Organizuokitės: kaip naudoti bendradarbiavimo programinę įrangą darbo srautams susieti

Jau pačią pirmą mano paties tikro darbo dieną vyriausias mane pasamdžiusios žurnalų leidybos įmonės redaktorius nuvežė į didžiulę ant sienos pritvirtintą schemą. „Štai kaip straipsnis pereina nuo parašyto iki paskelbto“, - sakė ji. Ji vedė mane per visą procesą, pabrėždama tas dalis, kuriose dalyvavo mano komanda ir aš. Tai buvo 2001 m., Kol bendradarbiavimo programinė įranga nebuvo laisvai prieinama, tačiau pamokos, kurias sužinojau tą dieną, galioja net šiame Asanos ir Slacko amžiuje.

Kiekvienas žurnalo straipsnis pateko į negabaritinį daugiasluoksnį voką su popieriaus lapu, įklijuotu priekyje. Popierius buvo spalvotas pagal žurnalą, kuriame pasirodys straipsnis. Mes tai pavadinome darbo striuke. Kiekvieną kartą, kai straipsnis pateko į kitą skyrių - kopijų redaktoriams tikrinti ar į klaviatūros skyrių - dėl pakeitimų, jo kelionės istorija buvo užrašoma ant darbo striukės. Kai vienas darbuotojas su tuo susitvarkė, ji paskirs jį naujam skyriui, įrašydama eilutę ant takelio. Kiekvienas, išvydęs darbo striukę, tiksliai žinojo visus etapus, kuriuos išgyveno straipsnis ir kur jis turėjo eiti toliau.

Pagalvojus apie šias darbo striukes, jos buvo šiuolaikinės darbo eigos programinės įrangos, tokios kaip Asana, pirmtakas ir fizinis pasireiškimas. Prie sienos pritvirtinta darbo eigos schema man, kaip naujam darbuotojui ir visiems kitiems, buvo puiki orientacija. Tai man davė aiškų vaizdą, ką ir kaip padarė organizacija.

Šiandieniniame pasaulyje, kuriame mes reikalaujame elektroninės aplinkos ir daugiausiai persikėlėme į elektroninius failus ir aplankus, lengviau atsisakyti kuriant tokio tipo darbo eigos dokumentus ir nuolat juos atnaujinant. Bet visoms įmonėms ir netgi mėgėjiško lygio komandiniams projektams labai svarbu dokumentuoti savo darbo eigą.

Kodėl dokumentų tvarkymo eiga?

Kodėl turėtumėte dokumentuoti savo darbo eigą? Yra keletas absoliučiai kritinių priežasčių, įskaitant šias:

• Tai padeda verslo savininkams ir vadovams iki galo apgalvoti ir suprasti, kas vyksta kiekviename verslo proceso etape ir kodėl;
• Tai leidžia nustatyti nereikalingus veiksmus ir nutraukti procesus;
• Tai primena darbuotojams ar komandos nariams, kurie gali būti nutolę nuo tam tikrų verslo etapų, kodėl jie egzistuoja ir kokią vertę jie teikia;
• Tai būtina norint įlipti į komandos narius;
• Tai yra vienas iš geriausių būdų paaiškinti potencialiems kolegoms, klientams ir investuotojams, kaip veikia įmonė; ir
• Tai komandai leidžia efektyviau pradėti naudoti bendradarbiavimo priemones.

Iki paskutinio taško aš jau minėjau Asaną. „Asana“ yra darbo eigos valdymo priemonė, panaši į steroidų darbų sąrašą. Tai labai panašu į darbo striukės sistemą, kurią naudojau savo pirmame leidybos darbe. Asana leidžia sekti užduotis, kurias reikia atlikti, ir jas atlikti per procesą. Kiekviena užduotis turi visų įvykdytų žingsnių ar papildomų užduočių istoriją. Kai vienas asmuo užbaigia turimą užduotį, ji paskiria ją kitam žingsniui ir nukreipia į asmenį ar skyrių, kuris jį paims.

Aš anksčiau pateikiau analogiją, kad „Asana“ yra tarsi kortų denis, tuo tarpu projekto valdymo programinė įranga yra kaip stalo žaidimas. Kai atidarote stalo žaidimą, gali būti kažkas panašaus į stalą, įvairiausių žaidimų ir aiškių taisyklių, kaip žaisti žaidimą. Kiekvienas žaidžiantis sutinka su tomis iš anksto nustatytomis taisyklėmis. Galėtumėte nukrypti nuo taisyklių, tačiau žaidimas buvo sukurtas maksimaliam malonumui, kai laikysitės tų taisyklių, taigi ir jūs.

Kai žaidi kortomis, visi žaidžiantys turi susitarti, koks žaidimas bus žaidžiamas ir kokių taisyklių laikysiesi. Galėjai groti širdimis ar spjaudyti. Kai kurie kortų žaidimai yra gerai žinomi su nustatytomis taisyklėmis, pavyzdžiui, „Texas Hold'em“. Tada yra kitų žaidimų, turinčių variantų, tokių kaip „rummy“ („rummy gin“, „tiesiai rummy“, „500 rummy“ ir panašiai) ir jums reikia maišyti taisykles su visais prie stalo, kad įsitikintumėte, ar visi sutariate dėl kaip žaisti. Taip pat yra galimybė sugalvoti savo kortų žaidimą su unikaliomis taisyklėmis, kurias turite išmokyti visiems, kurie nori žaisti.

Asana (ir daugelis kitų bendradarbiavimo įrankių; aš akimirksniu pateiksiu daugiau pavyzdžių), kaip sakiau, yra tarsi kortų denis. Taigi, kad „Asana“ veiktų, visi turi žinoti, kaip žaidžiamas žaidimas, kokios yra taisyklės, koks yra tikslas ir kaip žaidimas baigiasi.

O kaip su Kanbanu?

„Kanban“ plokštės yra dar vienas bendradarbiavimo priemonių, labiau panašių į kortų denį, pavyzdys. „Trello“ yra vienas internetinių kanbanų įrankio pavyzdžių. Programinės įrangos kūrimo ir programavimo komandos dažnai naudoja kanbaną tiksliai apibrėžtu ir iš anksto nustatytu būdu (pavyzdžiui, žaidžiant „Texas Hold'em“), tuo tarpu tie, kurie naudoja kanbaną asmeniniam naudojimui, gali sudaryti bet kokias jiems patinkančias taisykles.

Jei turite dokumentais pagrįstą darbo eigą, galite lengvai ją susieti su Asana. Pradėti naudoti „Asana“ yra daug lengviau, kai jau turite dokumentais pagrįstą darbo eigą, nes tai reiškia, kad jūs jau svarstėte visą verslo ar komandos procesą iš viršaus į apačią. Asanos priėmimas užima šiek tiek bandymų ir klaidų, nesvarbu, bet tai bus daug nepatogiau ir labiau erzins, jei tai darysite niekada neiš anksto dokumentavę savo darbo eigos.

Darbo eigos žemėlapis

Naudojant darbo eigos programinę įrangą, paprastai viskas, kas baigta, net jei visas procesas vyksta. Tai, ką galite atlikti, paprastai yra jūsų užduotys ar užduotys.

Projektų valdymo programinės įrangos idėja yra labai skirtinga. Iš esmės projektas yra kažkas, kuris yra baigtas ir pateiktas pasimatymui. Tačiau ne visos darbo rūšys yra projektai. Žurnalų leidykloje, kurioje dirbau, straipsnis būtų baigtas spausdinant. Panašiai kiekvienam žurnalo leidimui buvo nustatyta pabaigos data. Bet kopijų taisymas niekada nebuvo baigtas. Tai buvo nuolatinis darbas. Jį vis dar reikėjo sekti. Jam buvo priskirtos konkrečios užduotys - nukopijuokite redaguoti šį straipsnį, tačiau pats kopijavimo redagavimas neturėjo pabaigos datos ar pristatymo.

Darbo eigos žemėlapio sudarymo procesas taip pat reiškia, kad reikia tiksliai nustatyti, kuriuos procesus ar procedūras reikia aiškiai priskirti ir stebėti. Šis tikslumas ir detalumo lygis yra labai svarbus.

Pagalvokite apie maisto gaminimo receptą. Receptuose nėra išvardytas kiekvienas žingsnis, nes daugelis jų numanomi ar suprantami. Receptuose nėra sakoma, kad reikia nulaužti kiaušinius, ištuštinti jų turinį ir išmesti lukštus, nes „pridėti kiaušinių“ tai jau reiškia, ir išvardyti visus tuos veiksmus yra be reikalo sudėtinga. Panašiai darbo aplinkoje gali būti suprantama, kad „redaguoti straipsnį“ reiškia „patikrinti antraštę, patikrinti antraštę, nukopijuoti redaguoti kūrinį ir palikti bet kokius klausimus autoriui“.

Tačiau kai kuriose situacijose jums gali reikėti aiškiau apibūdinti. Kažkada dirbau laikraščių leidyboje, kur tikrinau antraštes, nuotraukų antraštes, datą puslapio apačioje ir puslapio numerį turėjo būti atskiras žingsnis nuo kopijavimo, nes jie dažnai buvo ignoruojami.

Kitaip tariant, jūs turite išsiaiškinti, koks išsamumo lygis yra būtinas. Per daug žingsnių, o programinę įrangą naudojantys žmonės ignoruoja šią procedūrą. Per mažai ir gali atsitikti kritinių klaidų. Tikriausiai tai užtruks šiek tiek bandymų ir klaidų, kad viskas būtų teisinga, tačiau prieš pradėdami turite priimti keletą sprendimų.

Mąstymo žemėlapių sudarymas

Atlikdami darbo eigos planavimą, taip pat praleisite laiko, norėdami išsiaiškinti, kaip jūsų organizacija mąsto kolektyviai. Kokia jūsų organizacijos mintis apie projektus, žmones ar dominančias temas? Tai aktualu Asanoje, kaip ir kitose bendradarbiavimo priemonėse.

Lieknumas yra geras pavyzdys. „Slack“ yra pranešimų platforma, kuri pabrėžia „traukimą“, o ne tiesioginius pranešimus, todėl viskas pasirenkama norint gauti žinutes. Norėdami sukurti gerus tų pranešimų filtrus, turite iš dalies pasikliauti kanalais. Kanalai yra kaip grupės, o jei norite, kad kanalai būtų veiksmingi, turite žinoti, kaip jūsų komanda galvoja apie viską. Ar galvojate apie departamentus ar projektus? Ar galvojate apie temas ar klientus? Jei vadovaujate nekilnojamojo turto bendrovei, gal galvojate apie apylinkes, turto vertės ribas ar atstovus. Prieš kurdami kanalus, turite išsiaiškinti savo komandos požiūrį, kad jie iš tikrųjų efektyviai palengvintų komandinį darbą.

Bendradarbiavimo įrankiai dažnai apima daugiau informacijos tvarkymo būdų, tokių kaip spalvų kodavimas, žymėjimas ir kartais net spalvotas žymėjimas. Prisimeni tas spalvotas darbo striukes, kurias aprašiau anksčiau? Tas pats sandoris. Tinkamai naudojant spalvas, tai yra vaizdinis ženklas, kuris nedelsdamas aiškiai perteikia informaciją. Dėl šios priežasties spalvų kodavimas padidina produktyvumą. Aš labai rekomenduoju naudoti bendradarbiavimo programoje spalvų kodavimą, jei tik iš pradžių įsitikinsite, kad komanda mąsto apie tai, kodėl pirmiausia kažkas turėtų būti koduojamas spalvomis. Kokią informaciją reikia perduoti nedelsiant ir be žodžių? Jūs turite suprasti savo komandos mąstymą, kad galėtumėte atsakyti į šį klausimą.

Įskaitant kultūrą

Prieš susiejant juos su bendradarbiavimo įrankiu, svarbu dokumentuoti darbo eigą. Taip pat svarbu suprasti ir susieti požiūrį. Paskutinis kūrinys yra kultūra.

Bendradarbiavimo priemonės atspindi įmonės kultūrą ir atvirkščiai. Iš tiesų svarbu nustatyti bendras įsitraukimo į profesionalumą taisykles, formalumo lygį ir tai, kur yra ir nėra tikslinga nukrypti nuo temos.

Darbuotojo ar komandos nario požiūriu, bendradarbiavimo priemonės labai dažnai naudojamos kaip vieta, kur išpūsti garą. Remdamasis mano patirtimi, žmonės skųs savo nuoskaudas, nepaisant to, ar bendradarbiavimo priemonės suteikia jiems tam skirtą erdvę. Kai kurios organizacijos vertina atvirą diskusiją ir net aršias diskusijas apie darbą, o kitos mano, kad tai blaško ir gali būti pavojinga.

Vien tik bendradarbiavimo priemonės negali nustatyti, ar žmonės vengs ir nesutiks tinkamose vietose. Tai turi kilti iš įmonės kultūros. Žmonės, einantys vadovaujančias pareigas, turi aiškiai pasakyti, ar jie nori, kad komandos nariai kalbėtųsi su skundais ir argumentais darbe ar už jo ribų. Kas turi žinoti, kai kyla problemų? Ar komandos nariai nori pareikšti anonimiškumą prieš pareikšdami susirūpinimą ar skundą? Ar skundžiamasi dėl katarsio ar norima pabrėžti galimas darbo ir darbo eigos problemas? Jei vis tiek nutiks (ir yra), geriau į tai atsižvelgti ir priimti sprendimus dėl to, o ne apsimesti, kad taip nevyksta.

Papildomi resursai

Kitas šaltinis, palengvinantis darbo eigos planavimą, yra minčių žemėlapių programinė įranga; Peržiūrėkite šiuos patarimus, kaip minčių žemėlapis gali paneigti jūsų projekto valdymą. Jei dar tik pradedate naudotis projektų valdymo programine įranga, tai turėtų padėti šie keturi patarimai, kaip pradėti. Atidžiau pažvelgti į Asaną padeda perskaityti keletą patarimų, kaip naudotis Asana.