Pramonės įžvalga: kur vyksta dokumentų tvarkymas?

Dokumentų valdymo (DM) įrankiai verslo vartotojams suteikia galią ne tik redaguoti failus, bet ir pertvarkyti turinio kūrimą, supaprastinti darbo eigas ir apskritai organizuoti verslą. Šios priemonės, kurios dažnai naudojasi PDF failais, buvo tokios visuotinės, kad tikriausiai naudojate DM valdymą savo kasdieniniame darbe, apie tai negalvodami. Vis dėlto laukas visą laiką tobulėja ir modernėja.

Neseniai kalbėjomės su įkūrėju Eugenijumi Xiongu ir „Foxit Software Inc.“ valdybos pirmininkas pasakoja apie tai, kaip keičiasi konkurencinė aplinka, kai kalbama apie PDF technologiją, ir kai kurie iššūkiai, su kuriais susiduria verslas, vis dar susidurdami su šia visur esančia technologija. Diskusijoje apžvelgėme dabartinę DM kryptį ir keletą prognozių apie intelektualias erdvės savybes.

PCMag (PCM): Kur matote visą DM erdvę einantį per artimiausius 18 mėnesių?

Eugenijus Xiongas (EX): Vieną dalyką mes matome ypač yra tai, kad DM vis daugiau dėmesio skiria tam, kad atskiram dokumentui būtų suteiktas naujas tapatybės jausmas. Labai sunku turėti visą skaitmeninę darbo eigą su šiandienos standartinėmis DM sistemomis. Kartais failą turite atsisiųsti iš sistemos, o tada apdoroti naudokite kitą įrankį. Tokiu atveju šis dokumentas visiškai nekontroliuojamas dokumentų sistemos.

Prieš keletą metų sukūrėme techniką, kurią vadiname PrijungtasPDF . Pagrindinė idėja buvo ta, kad jei pasinaudotume dokumente įterptais ryšiais, jis suteiktų failui daugiau prasmės. Prijungtas PDF veikia taip: Kai dokumentas bus bendrinamas, kūrėjas gali sekti, kas jį gavo, ką su juo padarė ir pamatyti, kada užduotys buvo atliktos. Tai taip pat siūlo tvirtą prieigos valdymą individualiems vartotojams. Visa tai vyksta realiuoju laiku. Galite sukonfigūruoti PDF leidimus net po to, kai failas buvo išsiųstas.

Būtent čia mes supratome, kad besikeičiantis DM erdvės kraštovaizdis yra tai, kad įmonėms suteikiama daugiau galimybių valdyti savo PDF rinkmenas ir kad jos jaučiasi daug „gyvesnės“ nei standartinis dokumentas. Manau, kad ateityje, per jūsų minėtą laikotarpį, per metus ar dvejus, manau, kad DM sistemos pakeis dėmesį į pats dokumentas. Tai bus tendencija, užuot turėję skirtingas sistemas, kurios neveikia kartu. Štai ką mes tikimės padaryti: reklamuoti dokumentą į laisvesnę erdvę, pagrįstą atvirais standartais ir debesijos paslaugomis. Mes kuriame debesį, kuris sujungia visus skirtingus dokumentus.

PCM: Kokios technologijos ateityje paveiks DM? Ar matote PDF erdvę, kurioje įgyvendinamos dirbtinio intelekto (AI) funkcijos?

EX: Aš iš tikrųjų nemanau, kad tai tinka. Tai nestruktūrizuota duomenų dalis PDF formatu. Jei tiesiog paimsite įvairių rūšių PDF failus ir įdėsite juos į AI variklį, tai neduos reikšmingų rezultatų. Tai, ką mes bandome padaryti, yra šiek tiek daugiau suprasti dokumentą, taigi, pradedant nuo failo sukūrimo, dokumentui priskiriame ID. Tai leidžia dokumentui keliauti į skirtingas vietas ir suprasti, ką žmonės daro dėl bylos. Kai turėsime pakankamai duomenų apie dokumentą, tada galėsime kreiptis į AI, žiūrėdami į kai kuriuos labiau struktūruotus duomenis. Tai sugeneruos daug prasmingesnis rezultatas.

Dokumentuose savaime yra vadinamieji nestruktūruoti duomenys. Labai sunku patikimai ir nuosekliai išgauti duomenis iš kažkokio panašaus kaip baltojo PDF popieriaus. Manau, kad šiais laikais yra labai lengva reklamuoti AI savo srityje produktas nes tai labai jaudinanti technika. Tiesa ta, kad dokumentai buvo skirti vartoti tik žmonėms. Jie turi daugybę nestruktūrizuotų duomenų, kurių dabartinės AI technologijos tiesiog negali efektyviai iššifruoti. Atsižvelgdami į tai, pamatysime daugiau iniciatyvų išgauti struktūrizuotus duomenis - tokius kaip informacija apie kainodarą, pavadinimus ir pavadinimus - ir tai vartotojams ir valdytojams suteiks prasmingesnių dokumentų žinių. Tai suteiks daug didesnę pagalbą padidinus žinių darbuotojų produktyvumą.

PCM: Apie ką turėtų galvoti mažos vidutinio dydžio įmonės (SMB), kai kalbama apie DM?

PAVYZDYS: Tai geras klausimas, ir mažoms įmonėms reikia daug galvoti apie DM. Pati „Foxit“ nėra didelė įmonė; mes patys vis dar esame SVV. Ir net tada mes vis dar matome didžiulį kiekį informacijos, kuria keičiamasi mūsų organizacijos viduje ir tarp savęs bei kitų kompanijų. Atsakymas yra tai - sukurti išsamų debesų ir žiniatinklio dokumentų sprendimą.

Daugelis mažų įmonių gali išsigąsti, kai kalba apie DM. Jie turi sumokėti daug pinigų ir taip pat daug pastangų diegti, konfigūruoti ir prižiūrėti tos rūšies DM sistemų. Matome, kad netolimoje ateityje daugybė paslaugų teikėjų, įskaitant mus, „Foxit“, pasiūlys visišką sprendimą - ne tik DM sistemą, bet ir dokumentų produktyvumo įrankius. Mes turime lengvai naudojamą naršyklės pagrindu sukurtą PDF versiją, kurioje yra visos pritaikymo funkcijos, kaip ir bet kuriame kitame gaminyje, tačiau jos nereikia papildomai diegti. Mažesnės įmonės turėtų būti sutelktos į lengvesnių, protingesnių sprendimų priėmimą jų PDF veikloje.