Susitvarkykite: kaip valdyti savo darbą su skaičiuoklėmis

Vienas iš paprasčiausių organizacinių triukų, kurį naudoju darbe, yra privačių savo progreso skaičiuoklių laikymas. Niekas nereikalauja, kad aš tai daryčiau. Niekas neprašo pažiūrėti mano skaičiuoklių. Aš juos visiškai laikau savo labui, kad galėčiau efektyviai dirbti ir greitai galėčiau pamatyti, ką aš pasiekiau.

Šiame „Get Organised“ leidime pasidalinsiu keliomis šiuo metu saugomomis skaičiuoklėmis ir paaiškinsiu, ką jos daro man. Nors skaičiuoklių turinys susijęs su konkrečiai mano darbu, daugelis principų yra universalūs ir pritaikomi kitoms darbo rūšims.

Idėjų taupymas ir planavimas

„Organizuotos informacijos“ stulpelis yra kas savaitę, tai reiškia, kad turiu sugalvoti 52 idėjas, kurias iš tikrųjų panaudosiu per metus… vadinasi, man greičiausiai prireiks papildomų 50–100 idėjų, kurias galiausiai atmesiu (daugumai mūsų reikia generuoti didžiulį kiekį idėjų, kad būtų galima rasti tikrai gerų).

Aš taip pat turiu žvelgti į priekį keliomis savaitėmis vienu metu ir atkreipti dėmesį į datas, kai straipsniai bus publikuojami (kiekvieną pirmadienį), kad galvočiau apie tai, ar tam tikra tema bus suderinta su kažkuo kitu, vykstančiu pasaulyje. Pavyzdžiui, praėjusių metų gegužę, kai nauji absolventai ieškojo darbo, skaičiau straipsnių ciklą šia tema: kaip valdyti internetinę darbo paiešką, kaip susikurti švarų ir profesionalų internetinį profilį, patarimus, kaip atnaujinti gyvenimo aprašymus ir motyvacinius laiškus ir kt..

Norėdami tai padaryti, turiu labai pradinę skaičiuoklę, kurios apačioje yra vykstantis idėjų sąrašas, o viršuje yra lentelė su visomis numatytomis paskelbimo datomis. Skaičiuoklė man padeda plačiau galvoti, kaip suplanuoti temas per daugelį savaičių ir mėnesių. Aš lengvai galiu pakeisti būsimų straipsnių tvarką, kad daugiau laiko skirčiau temoms, kurios atrodo per daug panašios, ar grupėms, kurios yra logiškai susijusios.

Ši konkreti skaičiuoklė gyvena „Google“ diske, nes ši paslauga man prieinama praktiškai iš bet kur, o jei turiu idėją, kai nebūnu biure, galiu prisijungti ir pridėti ją nedvejodama.

Kadangi dažnai grįžtu į šią skaičiuoklę, norėdamas prisijungti, kai tik baigiu darbą, reguliariai peržiūriu idėjas, kurias man sukėlė mintys. Daugelis žmonių užrašo savo idėjų užrašus, bet niekada jų neremia. Su šia sistema bent kartą per savaitę susiduriu su savo idėjų sąrašu.

Registravimo projekto eiga

Didelė mano darbo dalis „PCMag“ yra programinės įrangos produktų ir kūno rengybos prietaisų testavimas ir produktų apžvalgų apie juos rašymas, todėl turiu kitą tam darbui skirtą skaičiuoklę.

(Atsiprašau už nedidelį neryškaus turinio kiekį aukščiau esančiame paveikslėlyje.)

Leiskite man greitai paaiškinti stulpelius, kuriuos matote aukščiau esančiame paveikslėlyje. Pirmasis stulpelis, vadinamas ID, yra paskelbto produkto apžvalgos straipsnio ID. B stulpelis yra produkto pavadinimas. C stulpelis „Būsena“ išsaugo apžvalgos būseną taip, kad „paskelbtas 12–14–13“ reiškia, kad straipsnis buvo paskelbtas 2013 m. Balandžio 12 d. Stulpeliai D – I yra žymimi langeliai, susiję su darbu, kuris turi būti baigtas prieš produkto apžvalgą. gali pereiti redagavimo ir leidybos procesą.

Kriterijai (DI stulpeliai) apima produkto registraciją duomenų bazėje („QB“), formos pateikimą, kuriame aprašomos produkto specifikacijos („Specifikacijos“), produkto paveikslėlio („Vaizdas“) įkėlimą ir papildomų skaidrių demonstracijos sukūrimą. vaizdai („Skaidrių demonstracija“). Kiekvienam produktui taip pat reikia balų nuo vieno iki penkių („Reitingas“), o aš pridėjau dar vieną stulpelį „Pastabos“, kur aš paprastai tik nurodau, ar produktas vertas „PCMag“ redaktorių pasirinkimo.

Skaičiuoklė iš esmės yra žymės langelių serija. Tai leidžia man iš pirmo žvilgsnio pamatyti, ar aš padariau visus reikalingus pirmtako darbus. Tačiau ji turi ir kitų privalumų.

Lygiai taip pat, kaip žurnale pateikiu idėjas apie būsimus stulpelius „Gauti organizuotą“, aš taip pat prisijungiu prie „Apžvalgos“ skaičiuoklės produktų, kuriuos man gali būti įdomu peržiūrėti, apačioje. Todėl aš visada turiu sąrašą naujų idėjų.

Tai taip pat naudojama kaip labai greita nuoroda, jei man reikia ieškoti paskelbtų produktų paskelbimo datos arba unikalaus straipsnio ID (kuriuos darau gana dažnai). Be abejo, biure turime ir kitų sistemų, leidžiančių surasti tą informaciją, tačiau paprastai man greičiau ją ištraukti iš šios skaičiuoklės, nes aš ją pritaikiau pagal savo poreikius.

Sekite, kas pasikeitė

Paskutinė skaičiuoklė, kuria noriu pasidalinti, yra ta, kurią naudoju stebėdamas konkretų mano parašytą straipsnį: 100 geriausių „iPhone“ programų. Straipsnį valdyti reikalauja sudėtinga organizacija, nes dažnai atnaujinu turinį. Kitaip tariant, kas kelias savaites kelios iš 100 geriausių programų yra naujos. Turiu būti budrus, kurios programos, kurios, sakiau, yra geriausios šiandien, palyginti su mano, prieš šešis mėnesius, programomis.

Mano metodas yra gana paprastas. Aš registruoju kiekvieną programą „Excel“, nes ji patenka į 100 geriausių sąrašą. Aš įrašau datą, kai ji buvo įtraukta į straipsnį, arba paskutinį kartą atnaujinau tekstą, jei tai programa, kuri vis dar gera, bet žymiai atnaujinta nuo tada, kai paskutinį kartą apie tai rašiau. Aš taip pat palaikau sąrašą programų, kurios anksčiau buvo sąraše, bet nuo to laiko neteko savo vietos.

Ši skaičiuoklė taip pat padeda man pamatyti, ar pasiekiau 100 programų, nes „Excel“ automatiškai skaičiuoja jas už mane. Aš tai taip pat naudoju grupuodamas programas skirtinguose puslapiuose, pridedamas kraštines, nurodančias puslapių pertraukas. Spalvų kodavimas taip pat leidžia pamatyti, kurios programos yra naujos sąraše (geltona). Tai yra vėliava leidybos proceso metu, tai reiškia, kad turėčiau atidžiau tikrinti tas skiltis nei kitas.

Taip pat leiskite man pripažinti, kad nenaudoju visų stulpelių, kuriuos iš pradžių nustatiau šioje skaičiuoklėje. Vienu ar kitu metu maniau, kad tam tikra informacija yra svarbi, tik vėliau supratau, kad man jos visai nereikia. Kadangi ši skaičiuoklė priklauso tik man, galiu atsisakyti sričių, kurios neturi jokios naudos, be pasekmių. Galėčiau išvalyti skaičiuoklę ir atsikratyti skyrių, kurių nenaudoju, tačiau man labiau verta juos saugoti ir nenaudoti, nei investuoti į tai, kad skaičiuoklė būtų šiek tiek tvarkingesnė. Kokia prasmė? Niekas, bet aš niekada to nemato.

Skaičiuoklių naudojimo pranašumai, norint sekti savo darbą

Paprastos skaičiuoklės gali būti galingi įrankiai organizuojant savo darbą, o jums, norint juos sukurti, nereikia būti „Excel“ žingeidžiu. Skaičiuoklių naudojimo savo darbui privalumai yra šie:

• kad galėtumėte pamatyti tai, ką jau padarėte, kad daugiau to nekartotumėte (arba, jei jums reikia pakartoti, galite greitai pamatyti, kada ir kaip tai padarėte pirmą kartą, kad galėtumėte panaudoti tą ankstesnį darbą)
• turėdami tam skirtą vietą idėjoms užrašyti ir reguliariai jas peržvelgti
• tvarkyti savo darbo įrašus, jei kada nors prireiks įrodymų apie tai, ką padarei
• palengvindami savo užduotis, sukurkite visiškai jūsų poreikiams pritaikytą informacijos gavimo sistemą.