Organizuokitės: 5 paprasti veiksmai, kaip pradėti nuo „Gentt“ diagramų

Prieš pradedant naują projektą, naudinga turėti planą, tam tikrą aiškią visų būtinų veiksmų apžvalgą ir jų vykdymo eiliškumą. Iš esmės tai yra Ganto diagrama. Nesvarbu, ar projektas yra asmeninis, pavyzdžiui, pridedant denį namo gale, ar verslo, pavyzdžiui, kuriant naują svetainę. Tu turi žinoti

• kada ir kur pradedate,
• visus žingsnius pakeliui ir kiek laiko jie užtruks,
• kas atsakingas už kiekvieną žingsnį,
• - tvarka, kuria turi būti atlikti veiksmai, ir -
• kai projektas bus baigtas.

Ganto diagramos, skirtos inžinieriui ir konsultantui Henry Gantui, kuris jas sukūrė ir panaudojo 1910-aisiais, yra projekto vizualizacija nuo pradžios iki pabaigos. Jie yra ypač paplitęs produktyvumo įrankių tipas ir yra pagrindinė daugelio projektų valdymo paslaugų dalis. Tiesą sakant, puiki „TeamGantt“ paslauga net paima savo vardą iš lentelių., Paaiškinu, kas yra Ganto diagramos, ką jie daro ir kaip žmonės jomis naudojasi, ir pateikiu penkis žingsnius, kaip pradėti su jais.

Kas yra Ganto diagrama?

„Ganto diagrama yra žingsnių, kurių reikia įgyvendinant projektą, vizualizacija“, - paaiškino Kayvon Ghaffari, „LiquidPlanner“ programos vadovas, kai neseniai paprašiau jo pasidalyti įžvalga apie darbo su Ganto diagramomis pradžią. „LiquidPlanner“ yra „Editors Choice“ laimėta projektų valdymo ir darbo vietos programa, kuri pabrėžia Ganto diagramas.

Ghaffari man priminė, kad projektas skiriasi nuo kitų rūšių darbų. „Projektas yra darbų rinkinys, turintis pradžią ir pabaigą, o to projekto sukūrimas yra užduočių rinkinys“, - sakė jis. Ganto diagramos naudojamos konkrečiai projektams, o ne vykdomiems darbams. Jie siekia padėti jums nuo pradžios iki galo, todėl svarbu, kad jie būtų pabaiga.

Ganto diagramos skaitomos iš kairės į dešinę, iš viršaus į apačią. (Žr. Aukščiau esantį vaizdą iš „TeamGantt“.) X ašis yra laikas. Diagrama prasideda, kai projektas prasideda, ir baigiasi, kai projektas pristatomas. Y ašies ilgio praleidimas yra užduotys, nors jos yra tik sąraše. Tikslus jų išdėstymas y ašyje neturi reikšmės, nors jie linkę kristi chronologine tvarka.

„Užduotis susideda iš trijų komponentų: kas ji yra, kiek laiko ji užtruks ir kas ją atliks“, - teigė Ghaffari. Ganto diagramoje kiekviena užduotis pavaizduota brūkšniu. Juostos ilgis parodo, kiek laiko užtruks užduotis. Dažnai užduočių juostos derinamos pagal spalvas, nurodant, kuris asmuo ar skyrius yra atsakingas už užduoties atlikimą. Kalbant apie „kas“, užduoties pavadinimas paprastai pasirodo juostoje arba tampa matomas, kai ją spustelite.

Be to, kad parodomos visos projekto užduotys ir kiek laiko jos užtruks, Ganto diagramos taip pat parodo seką ir priklausomybę. Kitaip tariant, jie parodo, kokia tvarka reikia atlikti užduotis, ir tai, ar vienas dalykas turi įvykti prieš kitą. Kodėl tai taip svarbu?

Ką daro Ganto diagramos?

„Ganto diagramos vizualiai leidžia suprasti, kad jūs negalite visko padaryti tuo pačiu metu“, - sakė Chrisas Savoie, „Workfront“ tiesioginis produkto strategijos vadovas. Jis pasinaudojo medžio namo statymo pavyzdžiu. Jūs galite nusipirkti nagus ir medieną tuo pačiu metu, tačiau prieš pradėdami nagus į medį turite nupjauti.

Ganto diagramos parodo priklausomybes tarp užduočių, paprastai jas siejančią liniją.

Prieš prisijungdama prie „Workfront“ (kuris, kaip ir „LiquidPlanner“, yra darbo vietos bendradarbiavimo ir projektų valdymo įrankis), Savoie dirbo prie keleto labai sudėtingų projektų, susijusių su „United Space Alliance“ kartu su NASA Johnsono kosmoso centru. Jis paminėjo, kad nors sekos ir priklausomybės yra svarbūs net ir paprastiems projektams, pavyzdžiui, statant medžių namą, jie yra nepaprastai svarbūs masiniams, ilgus metus trunkantiems projektams, pavyzdžiui, statant Tarptautinę kosminę stotį.

Kitas dalykas, kurį daro Ganto diagramos, yra padėti organizacijoms ar projektų vadovams valdyti išteklius. „Vien todėl, kad užduotis egzistuoja, dar nereiškia, kad žmogus gali ją laisvai atlikti“, - teigė Ghaffari.

Naudodami Ganto diagramą galite lengvai pamatyti, kada žmonėms ar skyriams numatoma dirbti užduotis, palyginti su laisvais. „Jūs turite mokėti atsiskaityti pagal žmonių tvarkaraščius ir tai, kiek valandų yra per dieną“, - pridūrė jis. Ganto diagramos sukuria veiksmingą būdą pamatyti laiką, užduotis ir išteklius.

Darbo su Ganto diagramomis pradžia

Gavę aukšto lygio supratimą apie tai, kas yra Ganto diagramos ir kodėl jos yra naudingos, galite pradėti kurti jas savo projektams. Šie penki žingsniai padės pradėti.

1. Pasirinkite šabloną arba sukurkite jį iš nulio

Paprastai, kai paleidžiate naują Ganto diagramą, turite galimybę naudoti šabloną arba pradėti nuo nulio. Šablonai gali būti pateikti iš išorinio šaltinio, jei juos teikia projekto valdymo programinė įranga, arba jie gali būti sukurti iš ankstesnio jūsų paties projekto.

Vienas iš jūsų ankstesnio darbo panaudojimo kuriant šabloną pranašumų yra tas, kad dažnai galite daug sužinoti iš to, kas įvyko praeityje. Šablonas suteiks informacijos ne tik apie užduotis ir jų seką, bet ir apie tai, ar užduotys užtruko ilgiau, nei tikėtasi.

2. Pažymėkite savo etapus

Dauguma programinės įrangos, skirtos Ganto diagramoms kurti, apima galimybę pridėti gaires. Tarpinis etapas yra žymeklis, rodantis, kad projekto etapas baigtas. Pavyzdžiui, kuriant svetainę, tipinis etapas yra vielinių rėmų užrakinimas.

Kuriant Ganto diagramą nuo nulio, prieš pridedant užduotis dažnai naudinga nubrėžti visus orientyrus. Išvardžius visus orientyrus, projektą galima suskaidyti į mažesnius gabalus, o tuos mažesnius kūrinius lengviau suprasti kaip visą projektą iš karto.

3. Pridėkite užduotis, sekos įvykius ir sukurkite priklausomybes

Kitas žingsnis - pridėti užduočių, įvykių sekų ir sukurti priklausomybes. Kai pridedate užduotis, būtinai peržiūrėkite istorinius pranešimus arba pasikalbėkite su žmonėmis, kurie atliks užduotis, kad gautumėte tikslius įvertinimus, kiek laiko jie turėtų užtrukti.

Sekuodami įvykius atminkite, kad vienu metu galima atlikti kelias užduotis, bet ne to paties asmens. Kuriant svetainę, vienas asmuo gali dirbti su rėmais, o kitas asmuo renka prototipo pavyzdžio turinį. Bet „rėmo“ dizaineris taip pat negali vienu metu kurti nuotaikos lentų.

Pridėkite priklausomybes tik tada, kai surašysite visas užduotis ir sudėliokite jas tinkama tvarka, ir būkite atsargūs. „Tai, kas jus tikrai gali sujaudinti, yra tai, jei įžengsite į pusę Ganto diagramos ir pamatysite, kad, tarkime, 12 užduotis nebepriklauso nuo 5 užduoties“, - sakė D. Savoie. Jis pridūrė, kad pradedantiesiems reikėtų būti ypač atsargiems ir nepašalinti priklausomybių, nebent jie būtų tikri, kad tai padaryti yra teisinga, nes juos susigrąžinti yra labai sunku, jei sukuriama ilga įvykių grandinė.

4. Stebėkite savo išteklius

„Užduotys turi būti teisinga tvarka, tada reikia kontroliuoti, kas gali atlikti tas užduotis“, - aiškino Ghaffari. Kaip minėta aukščiau, vien tai, kad reikia atlikti užduotį, dar nereiškia, kad kažkas gali tai padaryti.

Ghaffari pažymėjo, kad jo įmonės „Gantt“ diagramos programinė įranga neleidžia rezervuoti per daug, tai reiškia, kad „LiquidPlanner“ neleis jums priskirti ką nors užduočiai, jei tas asmuo tuo pačiu metu jau yra priskirtas kitai užduočiai.

Ganto diagramos padeda pamatyti ne tik tai, ar ištekliai yra per daug užpildyti, bet ir kokios pasekmės bus likusiame projekto grafike, kai jis bus pataisytas.

5. Bendradarbiauti

„Labai svarbu, kad žmonės suprastų, jog Ganto diagrama nėra magija“, - sakė Ghaffari. "Vien todėl, kad ką nors suplanavote, dar nereiškia, kad tai turi nieko bendra su realybe".

Bendradarbiavimo būdas įsitikinti, kad Ganto diagrama atitinka tikrovę. Dažnai Ganto diagramos programinė įranga yra didesnio projekto valdymo ar darbo vietos paketo dalis. Kiekvienas komandos narys turėtų turėti galimybę bent jau pamatyti diagramą, jei ne atnaujinti užduotis ir kitą joje pateiktą informaciją. Tokiu būdu, jei įgaliotinis užduotį užbaigia anksti ir ji turi galią atnaujinti savo pažangą, kad užduotis būtų pažymėta kaip įvykdyta ir ištaisyti numatytą laiką, ir tai atlikdama ji gali padėti kitiems įgaliotiesiems taip pat atlikti užduotis per anksti. Arba ji taip pat gali pažymėti save kaip turimą šaltinį, padedantį atlikti kitą užduotį iki kitos suplanuotos užduoties.

Ghaffari apibendrino bendradarbiavimo galią tokiu būdu: "Jei Ganto diagrama yra vakuume, kas žino, ar ji tiksli? Jei ji yra bendradarbiaujanti, tada yra įmontuoti patikrinimai, ir tai labiau atspindi realybę. Štai kur Ganto diagrama šviečia “.

Negalima per daug pasitikėti Ganto diagramose

Tiek Ghaffari, tiek Savoie pasakojo, kad planuodami projektą ir registruodamiesi jie naudoja Ganto diagramas, tačiau jiems nepatinka tvarkyti kasdienį darbą. „Paprastai tai yra planas, o ne vykdymo grafikas“, - sakė Savoie.

Savoie taip pat pažymėjo, kad pradedantysis gali nesuprasti, kad žmonės retai, jei kada nors, peržiūri visą Ganto diagramą iš karto, nes jie paprastai yra didžiuliai. „Norėdami atspausdinti, jums reikės skelbimų lentos“, - sakė jis.

Pasak Ghaffari, "Ganto diagramos kūrimas nėra galutinis tikslas. Tai užduoties plano vizualizacija ir sekos nustatymas. Ganto diagrama padeda žmonėms suprasti, kaip planas veiks."

Jei jus domina Ganto diagramos, tikriausiai taip pat domitės projekto valdymu apskritai. Peržiūrėkite mano 4 patarimus, kaip pradėti projekto valdymą, ir keletą puikių papildomų patarimų, kaip išlaikyti jūsų projektą, ir patarimų, kaip pagerinti komunikaciją siekiant geresnio projekto valdymo.