Pasirinkimas tarp nemokamos ir mokamos smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos

Didelės konkurencijos paslaugų sektoriuose dažnai vedami vis pigesni pasiūlymai, kad priviliotų naujus klientus. Apskaitos programinės įrangos pramonėje naujausia tendencija yra siūlyti programinę įrangą nemokamai, tuo pačiu stengiantis išnaudoti visas galimybes. Kartais šie pasiūlymai tam tikroms įmonėms gali suteikti daug prasmės, tačiau sparčiai augančios įmonės turi būti atsargios.

Turėdami laisvųjų verslų, smulkaus verslo ir įmonės įrankius, mažoms įmonėms (MVĮ) gali būti sunku nustatyti, kuris sprendimas jiems tinka. Galbūt turite pinigų nusipirkti brangios programinės įrangos, tokios kaip „Cougar Mountain Denali Summit“ ir „Microsoft Dynamics GP“, tačiau ar tikrai reikia visų šių pritaikymo funkcijų ir masto? Priešingai, galbūt pavyks atsikratyti nemokamų įrankių, tokių kaip „Wave“, tačiau ar šis įrankis yra pakankamai protingas, kad galėtų atlikti sudėtingesnes užduotis?

Norėdami sužinoti, į ką SVV turėtų atkreipti dėmesį rinkdamiesi mokamą apskaitos programinę įrangą, kalbėjausi su Scottu Davissonu, „Acclivity“ įkūrėju, stalinių kompiuterių smulkaus verslo apskaitos įrankio „AccountEdge“ tiekėju. Aš jo paklausiau apie kainodarą, lankstumą, saugumą ir klientų aptarnavimą.

Ar jūsų mokama programinė įranga daro daugiau nei keturi pagrindiniai?

Davissonas teigė, kad dauguma nemokamų apskaitos priemonių gali tvarkyti sąskaitos tvarkymą, išlaidų stebėjimą, sąskaitų faktūrų išrašymą ir pardavimus. Tai yra minimalios užduotys, kurias bet kuris įrankis turėtų padėti atlikti, neatsižvelgiant į tai, kiek norite mokėti.

„Tai esmė“, - sakė Davissonas. "Jei viskas, ko jums reikia, yra tai padaryti, tada jums tikriausiai puikiai tinka laisvojo modelio modeliai. Kadangi tie poreikiai tampa sudėtingesni… būtent čia jūs galite pradėti vertinti savo poreikius apie tai, kas rinkoje yra ir kiek tai kainuoja."

Gali atsirasti papildomų poreikių, kurių jūsų freemium įrankis negali valdyti. Jei jums reikalinga programinė įranga, galinti tvarkyti tokius dalykus kaip laiko sąskaitos išrašymas, atsargų stebėjimas ir darbo užmokesčio apskaita, greičiausiai turėsite investuoti į mokamą įrankį. Be to, nors dauguma nemokamų įrankių gali tvarkyti pardavimo duomenis, jei jūsų verslas turi kelis skyrius, galbūt norėsite apsvarstyti galimybę naudoti sudėtingesnį įrankį, nes dauguma laisvų įrankių neleis įvesti pardavimo duomenų pagal skyrius (veikiau duomenis reikia įvesti kaip vieną vienetą).

Kiek lanksti yra jūsų apskaitos priemonė?

Viena pagrindinių priežasčių, kodėl verslas pasirenka įmonės lygio apskaitos programinę įrangą, o ne pigesnes ar laisvesnes programas, yra tai, kad įmonės įrankiai dažnai teikia neribotus pritaikymus, kurie gali sulenkti ir sluoksniuoti programinę įrangą, atitinkančią kiekvieno kliento poreikius. Smulkaus verslo priemonės, tokios, kurias teikia „Acclivity“, nepasiūlys tokio sudėtingumo lygio.

Tačiau tai nereiškia, kad esate įstrigę to, kas išeina iš dėžutės. Pagalvokite, kokias trečiųjų šalių integracijas siūlo jūsų SMB programinė įranga. Ar ji integruota su ryšių su klientais valdymo (CRM) įrankiu? Ar tai kaupia duomenis iš jūsų el. Prekybos programinės įrangos? Jei smulkaus verslo apskaitos įrankis gali suteikti daugybę integracijų ir priedų, jums gali nereikėti išleisti didelių išlaidų įmonės lygio platformai.

„Programinė įranga turi būti pakankamai lanksti, kad atitiktų jūsų poreikius“, - sakė Davisonas. "Bet tai sudėtingas tikslas. Mūsų programinė įranga nėra skirta konkrečiam pramonės tipui. Turime turėti jūsų poreikius tenkinantį sprendimą, tačiau mes neturime tokio pritaikymo išorėje. kaip Šveicarijos armijos peilis. Mūsų priedai klientams suteikia papildomų komponentų, kurie prisukami prie programinės įrangos, kad ji ir toliau atitiktų jų poreikius."

Ar jūsų programinė įranga yra saugi?

Vienas iš pagrindinių verslo klasės, SMB ir „Freemium“ apskaitos programinės įrangos diferenciacijos taškų yra saugumo lygis, kurį ketina suteikti jūsų pardavėjas. Jei nemokėsite nei cento už savo programinę įrangą, ar realiai tikitės Fort Knox lygio saugumo?

Tai yra viena iš priežasčių, kodėl Davissonas teigė, kad jo klientai renkasi vietoje esančią programinę įrangą, o ne debesies įrankius. „Nemažai žmonių prieš savo valią traukiami prie debesies“, - sakė jis. "Bet jie nepasitiki savo finansais debesyje. Tai susiję su saugumu ir kontrole."

„AccountEdge“ yra darbalaukyje naudojamas įrankis, kurį kartu su papildoma programa galima išplėsti debesyje. Tačiau „Acclivity“ nesiūlo įrankio, skirto tik debesims, versijos. „Dalis priežasčių, kodėl mes pastebime daug veiklos ir susidomėjimo, yra todėl, kad kai mes licencijuojame darbalaukio programinę įrangą, jūs galite įdėti ją į savo tinklą už užkardos - ji yra jūsų“, - teigė Davisonas. "Kalbant apie saugumą, tai suteikia jums aukščiausią kontrolę".

Tai nereiškia, kad debesimis pagrįsti įrankiai iš esmės yra mažiau saugūs nei darbalaukio programos. Pvz., „Intuit QuickBooks Online Plus“ saugo duomenis užkardomis apsaugotuose serveriuose, kur duomenys yra užšifruoti. Kai jūsų duomenys išeina iš žiniatinklio naršyklės, jie perduodami naudojant „Secure Sockets Layer“ (SSL) šifravimo technologiją. Be to, „Intuit“ leidžia administratoriams apriboti, kas įrankio viduje gali pasiekti konkretaus tipo duomenis, jei jie nuspręstų suteikti tam tikrą informaciją tik vykdomojo lygio darbuotojams.

Klientų aptarnavimas

Tai turėtų būti nesąžiningas žmogus. Kuo konkurencingesnė rinka tampa, tuo svarbesnis turi būti klientų aptarnavimas. Ar galite susisiekti su savo buhalterinės programinės įrangos pardavėju, jei ir kada kažkas netinkamai veikia? Ar galite juos pasiekti pasirinktoje laikmenoje, ar jie verčia jus pasirinkti konkrečią komunikacijos platformą? Ar paslaugų atstovai kalba jūsų kalba, ar pardavėjas pasamdė savo pagalbos tarnybos komandą?

Tai yra nepaprastai svarbūs klausimai, kuriuos turėtumėte užduoti kiekvienam savo būsimam pardavėjui. Didelė tikimybė, kad įmonės lygio apskaitos programinė įranga pasiūlys palaikymą visą parą, ypač jei ketinate atlikti penkių skaičių ar daugiau metinių mokėjimų. Tačiau jei bandysite pasirinkti tarp laisvųjų ir mokamų SMB įrankių sąrašo, norėsite atidžiai ištirti savo paslaugų galimybes.