Susitvarkykite: kaip pasidomėti savo išlaidų ataskaitomis iki metų pabaigos

Tai artėja prie metų pabaigos. Jūs tyliai dirbate prie savo stalo, kai iš apskaitos skyriaus gaunamas naujas el. Paštas. Garsiai šaukiate temos eilutėje ir visi jūsų bendradarbiai pasisuka norėdami pamatyti, kas ne taip. Skruostai liejasi, kai jūs pripažįstate, kad iki šios akimirkos jūs visiškai pamiršote pateikti išlaidų ataskaitą. El. Laiške nurodoma, kad galutinis terminas yra šiandien. Karštis iš jūsų skruostų sukelia baimės jausmą, kuris sklinda žemyn jūsų krūtinė ir skrandžio duobė. Jūsų įmonė jums skolinga kelis šimtus dolerių, o šiuo metų laiku jūs tikrai galėtumėte ja naudotis. Nepanikuokite! Šie paprasti veiksmai gali padėti jums valdyti savo išlaidas.

Kai kurios organizacijos leidžia iš tikrųjų lengvai pateikti išlaidų ataskaitas, net jei vėluoja. Pavyzdžiui, labai svarbu turėti įmonės kredito korteles, susietas su išlaidų ataskaitų teikimo sistema, tačiau ne visi turi tokią prabangą. Taigi giliai įkvėpkite ir atlikite šiuos veiksmus, kad kuo greičiau pateiktumėte pradelstų išlaidų ataskaitas.

Atkreipkite dėmesį, kad didžioji šio straipsnio dalis taikoma ir savarankiškai dirbantiems asmenims, kurie metų pabaigoje turi susimokėti už įplaukas, kad galėtų atskaityti verslo išlaidų mokesčius.

1. Paklauskite, kada yra tikrasis galutinis terminas ir ar galite vėluoti pateikti bylas

Priklausomai nuo to, kada jūsų organizacija nustato finansinius metus ir kaip ji tvarko sukauptas sumas, išlaidų ataskaitų pateikimo terminas gali būti jau praėjęs. Bet tai nebūtinai reiškia, kad jau per vėlu pateikti kvitus. Protingų žmonių galutiniai terminai. Jei kas nors jums nurodo, kad terminas baigiasi penktadienio dieną, yra didelė tikimybė, kad tikrasis terminas yra pirmadienio rytas arba vėliau.

Paprašykite, kad kas nors iš buhalterijos ar jūsų viršininkas pateiktų aiškią informaciją apie tikrąjį išlaidų ataskaitų pateikimo terminą ir ar ką nors galite padaryti, jei praleidote. Dažnai būna. Jei galite pateikti pavėluotai, būkite malonūs ir malonūs žmonėms, padedantiems tai padaryti, ir pasilenkite atgal, kad pateiktumėte tai, ko jie prašo. Būkite detalūs. Atminkite, kad jie daro jums paslaugą. Darykite viską, kad tai grąžintumėte, palengvindami jų darbą.

2. Patikrinkite kvitų taisykles

Jei anksčiau pateikėte išlaidų ataskaitas, tikriausiai žinote pagrindines kvitų pateikimo taisykles. Bet ar žinote smulkias detales? Pateikdami išlaidų ataskaitą praėjus daug laiko po to, kai jos atsirado, galbūt praradote kai kuriuos kvitus. Sužinokite, ar yra politika, pavyzdžiui, reikalauti kvitų tik išlaidoms, didesnėms nei 10 USD. Taip pat paklauskite, ar galite parodyti mokėjimo įrodymą, pateikdami kredito kortelės ataskaitą su paryškintu eilutės elementu. Ši informacija gali pakeisti pasaulį, per kurį reikia parengti išlaidų ataskaitą.

3. Sudarykite elementų ir datų metmenis

Atėjus laikui pradėti kurti pradelstų išlaidų ataskaitą, sudarykite apytikslį pagrindinių išlaidų, kurias turite reikalauti, sąrašą, pavyzdžiui, įsigytų daiktų, kelionių ir klientų svetingumo. Jei pateikiate tik dėl vienos prekės ar vienos kelionės, praleiskite šį veiksmą.

Jei jūsų sąrašo punktas yra įvykis, pavyzdžiui, kliento vizitas ar konferencija, užrašykite datas. Tada žemiau įvykio sukurkite kiekvienos dienos įrašą:

X konferencija: birželio 1–3 d

Birželio 1 d

Birželio 2 d

Birželio 3 d

4. Įsivaizduokite savo išlaidas

Sudedant išlaidas, susijusias su kelionėmis ar renginiais, manau, kad pirmiausia padeda išvardyti didžiausias išlaidas (pvz., Skrydžio, viešbučio ir lankymo mokesčius), o tada stengiuosi kiekvieną dieną prisiminti ar pergalvoti, kad padengčiau mažesnes išlaidas. Atlikite tai žemiau kiekvienos dienos įrašo.

Aš mėgstu susidaryti apytikslį galimų išlaidų planą, tada užpildyti jį, kai juos atsimenu (5–7 veiksmai apima keletą gudrybių, kaip užpildyti spragas, kai atmintis jums nepavyksta). Apraše turėtų būti tiek šių punktų, kiek reikia jūsų datoms:

• Pradinė vieta. Kur miegojai? Ar šioje vietoje turėjote išlaidų, tokių kaip „Wi-Fi“ mokesčiai?
• Vietos kelionės. Ar jūs kur nors nuvažiavote, o jei taip, kaip jūs ten nuvykote (automobilis, taksi, automobilių servisas, viešasis transportas)? Kaip grįžote? Jei reikalaujate mokesčio už mylią už vairavimą, koks atstumas buvo?
• Patiekalai. Kur jūs pusryčiavote, pietūs ir vakarienė? Ar pirkote gėrimų, įskaitant vandenį buteliuose ir kavos, ar užkandžių?
• Prekės. Ar per dieną reikėjo nusipirkti ko nors tikėtino ar netikėto?
• Pabaigos vieta. Kur baigėte savo dieną? Už ką jūs ten sumokėjote?

Dažnai uždavęs sau šiuos klausimus, prisimeni išlaidas, kurias galėjai pamiršti.

5. Perbraukite savo kvitus

Jei turite krūvą kvitų, perbraukite juos dabar ir suderinkite juos iki jūsų sukurto kontūro. Dėl šios priežasties pirmiausia neatlikau šio žingsnio. Kartais kvitai keičia mūsų atmintį taip, kad išeitų iš dienos. Pvz., Tarkime, kad pažiūrėjote įplaukas ir pamatėte, kad greitai užkandžiavote kavinėje ir vėliau valgėte pietus konferencijos vietoje. Dabar jūs ryškiai prisimenate tuos du įvykius ir esate pasirengęs pereiti prie kito kvito. Bet jūsų atmintyje gali būti praleistas 15 USD vertės „Uber“ važiavimas tarp dviejų vietų vien todėl, kad neturėjote fizinio kvito, kad suaktyvintumėte atmintį. Kai neturime aktyviklių, lengva pamiršti detales.

6. Nuskaitykite savo kalendorių

Kalendoriuje gali būti daugiau priminimų, kurie padės sukurti tikslią išlaidų ataskaitą. Kai užpildysite savo dieną, atidarykite kalendorių ir nuskaitykite jį, kad patikrintumėte kelionės datas ir svarbius įvykius. Tam tikri įrašai gali suaktyvinti jūsų atmintį apie išlaidas, taip pat išlaidų trūkumą. Pvz., Jei verslo partneris jums išsiuntė kalendorinį kvietimą vakarieniauti tą dieną, kai jūs buvote, ir ji sumokėjo, tuomet jums nereikia jaudintis ieškant tos dienos vakarienės kvito už maistą.

7. Paleiskite monetų kalyklą

Kita puiki vieta ieškoti trūkstamų išlaidų yra „Mint“. „Mint“ yra asmeninių finansų programa, kuri sujungia visas jūsų finansines operacijas į vieną svetainę ir programą, kurioje galima ieškoti. Naudodami „Mint“, galite filtruoti visas savo kreditinės ir debeto kortelės išlaidas pagal datą, tai gali padėti išsiaiškinti išlaidas, kurias pamiršote. Tame pavyzdyje, kurį anksčiau pateikiau apie „Uber“ kvitą, informacijos galite rasti ieškodami datos monetų kalykloje, o tai padės lengviau rasti tikrąjį kvitą jūsų el. Laiške.

Taip pat galite pridėti žymių „Mint“ eilutės elementų operacijose ir, jei visus metus tai padarėte verslo išlaidoms padengti, galite lengvai rasti visas išlaidas, kurių jums reikia pareikalauti.

Anksčiau minėjau, kad jei nerandate kvitų, galite paklausti, ar galite pateikti kreditinės kortelės ataskaitos kopiją, išryškinančią eilutės elementą išlaidoms padengti. Vėlgi, „Mint“ jums padės čia, nes jis jums pasakys, kokią kredito kortelę naudojote.

8. Nepamirškite patarimų ir automobilių stovėjimo aikštelės

Dvi išlaidų kategorijos, kurias lengva nepastebėti, yra patarimai ir automobilių statymas. Nedideli grynaisiais apmokami arbatpinigiai, pavyzdžiui, viešbučių valymo darbuotojams ir varpinėms, niekada nebūna pateikiami su kvitais. Mokėjimai už automobilių stovėjimą taip pat gali būti grynais pinigais be kvitų. Bet jie prideda ir verta reikalauti, jei jūs juos padarėte.