Organizuokitės: 5 žingsniai į produktyvesnes darbo dienas

Turbūt žinote, kad galėtumėte geriau išnaudoti savo laiką darbe. Bet kaip tai padaryti?

Yra keletas gudrybių, kaip padaryti produktyvesnius, o penki toliau aprašyti žingsniai paaiškins, kaip ten patekti.

Tai nelengva. Norėdami iš tikrųjų būti produktyvesnis žmogus, turėsite ugdyti įpročius, o ne pasikliauti greitaisiais taisymais. Tačiau yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti, kad padėtumėte sau pasirinkti tuos naujus įpročius. Taip pat rasite daug programų mobiliesiems, programinės įrangos programų ir techninių paslaugų, kurios gali padėti jus nukreipti į produktyvesnę darbo dieną.

1	Suplanuokite savo produktyvumo ciklą

Svarbiausias dalykas, kurį galite padaryti, kad padidintumėte produktyvumą darbe, pirmiausia turite sužinoti apie savo produktyvumo ciklą. Kiekvienas turi dienos metu, kai sugeba sutelkti dėmesį, ir kitu metu, kai jo dėmesys sumažėja. Nors kiekvienas turi savo geriausias darbo valandas, „daugumai žmonių produktyviausios valandos yra pirmas dalykas per dieną - ne pirmą kartą prabudus, bet palyginti anksti“, - sako Danas Ariely, elgesio ekonomistas ir kunigaikščio profesorius. Universitetas. Ariely labai nori išsiaiškinti, kaip naudoti mobiliąsias programas asmeniniam tobulėjimui. "Pavyzdžiui, - pridūrė jis, - el. Laiškų darymas ryte paprastai yra švaistomas, nes ryto minutės yra vertingesnės." Ne visos minutės yra lygios.

Pirmasis žingsnis, norint maksimaliai išnaudoti tas brangias, trumpalaikes minutes, yra tai, kaip išsiaiškinti aukšto ir žemo našumo arba didelės ir mažos talpos laikotarpius, kaip Ariely mieliau vadina.

Nors daugelis žmonių mano, kad žino, kuris paros laikas yra geriausias ir blogiausią, patikrinti nėra sunku. „RescueTime“ yra pats geriausias mano rastas įrankis jūsų produktyvumo ciklui išsiaiškinti. „RescueTime“ yra nedidelė darbalaukio programa, kurioje įrašoma, kurias programas naudojate ir kurias svetaines lankote visą dieną ir kiek laiko. Jis klasifikuoja tas skirtingas programas ir svetaines (labai produktyvios, produktyvios, neutralios, blaško ar labai blaško) ir sukuria ataskaitą apie tai, kaip praleidžiate laiką. Pavyzdžiui, socialinių tinklų svetainės pagal nutylėjimą yra „labai atitrauktos“. (Galite perklasifikuoti bet kurias svetaines ir programas, jei numatytieji nustatymai nėra tikslūs.) Taip pat galite daug pasakyti apie savo produktyvumo ciklą stebėdami, kaip dažnai keičiate užduotis.

Prieš analizuodamas ataskaitą, rekomenduoju naudoti „RescueTime“ bent savaitę. Pabandykite tuo naudotis nepakeisdami įprasto elgesio. Esmė nėra savaitę būti pavyzdiniu darbuotoju. Tai turi išsiaiškinti, kada yra natūralios didelės ir mažos talpos akimirkos.

Kai turite duomenų, pažiūrėkite į dienos laiką, kai praleidote gerą laiko tarpą (40 ar daugiau minučių) vienai labai produktyviajai užduočiai. Dabar ieškokite dienos laiko, kai buvote mažiau produktyvus, greitai perjunkite įvairias užduotis arba ilgą laiko tarpą praleiskite dėmesį.

Pavyzdžiui, aš daugiausia dėmesio skiriu maždaug nuo 9 iki 11 valandos. Tada mano produktyvumas mažėja. Paprastai esu labai išsiblaškęs apie pietų pertrauką. Kartais, bet ne visada, po pietų man būna dar vienas didelis produktyvumo laikotarpis, tačiau jis nėra patikimas.

Kitas žingsnis yra žinoti, ką daryti su ta informacija.

2	Pakeiskite savo įprastinę tvarką

Sužinoję savo produktyvumo ciklą, turėtumėte pakeisti savo rutiną, kad jis atitiktų.

Pvz., Pradėkite planuoti susitikimus tam tikru dienos metu, kai esate mažiau susikoncentravęs. Susitikimai retai reikalauja, kad mes būtume geriausi. Taigi, pavyzdžiui, įpraskite niekada neimti rytinių susitikimų, jei rytas yra produktyvus jūsų laikas.

Atvirkščiai, spręskite svarbiausias užduotis, kurioms daug dėmesio skiriate, tuo metu, kai jūsų protas yra geriausias. Dažnai mes neplanuojame savo svarbiausių darbų. Tiesiog prieiname prie to, kai galime. Tai gerai, jei tik įprasite tai daryti dienos metu, kai tikrai galite susikaupti.

Matydami, kad dauguma žmonių gali atlikti didelio dėmesio reikalaujančias užduotis anksčiau, įpraskite paleisti tik tas programas, kurias jūs naudojate šioms užduotims piko metu. Pvz., Jei el. Paštas nėra labai produktyvus, neatidarykite jo. Tiesiog net nepradėkite programos. Jei jums tikrai reikia patikrinti savo el. Paštą, peržvelkite savo mobiliojo telefono ar planšetinio kompiuterio gautuosius ir padėkite juos, kad galėtumėte grįžti į užduotis, kurioms iš tikrųjų reikia jūsų dėmesio.

Ką daryti, jei didžiąją dalį savo našumo patiriančio darbo atliekama naršyklėje, tačiau taip pat yra ir jūsų didžiausio laiko praleidėjo? Yra keletas triukų, kaip sumažinti tokio pobūdžio blaškymąsi. Pradedantiesiems galite įjungti aktyvųjį skirtuką į viso ekrano režimą. Tai padės jums susitvarkyti su užduotimi. Taip pat galite įdiegti naršyklės papildinius ir plėtinius, kurie užrakina jūsų nurodytas svetaines. Mano mėgstamiausias vadinamas „StayFocusd“, skirtu „Chrome“. Daugiau rekomendacijų, kaip išlaikyti dėmesį, galite rasti mano straipsnyje.

3	Peržiūrėkite savo dieną kiekvieną dieną

Kitas jūsų kasdienybės pakeitimas: įpraskite visada peržiūrėti savo dieną prieš jai prasidedant. Peržiūrėkite pirmąjį savo kalendorių ir savo darbų sąrašą, kad nebūtumėte sučiupti prieš 15 savaičių suplanuotą susitikimą, kurį numatėte prieš dvi savaites. Nesvarbu, ar tai yra jūsų pirmasis kavos puodelis, ar važiuodami į darbą, vieną akimirką (ir tai turėtų būti ta pati akimirka kiekvieną dieną, kad tai taptų įpročiu) peržiūrėti visos dienos planus tikrai turite skirtumo.

Sukurti naują įprotį peržiūrėti savo dieną kasdien yra lengviau nei pasakyti. Viena mobiliųjų programų, kurios gali jums priminti, yra „Any.Do“, turinti funkciją, vadinamą „AnyDo akimirka“. „AnyDo Moment“ groja maloniu tonu ir kiekvieną savaitės dieną tuo pačiu metu stumia pranešimą, sakydamas, kad laikas peržiūrėti savo dieną. Tada programa išvardija viską, kas yra jūsų kalendoriuje ir darbų sąraše, ir klausia, ar norite jį išlaikyti tvarkaraštyje, ar perkelti į kitą dieną.

4	Tvarkaraščio pertraukos

Paimkite pertraukėles. Ir ne tik viena pertrauka pietums. Jūsų protas turi atnaujinti save, jei būsite produktyviausias žmogus, koks tik galite būti.

Aš esu didžiulis aktyvumo stebėjimo fitneso gerbėjas, ir keletas iš jų, kuriuos myliu, yra viena iš savybių: tylus žadintuvas. Galite nustatyti žadintuvą, dėl kurio jūsų kūno rengybos juosta vibruoja tam tikru dienos metu, tyliai. Man patinka, kai aštuoniolika valandą aštuoni, kai žinau, kad turėčiau atsipūsti, nes manau, kad man jo reikia ar ne. Net šiek tiek atsikėlus iš kėdės nueiti į virtuvę ir išplauti kavos puodelį užtenka šiek tiek atitraukti akis nuo kompiuterio ekrano.

Kai kurie veiklos stebėtojai taip pat turi budėjimo signalus. Dėl šių aliarmų sekimo įrenginys vibruoja, jei sėdite nejudantį tam tikrą laiko tarpą, paprastai valandą. Jie sukurti tam, kad primintų jums keltis ir judėti, tačiau aš manau, kad jie yra ne mažiau vertingi kaip priminimai, kai reikia nustoti veikti dviem minutėms ir padaryti pertrauką. Taip pat galbūt norėsite įdiegti pertraukų programą - lengvą programą, kuri primena pertraukas ir netgi gali jus trumpam išjungti iš kompiuterio, kad priverstumėte problemą. Mūsų mėgstamiausia yra „Mac“ programa, vadinama „TimeOut Free“.

Kitas geras „Windows“, „Mac“ ir naršyklėms skirtas variantas yra „Focus Booster“.

5	Susibūrimai iki dienos pabaigos

Įsivaizduokite, kad jūsų diena eina tiesiog plaukiant. Tada 16:40 hitai. Stengiatės nenutolti. Jaučiasi, kad amžinybė praeina! Tuomet vėl pažvelgi į laikrodį ir… atėjo 16:42

Kaip dažnai tu gaišti tas paskutines 20 minučių dienos pabaigoje? Kiek valandų ji prilygsta per mėnesį? Kiek to laiko praleidžiate socialinių tinklų svetainėse ar susirašinėjate su draugais?

Padarykite šį įprotį atlikdami keletą dienos pabaigos darbų. Pabandykite padaryti jiems tai, ką mėgstate daryti, bet tai gali būti laikoma įtemptu darbu. Keletas pavyzdžių:

• kartotekos dokumentai
• sekti senais el. laiškais
• išmeskite kompiuterio talpyklą
• ištrinti naršyklės istoriją
• grąžinantys telefono skambučius
• nušluostykite dulkes ir trupinius nuo savo stalo, klaviatūros ir monitoriaus.

Jei iš anksto turite trumpą variantų sąrašą užduočių, kurias galite atlikti dienos pabaigoje, labiau tikėtina, kad atliksite vieną iš jų. Padarykite užrašą savo kalendoriuje ar net palikite lipnų užrašą prie savo stalo su keliomis idėjomis, kurios galėtų būti naudojamos kaip priminimai. Ateikite penktadienį 16.45 val., Jūsų akys greičiausiai nueis pro juos. Papildomi resursai