Organizuokitės: 3 būdai, kaip naudoti naujas asanos naujas kanban lentas

Kai kurios produktyvumo priemonės neturi daug prasmės, kol nepamatysi jų veikiančios. Taigi, jei niekada nenaudojote „kanban“ plokščių, galbūt nesupratote, kas yra visas garsas, supantis aplink aukščiausią darbo eigos valdymo ir bendradarbiavimo tarnybą „Asana“, pridedančią „Kanban“ plokštes. Vis dėlto, jei jus domina produktyvesnis darbas, verta pasidomėti, kaip paaiškinsiu.

Nesinicijuota internetinė programa „Asana“, kuri pastaruoju metu įgauna daug traukos galimybių. Ši paslauga iš esmės yra steroidų sąrašas. Galite naudoti Asaną kartu su grupe žmonių, ir ji yra gana populiari darbo vietose. Kas naujo Asanoje kaip praėjusią savaitę, tai funkcija, vadinama lentomis, pagrįsta kanban lentomis. „Kanban“ yra bendras terminas, apibūdinantis ir programos tipą, ir tos programos naudojimo sistemą. Viena iš žinomiausių kanban lentos programų yra „Trello“.

„Kanban“ taip pat yra gana populiarus tarp IT ir programinės įrangos kūrimo komandų. Apibūdindami, jie aplenkia tokius terminus kaip „Scrum“ ir pristatymas pagal laiką, tikėdamiesi, kad mes, eiliniai žmonės, suprasime, ką jie reiškia. Tai labai painu.

Daug lengvesnis ir aiškesnis būdas suprasti kanbaną yra pamatyti jo pavyzdžius veikiant. Žemiau pateikiami keli kanbanų plokščių pavyzdžiai, kurie darbo vietoje gali būti retesni, tačiau sukurti taip, kad būtų prasmingi beveik visiems.

1. Sekite asmenines užduotis: daryti, daryti, daryti

Vienas iš būdų naudoti „kanban“ lentą yra susisteminti asmeninį darbų sąrašą ir įsitikinti, kad niekada nesiimsite per daug užduočių vienu metu. Pavadinkime tai „To Do, Doing, Done“ lenta.

Šioje sąrankoje turite tris stulpelius, pažymėtus „daryti“, „daryti“ ir „padaryta“. Jūs taip pat turite krūvą lipnių užrašų, kurie kanban vadinami kortelėmis. Jūs užrašote savo užduotis ant lipnių užrašų, po vieną užduotį užraše ir jas klijuojate stulpelyje „To Do“. Kol kas viskas gerai.

Šiuo metu stulpelyje „To Do“ turime užduočių sąrašą, o stulpeliuose „Doing“ arba „Done“ nieko nėra. Aš žinau, kad galite pamatyti, kur tai vyksta, bet kol kas dar nešokite į kitą žingsnį.

Ką reikia suprasti apie „kanban“ plokštes, tai yra informacijos vizualizacijos , kurias lygiai taip lengvai galėjote sekti kitu būdu. Asanoje jūs galėtumėte pažvelgti į užduotis sąrašo rodinyje, naudodamiesi sąrašo antraštėmis, kad atskirtumėte skirtingų tipų užduotis, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau.

Tačiau vizualizuodami tą pačią informaciją lentos vaizduose, ji gali turėti skirtingą psichologinį poveikį. Naudodamiesi „To Do“, „Doing“, „Done" lentomis žmonės paprastai patys nustato limitą, kiek užduočių gali būti jų stulpelyje „Doing“ bet kuriuo metu. Tikslas yra sukurti sistemą, kuri padėtų jums sutelkti dėmesį tik į keletą aktyvių užduočių. Turint sąrašo vaizdą lengva pajusti, kaip visos užduotys yra vienodos svarbos, ir jas visas reikia atlikti dabar!

Kanban plokštė „To Do“, „Doing“, „Done“ veikia tikrai gerai atliekant sudėtingas užduotis, kuriose yra daug žingsnių. Aukščiau ir žemiau esančiuose paveikslėliuose galite pamatyti, kad daugelis užduočių yra didelės ir jų negalima atlikti per vieną dieną. Jei ribojate sąrašą „Doing list“ tik iki dviejų ar trijų užduočių, galite susitelkti ties jomis, kol jos bus baigtos.

Taikyti tą pačią vykdomo darbo ribojimo (darymo) koncepciją taip pat labai paprasta, jei tai daroma komandoje.

2. Paskirstykite darbą per bendrą užduočių dėžę

Štai dar vienas gana aiškus pavyzdys. Galite naudoti „kanban“ lentą, kad darbą komandoje dirbantys asmenys galėtų pasirinkti ir priskirti sau.

Kad būtų lengva suprasti, apsimeskime, kad tai yra namų ruošos darbų sąrašas. Šiame namų ūkyje yra trys vaikai: Andy, Berta ir Claudio. Pirmasis kanban stulpelis yra Chores. Kiti stulpeliai yra Andy, Berta ir Claudio. Paskutinis stulpelis baigtas.

Buitinė taisyklė yra tokia, kad kiekvienas vaikas kiekvieną šeštadienį turi pasirinkti vieną užduotį. Retkarčiais gali kilti papildomų darbų. Vaikai gali savarankiškai pasirinkti savo darbą, atsižvelgiant į tai, kas yra prieinama. Jie pasirenka, traukia tą kortelę į savo koloną ir todėl reikalauja už tai atsakomybės. Baigę darbus, jie perkelia kortelę į stulpelį Atlikta.

Nesunku įsivaizduoti tokį išdėstymą darbo vietoje. Galbūt turime darbuotojų komandą, turinčią krūvą darbų, kuriuos visi kartu turime atlikti. Užuot laukę, kol vadovas paskirs jiems darbą, jie turės reikalauti užduoties iš turimo darbo šiukšliadėžės.

3. Tvarkyti kontaktus

Įprastesnis būdas naudoti „kanban“ plokštę yra kontaktų sąrašų tvarkymas pagal regioną ar miestą. Vėlgi, lygiai taip pat lengvai gali būti sąrašo forma, tačiau daugeliui žmonių kolonų ir kortelių matymas turi skirtingą (teigiamą) psichologinį poveikį.

Šį kartą, pakankamai paprasta, lentoje yra stulpeliai įvairiems regionams ir miestams. Kiekviena kortelė yra kontaktas, kuris yra įsikūręs tame regione. Kai kelionės nukelia į tam tikrą vietą, galite lengvai peržiūrėti kontaktų, su kuriais galite susisiekti, sąrašą ten, kur esate. Be to, labai greitai pastebėsite, jei vis daugiau svarbių kontaktų bus toje pačioje vietoje, o tai gali reikšti, kad turite padidinti apsilankymų dažnumą.

Norėdami šiek tiek automatizuoti šį procesą, galite tiesiogiai persiųsti el. Laiškus iš kontaktų į „Asana“ projektą. Pakeiskite temos eilutę į kontakto vardą ir vietą, kad vėliau būtų lengviau teisingai rūšiuoti ir pažymėti kortelę. Matydami, kad daugybė žmonių el. Laiško pabaigoje nurodo visą savo kontaktinę informaciją, taip pat turėsite viską, kas išsaugota kortelėse.

Padarykite daugiau su „Kanban“ plokštėmis

Tikimės, kad šie pavyzdžiai kanban lentas padarė šiek tiek prieinamesnes neinicijuotiems. Jų naudojimas gali būti daug sudėtingesnis, pradedant programinės įrangos kūrimo stebėjimu, apie kurį užsiminiau anksčiau, ir atsargų kontrole. Pagrindiniai mano pateikti pavyzdžiai yra skirti padėti suprasti, kodėl Asanoje galite naudoti lentą, o ne sąrašą. Būkite kūrybingi ir valdykite lentas, kad jums būtų naudingiausia.

Ieškai daugiau informacijos apie Asaną? Galite perskaityti „Asanos naudojimas versle“, 7 „Asanos gudrybės, kad taptumėte viena su verslo srautais“, ir „Lėtas vs Asana“.