniajame telefone ar kompiuteryje, kopijų. Tarkime, kad greitai užfiksuosite savo W2 formos nuotrauką ir įkelsite ją į „Evernote“, kur OCR paveikslėlio tekste bus galima ieškoti. Tai skamba kaip puiki idėja, tačiau nuotrauka greičiausiai taip pat yra jūsų telefone. "Per minutę, kai fotografuojate neskelbtinus dokumentus, rizikuojate savimi. Tokio scenarijaus nėra", - sako Grace.
„Aišku, kad skaitmenizuojant mokesčius egzistuoja didžiulė pramonė, - sako Grace, - bet aš manau, kad turite būti budrūs“. Pasak jo, jūs turite būti atsakingi už dokumentų, kurie gali būti pamirštuose vietose, pvz., Telefono kameros ritinį, kopijas.
Be mokesčių atsarginių kopijų, „Grace“ rekomenduoja naudoti paslaugą tiek mobiliuosiuose įrenginiuose, tiek nešiojamuosiuose kompiuteriuose, kurie leidžia juos nuotoliniu būdu nuvalyti, jei dingiate ar vagystė. "Vagys yra suinteresuoti surasti jūsų duomenis pavogdami įrenginį."
Pinigai banke
Tikimės, kad šiais metais grįšite už riebų mokestį. Kai mokesčių deklaracijos baigtis bus jums palanki, tuo greičiau pateikite prašymą, paprastai, tuo greičiau grąžinsite šią grąžinamąją išmoką. Jei sutvarkysite savo kvitus, dokumentus ir dokumentus kitų metų padavimo darbams, galbūt kitais metais gausite grynųjų pinigų dar greičiau. Ir kuo anksčiau pinigai bus jūsų rankose, tuo greičiau jie galės pradėti gauti pajamų iš palūkanų… kurias galite pranešti po metų.
