Pasiruoškite naujiems pranešimams apie sužalojimus darbo vietoje

Brooke Zimet iš pradžių žino, kas yra nesąžininga užpildyti saugos darbe formas. Šiandien „Zimet“ yra Žmogiškųjų išteklių valdymo draugijos (SHRM) sertifikuota vyresnioji profesionalių žmogiškųjų išteklių (HR) konsultantė ir „TalentShip LLC“ savininkė Portlande, Ore. Tačiau pirmąjį savo darbą dirbant žmogiškųjų išteklių asistentu, jos darbdaviui buvo paskirta bauda, ​​nes Zimet neturėjo Nebuvo išmokyta, kaip tinkamai pildyti darbuotojų saugos ir sveikatos administracijos (OSHA) įrašus, kai darbuotojai susirgo ar buvo sužeisti darbe. OSHA inspektorių atliktas netikėtas auditas atskleidė jos klaidas. „Jei to niekada anksčiau neįvyko, tu net neįsivaizduoji, kad turi žinoti“, - sakė Zimet.

Nuo 2017 m. Įmonėms bus dar svarbiau tinkamai sutvarkyti darbo saugos dokumentus. Tada įsigalės nauja OSHA norma, reikalaujanti, kad maždaug 750 000 darbdavių elektroniniu būdu pateiktų metines darbuotojų ligų ir sužeidimų ataskaitas agentūrai, kuri duomenis paskelbs savo svetainėje.

Darbdaviams tai neturėtų būti per sunku. Tačiau, kaip aš sužinojau iš technologijų pardavėjų ir pramonės atstovų, įmonės, atlikdamos šį darbą, negali pasikliauti vien HR programa. O suklydę ar net per daug nuodugnūs, gali sugrįžti įkąsti.

„HR Tech“ pardavėjai pašalina programinės įrangos naujinius

Naujas OSHA reglamentas, galutinai baigtas gegužę, turi įtakos JAV įmonėms, kuriose dirba daugiau nei 250 darbuotojų, taip pat įmonėms, kuriose dirba 20 ir daugiau darbuotojų keliose dešimtyse didelės rizikos pramonės šakų, įskaitant statybos, maisto prekių parduotuvių, gamybos ir slaugos namus.

Pagal naująjį reikalavimą OSHA savo svetainėje skelbs darbuotojų saugos duomenis, tikėdamasi, kad „viešas duomenų apie darbo sužalojimus atskleidimas paskatins darbdavius ​​labiau stengtis užkirsti kelią su darbu susijusioms traumoms ir ligoms“, teigiama agentūros pranešime. Naujoji taisyklė įpareigoja darbdavius ​​informuoti darbuotojus apie tai, kaip jie gali pranešti apie sužeidimus, ir neleidžia jiems keršyti prieš darbuotojus.

Po to, kai OSHA išleido atnaujintas taisykles, aš užmezgiau ryšį su daugiau nei puse tuzinų technologijų tiekėjų, įskaitant vietinių ir debesyje pagrįstų HR valdymo bei laiko ir lankomumo programinės įrangos tiekėjus. Norėjau sužinoti, ar jie planuoja atnaujinimus, kad padėtų klientams jų laikytis.

Gavau įvairių atsakymų. Anot darbo užmokesčio tvarkymo milžinės atstovo, ADP siekia padidinti galimybes. „SAP SuccessFactors Perform and Reward“ atstovas sako, kad bendrovės modulį „Centrinis darbuotojų laikas ir lankomumas“ galima sukonfigūruoti sekti ir kaupti nebuvimą pagal tipą, įskaitant su darbu susijusias ligas ir traumas. Tačiau vartotojai turės atsisiųsti duomenis į OSHA priimtiną elektroninį formatą, kad galėtų juos perduoti agentūrai.

Kiti HR technikos pardavėjai vis dar aiškinasi, ką jie darys. Jonathanas Rejholecas, „BambooHR“ vyresnysis produktų vadovas, prieš imdamasis kokių nors veiksmų nori išsiaiškinti, ar klientai mano, kad tai yra svarbi savybė. „Ultimate“ programinė įranga taip pat palaiko ir mato požiūrį prieš nusprendžiant atnaujinti „UltiPro“ HR valdymo paslaugą. „Kronos“ ieško jų „Kronos SaaShr“ produkto. „PlanSource“, kuri visų pirma teikia naudą administravimo programinei įrangai, tariasi su technikos tiekėjais, su kuriais ji bendradarbiauja vykdant kitas HR funkcijas, kad nustatytų, kaip geriausiai spręsti šią situaciją. Niris Leibovičius, „GoCo“, pradedančio su „Zenefits“ konkuruojančio HR platformos startuolis, generalinis direktorius bando įvertinti, kiek jo klientų paveiktų reguliavimas. „GoCo“ klientai paprastai turi nuo penkių iki 300 darbuotojų, o Leibovičius sako negalėjęs rasti duomenų, kiek tokio dydžio įmonių patenka į OSHA padidintos rizikos pramonės sąrašą.

Verslo ir technologijų autorius bei pranešėjas Philas Simonas sako, kad HR programinės įrangos gamintojai pridės šią funkciją, jei nori, kad jie būtų vertinami kaip teisėti konkurentai, kaip mėgstami ADP, „Oracle“, „Workday“ ir kiti dideli pramonės pavadinimai. Kita vertus, „esu tikras, kad bus daugybė kompanijų, kurios tai laikys skaičiuoklėje arba nežino, kad jų HR technologijos galėtų tai padaryti“, - teigė Simonas, anksčiau dirbęs HR technologijų pardavėju „Lawson Software“ (dabar dalis infor).

Išvalykite duomenis, gaukite mokymus ir kitus pasiruošimo būdus

Darbdaviai nėra visiškai paskendę, jei HR technologijų pardavėjas, iš kurio perka, neatnaujina savo programinės įrangos, kad atitiktų naują elektroninių ataskaitų teikimo taisyklę. Panašiai kaip „SAP SuccessFactors Perform and Reward“, daug įmonių išteklių planavimo (ERP) ir HR programinės įrangos bei valdymo sistemų jau generuoja pranešimus apie nebuvimą. Tada įmonės turės žengti papildomą žingsnį, kad iš sistemos išgautų atitinkamus duomenis į OSHA priimtiną formą.

Kad įmonės galėtų pateikti duomenis, jos turi įsitikinti, kad jos tvarkingos. Nuvykti į tą vietą gali būti sunkiau, nei atrodo. Kai kuriose organizacijose darbuotojui sužeidus, vadovas arba vadovas gamyklos aukšte užpildo pranešimą apie įvykį arba laukia HR, kad pasakytų, ką reikia daryti. Dėl to kartais formos nėra tinkamai užpildytos arba yra neišsamios. „Devyniasdešimt penki procentai mano patirties laiko, sistema neveikia tinkamai, nes kažkas nekreipė dėmesio į duomenų kokybę“, - sakė Simonas.

Siekdamos įsitikinti, kad taip neatsitiks ateityje, įmonės gali paskirti darbuotojus, kurie reguliariai užpildytų darbo vietos saugos formas, vykdydami atitinkamus mokymus. Valstybinės darbuotojų saugos agentūros, tokios kaip Oregonas, OSHA siūlo internetines klases. Taip pat ir OSHA per OSHA mokymo instituto švietimo centrus, nacionalinį ne pelno organizacijų tinklą, siūlantį agentūrų įgaliotas klases.

Zimetas sako, kad organizacijos taip pat turi būti atsargios dėl dalijamos informacijos kiekio. Prieš pakeitimą darbdaviai klydo atsargiai ir per daug pranešė. "Bet jei jūs tai padarysite dabar, - perspėjo ji, - jums gali būti skirtos nuobaudos. Jūs nenorite, kad įvyktų daug incidentų ir nelaimingų atsitikimų, nes tai sukels patikrinimą."

Jei smulkusis verslas turi didesnių konkurentų, kurie turi laikytis naujųjų taisyklių, Zimet sako, kad tai galėtų pradėti daugiau OSHA tyrimų jų pramonėje. „Taigi ir mažiems vaikinams reikia laikytis norų“, - sakė ji.

„Zimet“ dirbo keliose sveikatos priežiūros ir ikimokyklinio ugdymo įmonėse (arba pagal sutartis). Šiose dviejose pramonės šakose OSHA vertina didelę ligų ir traumų riziką darbe, todėl tikrina dažniau. Ji spėja, kad per tuos metus buvo atlikti bent aštuoni patikrinimai. Jei naujoji internetinių ataskaitų teikimo taisyklė sąlygoja OSHA auditą, ji siūlo įmonėms sudaryti kontrolinį sąrašą, į kurį galėtų kreiptis apskaitininkai. Kontroliniame sąraše turėtų būti nurodymai, kur saugomi duomenys, ir klausimai, kuriuos OSHA dažniausiai užduoda audito metu. „Tai gali būti taip paprasta, kaip turėti saugos skyrių įmonės intranete arba sukurti wiki“, - sakė ji. „Tiek daug bendrovių turi šiuos dalykus segtuvuose.