Susitvarkykite: kaip nuskaityti, išsaugoti ir susmulkinti mokesčių dokumentus

Mokesčių dokumentų tvarkymas yra nuolatinis procesas. Pirma, kai ką gausite, turite ką nors padaryti su kiekvienu dokumentu, nesvarbu, ar tai kreditai verslo išlaidoms padengti, ar W-2 forma iš darbdavio. Galite nuskaityti. Galite įkelti jį į aplanką. Kad ir ką darytumėte su mokesčiais, turite dar kartą į tai atsižvelgti, todėl jūs turite mokėti tai nustatyti. Jums gali tekti perduoti kai kuriuos iš šių dokumentų kažkam kitam, galbūt buhalteriui, bet bent jau iki mokesčių mokėjimo termino pabaigos IRS. Galiausiai norėsite tinkamai atsikratyti savo dokumentų, kad apsaugotumėte savo privatumą.

Jei suskaidysite visą procesą, kad galėtumėte numatyti, kaip vėliau naudositės mokesčių dokumentais, ir galėsite jais remtis, galite sugalvoti failų nuskaitymo, išsaugojimo ir galiausiai suskaidymo metodą, kad netyčia neliktumėte. pakeliui padaryk daugiau darbo sau.

Kokius mokesčių dokumentus turėtumėte išsaugoti?

Turėtumėte išsaugoti viską, ką jums išsiunčia iš darbdavių, taip pat visus dokumentus, susijusius su nekilnojamuoju turtu, banko sąskaitomis, dovanomis ar investicijomis. Kitaip tariant, išsaugokite kitų sugeneruotus dokumentus, kurie jums buvo pateikti mokesčių tikslais metų pabaigoje.

Kalbant apie jūsų sugeneruotus dokumentus, IRS tinklalapio patarimuose pažymima, kad įrašus sudaro „sąskaitos, kreditinės kortelės ir kiti kvitai, sąskaitos faktūros, ridos žurnalai, anuliuoti, atvaizduoti ar pakaitiniai čekiai, mokėjimo įrodymai ir kiti įrašai, patvirtinantys atskaitymus ar kreditus. jūs reikalaujate dėl savo grąžinimo “.

Skenuoti mokesčių dokumentus

Tikriausiai paimsite visus mokesčių dokumentus ir sudėsite juos į dėžę, stalčius ar aplanką. Puiku, jei tik vėliau jų greitai rasite, kai jums jų prireiks.

Greitesnis ir patogesnis būdas įsitikinti, kad dokumentus galite rasti vėliau, yra suskaitmeninti juos nuskaitydami. Nuskaitydami dokumentus taip pat galite sukurti atsarginę kopiją, taigi, jei kas nutiks su fizinėmis kopijomis (gaisras, potvynis, ketverių metų senumo), turėsite atsarginį rinkinį.

Galite naudoti didelį darbalaukio skaitytuvą arba daugiafunkcį spausdintuvą, kuriame yra skaitytuvas, kuris yra naudingas, jei turite didelių krūvių puslapių, kuriuos reikia nuskaityti. Jei turite tik keletą laisvų dokumentų, galbūt geriau naudoti mobiliojo nuskaitymo programą.

Daugelis mobiliųjų skenavimo programų yra nemokamos. Jie paverčia jūsų telefoną skaitytuvu. Jie automatiškai randa dokumentų kraštus ir konvertuoja vaizdus į PDF failus. Jei niekada anksčiau to nenaudojote, aš absoliučiai raginu jus pamėginti. Jie yra labai lengvai naudojami.

Mokesčių dokumentų išsaugojimas ir įvardijimas

Kai nuskenuosite dokumentus, naudingiausias dalykas, kurį galite padaryti, kad vėliau padėtumėte sau, yra protingai pavadinti failus ir juos įklijuoti į aplanką su labai aiškiu pavadinimu, pavyzdžiui, „2016 MOKESČIŲ DOKUMENTAI“.

Savo kompiuterio aplanke ir failų pavadinimuose naudokite ir mokesčių deklaravimo metus, ir žodžius „tax“ bei „tax“. Tokiu būdu, kai jums reikia failų vėliau, galite jų ieškoti, net jei tiksliai neprisimenate, kur juos įdėjote.

Jei tai yra failų pavadinimai, taip pat nurodykite formos pavadinimą, pvz., 1099-INT arba W-2, ir pateikite bet kokią kitą specifinę informaciją, signalizuojančią jums ar kitam asmeniui, tvarkančiam jūsų dokumentus būtent tai, kas yra byloje. Pavyzdžiui, geras „Duffy Bank“ 2016 1099-INT failo vardas būtų: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Smulkinimo mokesčių dokumentai

Nepakenks išsaugoti neapmokestinamų mokesčių dokumentų skaitmenines kopijas neribotą laiką, tačiau, be abejo, jūs galite saugiai atsikratyti popierinių kopijų po kelerių metų. Kaip minėta, IRS turi gaires, kuriuos dokumentus reikia išsaugoti per kiek laiko. Jei norite klysti atsargiai, septynerius metus reikia atsiminti, nes tai yra ilgiausias laikotarpis, kurio reikalauja vyriausybė.

Kadangi jūs pateiksite 2016 metus šiais metais, galite saugiai susmulkinti bet ką nuo 2009 ar ankstesnio laikotarpio. Jei vykdote nedidelę įmonę ar turite daug neskelbtinų dokumentų, tai yra būdas turėti savo smulkintuvą. Jie nėra tokie brangūs, o geriausi PCMag išbandyti smulkintuvai svyruoja nuo 159 USD iki 329 USD. Pigiausias iš populiariausių modelių yra „Swingline Style + Super Cross-Cut“ smulkintuvas.

Parašykite savo mokesčius

Dabar, kai jūs suprantate, kaip tvarkyti savo mokesčių dokumentus, atėjo laikas pradėti mokėti mokesčius - ir kuo anksčiau, tuo geriau. Nors jūs turite juos atlikti iki balandžio 18 dienos, jūsų ramybė bus naudinga, jei mokesčiai bus sumokėti anksčiau. Jei gausite grąžinamąją išmoką, ją gausite greičiau - o kas to nenori? Jei turėsite susimokėti, turėsite daugiau laiko sugalvoti, kaip su tuo susitvarkyti.

Be to, jei jums trūksta dokumento arba kuris nors iš jų pasirodo netikslus, tai geriau išsiaiškinti dabar, nei paskutinę dienos vidurnaktį. Žinoma, visada galite gauti pratęsimą, bet niekas nenori susidurti su tokiu paskutinės minutės stresu, jei jie gali jo išvengti. Taip pat atsižvelkite į tai, kad jei jums reikia kreiptis į palaikymo tarnybą pasirinktoje mokesčių deklaravimo tarnyboje, jūsų šansai, kad pavyks susisiekti su kuo nors, yra daug geresni nei tuo atveju, jei mokesčių deklaracijas pateikiate paskutinę minutę.

Mes turime dvi mėgstamiausias 2016 m. Mokesčių paruošimo paslaugas (tas, kurias turite pateikti 2017 m.). „TurboTax“ savarankiškai dirbantys darbuotojai yra geriausias pasirinkimas tiems, kurie nori pačios draugiškiausios sąsajos ir kuo platesnio palaikymo, įskaitant galimybę rengti vaizdo konferencijas su profesionalais, kurie gali pažvelgti į jūsų sugrįžimą realiu laiku. „TaxAct Online Premium“ yra mūsų redaktorių pasirinkimas, jei norite sumokėti mokesčius iš biudžeto, jei jums nereikia tiek rankos. Peržiūrėkite mūsų geriausios mokesčių paruošimo programinės įrangos apžvalgą.