Susitvarkykite: 5 būdai, kaip geriau siųsti el

Efektyvesnio el. Pašto naudojimo filosofijos ir metodikos yra daugybė. Jie yra pagrindas apriboti blaškymąsi ir yra produktyvesni. Bet jūs taip pat turite žinoti, kokiais įrankiais galite naudotis, kad patektumėte į tą produktyvesnę vietą.

El. Pašto paslaugų teikėjai ir trečiųjų šalių programų kūrėjai išrado keletą išskirtinių įrankių, kurie el. Paštą padaro daug efektyvesnį. Manau, kad yra penki, kurie daro didžiausią poveikį ir yra plačiausiai taikomi. Kartu jie jums padės

• rašyti geresnius el. laiškus,
• el. laiškus paverskite užduotimis,
• anuliuoti el. laiškų siuntimą,
• planuoti el. laiškų siuntimą ir
• snaudžia el. laiškus.

Rašyk geriau

Nepaprastai ilgų ar neaiškių el. Laiškų rašymas yra laiko švaistymas. Gavėjas gali neturėti laiko jų perskaityti, arba gali gaišti laiko perskaitydamas juos, kad bandytų juos suprasti, arba gali tekti atsakyti siuntėjui, kad paaiškintų. Be to, visų pirma yra visas švaistomas laikas, skirtas praleisti juos rašant.

Yra dvi programos, kurios sunkiai dirba, kad padėtų jums rašyti geresnius el. Laiškus, nes jos koncentruojasi į patį rašymą: „Grammarly“ ir „Crystal“.

Gramatika yra papildinys, veikiantis panašiai kaip rašybos tikrinimas, analizuojant gramatiką ir iš tikrųjų pateikiant intelektualius pasiūlymus, kaip sugriežtinti kalbą, aiškiai parašyti ir ištaisyti įprastas klaidas. Jis turi puikų sugebėjimą pastebėti visų pirma mokyklos nebaigimo klaidas.

„Crystal“ yra ir papildinys, kuris privers jus pritaikyti el. Pašto kalbą, kad ji patiktų gavėjui. Tai veikia taip: „Crystal“ pirmiausia suranda jūsų gavėjus internete - jų „Twitter“ paskyras, „Facebook“ puslapius ir pan. - ir apžiūri, kaip jie vartoja kalbą ir reaguoja į ją. Ar jie glaustai ir tiesiogiai? O gal jie linkę įsikibti į ilgas diskusijas? Remdamasis rezultatais, „Crystal“ vadovaujasi jūsų rašymu.

Jei nesate stiprus rašytojas, „Crystal“ labai aiškūs raginimai gali tikrai padėti jums susirasti žodžius ir parašyti tai, ką norite pasakyti. Tai vertingas pasiūlymas, tačiau yra kažkas dėl jo, kad mane šiurpina. Yra nenuginčijama prielaida, kad jūs pritaikote savo kalbą, kad kažkas išsiskirtų iš kito žmogaus, ir manau, kad tai manipuliuojama. Vis dėlto tai gali jūsų netrukdyti ar net gali būti būtent tai, ko ieškote. Neabejojama, kad bet kokiu atveju tai yra gerai.

Paverskite el. Laiškus užduotimis

Gautieji nėra jūsų darbų sąrašas, tačiau tikriausiai vis tiek gausite užduotis, priskirtas jums el. Paštu. Pataisymas yra nustatyti prijungtą programą, kad būtų galima efektyviai perkelti šias užduotis į tinkamesnę vietą.

Užuot rankiniu būdu įvedę sau naują užduotį, naudodamiesi bet kuria užduotimi ar priminimo programa, prijunkite programą tiesiai prie savo el. Pašto paskyros arba nustatykite el. Pašto persiuntimą ir vienu ar dviem paspaudimais perkelkite tą el. Laišką į tinkamą vietą.

Keletas programų, palaikančių galimybę perkelti el. Laiškus į kitą programą tiesioginio ryšio būdu arba siunčiant el. Paštu, yra „Wunderlist“, „Evernote Plus“ ir „Premium“, „Todoist Premium“, „Boxer“ ir „Newton Mail“.

Anuliuoti siuntimą

Mes visi per anksti paspaudėme Siųsti, nes tai buvo todėl, kad pamiršome rašybos klaidą, palikome informacijos arba nesiliaudavome persvarstyti el. Laiško, parašyto šiuo metu. Tačiau jums nereikia gyventi dėl apgailestavimo ar neefektyvumo, norint parašyti antrą el. Laišką. Jums tiesiog reikia mokėti anuliuoti siuntimą.

Anuliuoti siuntimą skiriasi nuo pranešimo priminimo. Atšaukus siuntimą, pranešimas niekada nebus išsiųstas. Iš esmės jūsų el. Pašto žinutė saugo 10–30 sekundžių, per tą laiką galite apsigalvoti.

„Gmail“ yra mygtukas Anuliuoti siuntimą (žr. Vaizdo įrašą žemiau, kaip jį nustatyti), kurį turėtų įgalinti kiekvienas „Gmail“ vartotojas. „Newton Mail“ (kuriame gausu el. Pašto mobiliuosiuose įrenginiuose funkcijų) taip pat turi tą, kuris veikia bet kurioje palaikomoje el. Pašto paskyroje ir apima „Microsoft Exchange“ bei „iMap“ paskyras. Tai siūlo ir kiti el. Pašto paslaugų teikėjai.

Tvarkaraštis Siųsti

„Šiuo metu“ ne visada yra tinkamas laikas siųsti el. Laišką. Tada naudinga siųsti grafiką. Ši el. Pašto funkcija leidžia pasirinkti laiką ateityje, kada jūsų žinutė bus pristatyta. „Outlook“, „Boomerang“, skirtą „Gmail“, ir „Newton Mail“ tai turi.

Siunčiant tvarkaraštį, jei pranešimas dar neišnyko, vis tiek galite jį redaguoti. Taigi tai apima tą patį pagrindą, kaip ir anuliuoti siuntimo funkciją.

Snausti

Nesu „Inbox Zero“ filosofijos gerbėjas, stengdamasis, kad jūsų neskaitytos žinutės liktų be reikalo. Valdymas užima per daug laiko ir nėra patenkintas realiais žmonių el. Pašto poreikiais nei psichologiškai, nei techniškai. Vis dėlto esu snaudimo gerbėjas, kuriam kyla mintis bet kuriuo metu sumažinti gautų laiškų pranešimų skaičių.

Snaikinimas ne daugiau kaip tik kurį laiką slepia pranešimą iš gautų laiškų aplanko. Kiek ilgai? Tu nuspręsk. Tai reiškia, kad galite sutelkti dėmesį į svarbius pranešimus, nesiblaškydami mažiau svarbiais. Tie mažiau svarbūs pranešimai vėl pasirodys tuo metu, kai jums bus geriau juos spręsti. „Outlook“ (ten, kur jis vadinamas „tvarkaraščiu“), „Airmail“, „Sparkmail“ ir „Newton Mail“ - visi jie turi snausti mygtuką.

Jei jus domina produktyvumas (o kas ne?), Turėtumėte peržiūrėti mano apžvalgą apie geriausias produktyvumo programas. Nesvarbu, kokie yra jūsų darbo efektyvumo klausimai, ten turėtų būti keletas programų ar paslaugų, kurios padės geriau išnaudoti laiką.