„Smartsheet“ apžvalga ir įvertinimas

Kiekvienas sėkmingas verslas jau naudoja skaičiuokles ir tikriausiai daug daugiau nei tik sudaro biudžetą. „Smartsheet“ paverčia tas pažįstamas langelių eilutes ir stulpelius projekto valdymo programa. Rezultatas yra unikalus hibridas, galintis valdyti viską nuo biudžeto sudarymo ir ataskaitų teikimo iki išteklių valdymo ir užduočių stebėjimo. Ši debesies programa neabejotinai padaro skaičiuokles intelektualesnėmis, o tam tikriems darbams gali būti geriau už tradicinę projekto valdymo platformą. Jei išbandyta ir tiesa, turėjote omenyje daugiau, vis dėlto atkreipkite dėmesį į tradiciškesnius „Editors 'Choice“ nugalėtojus projektų valdymo, „Zoho“ ir komandinio darbo projektuose.

Kainos ir planai

„Smartsheet“ siūlo keturias pakopų paslaugas ir 30 dienų nemokamą bandomąją versiją. Tačiau ji neturi nemokamos paslaugų pakopos. Yra du planų tipai, prie kurių galite prisiregistruoti tiesiogiai iš interneto: „Standard Individual“ (19 USD asmeniui per mėnesį arba 168 USD asmeniui, kai mokama kasmet) ir „Standard Business“ (32 USD asmeniui per mėnesį arba 300 USD asmeniui per metus). Anksčiau buvo parinktis, vadinama „Smartsheet Team“, tačiau ji buvo nutraukta.

Be to, „Smartsheet“ turi įmonės planą ir „Enterprise Premier“. Abi šios pakopos yra skirtos didelėms organizacijoms, kurioms reikalinga išsami administratoriaus ir saugos kontrolė. Kreipkitės į įmonę, norėdami pasiūlyti bet kurios iš įmonės variantų kainą.

Norėdami gauti nemokamą bandomąją versiją, jums reikia įmonės el. Pašto adreso, ty tokio, kuris nėra akivaizdus nemokamas el. Pašto adresas. Tačiau jums nereikia kreditinės kortelės. Nemokamas bandymas taip pat turi tam tikrų apribojimų. Pavyzdžiui, vienu metu galite turėti tik 50 lapų. Tačiau galite bendrinti lapus su neribotu bendradarbių skaičiumi ir pridėti kolegų, kad išbandytumėte kai kurias Verslo plano funkcijas. Kiekvienas asmuo taip pat gauna 5 GB vietos. Galite žaisti su „Smartsheet“ formomis (tai yra internetinės formos ir kitokio pobūdžio duomenų rinkimo formos), tačiau negalite jų paskelbti, kol naudojate nemokamą bandomąją versiją.

Skirtumas tarp „Standard Individual“ ir „Standard Business“ paskyros sumažėja dėl kai kurių funkcijų ir vartotojo administravimo funkcijų apribojimų. Individualiose sąskaitose gali būti 10 bendradarbių kiekviename elemente, iš viso 10 lapų, penkios ataskaitos ir viena informacijos suvestinė. Šiai pakopai priklauso 50 GB saugyklos vietos vienam licencijuotam vartotojui. Verslo paskyros gauna neribotą kiekį bendradarbių, ataskaitų ir prietaisų skydelių, o vienam licencijuotam vartotojui gali būti 100 lapų. Verslo sąskaitose taip pat gaunama 100 GB atminties vietos kiekvienam licencijuotam vartotojui; vartotojų, grupių ir išteklių valdymo valdikliai; ir prieiga prie veiklos žurnalų.

Kainų palyginimas

Kaip „Smartsheet“ kaina ir vertė gali būti lyginama su kitomis programomis? Tai tikrai priklauso nuo to, kaip jūs naudojatės paslauga. Pvz., Jei jūs naudojate tai projekto valdymui, tada kaina yra panaši į tos kategorijos vidutinės klasės programas, kurios vienam asmeniui per mėnesį kainuoja apie 30–45 USD. Pačios konkurencingiausios kainos projekto valdymo programos kainuoja mažiau nei nuo 5 iki 12 USD asmeniui per mėnesį.

Jei iš duomenų bazės ir skaičiuoklės kampų naudojate daugiau „Smartsheet“, tuomet galėtumėte palyginti su „Airtable“. Užsakomosios išlaidos kainuoja mažiau: nuo 12 USD asmeniui per mėnesį ir iki 24 USD asmeniui per mėnesį. Ta programa taip pat turi nemokamą paslaugų lygį, todėl galite išbandyti ją tiek laiko, kiek jums reikia.

Darbo su „Smartsheet“ pradžia

Su „Smartsheet“ galima nuveikti labai daug, jei nori įdėti kokį nors darbą. Beveik viską, ką galite padaryti skaičiuoklių programoje, galite padaryti naudodami „Smartsheet“. Tačiau ne viskas programoje yra labai intuityvi, todėl turėtumėte planuoti šiek tiek laiko skirti žiūrėti vaizdo įrašų mokymo programas ir mokytis programos privalumų.

Pradėję nuo „Smartsheet“, kuris veikia debesyje (per žiniatinklio programą) ir „iOS“ bei „Android“, sukuriate tuščią lapą arba pasirenkate šabloną. Šablonai yra išdėstyti pagal kategorijas, į kurias įeina žmogiškieji ištekliai, rinkodara, IT, projektai, pardavimai ir kitos sritys. Norėdami susidaryti idėją apie asortimentą, galite rasti šablonus, skirtus dažniausiai naudojamiems tikslams, tokiems kaip klientų atsiliepimų forma ir metinis kalendorius pagal dieną, taip pat tikslingesniems tikslams, tokiems kaip nuomojamo turto priežiūra, išlaidų ataskaita, rep. ir renginių planą bei biudžetą. Tada yra projekto valdymo šablonai, į kuriuos įeina:

• Agile projektas su Gantu
• Išleidimo sekiklis su forma
• Projekto pradžios planas
• Projektas su Ganto ir biudžeto variantais
• Projektas su „Hard Deadline“ ir „Gantt“
• „Sprint“ planavimo valdyba

Nesvarbu, kaip pasineriate į programą, ekrane pasirodo perdengimai, paaiškinantys visas svarbiausias savybes. Įrankių patarimai ir nuorodos į dokumentaciją bei mokymo vaizdo įrašus visada yra pasiekiami, ko jums prireiks tam tikru metu. Net jei esate „Excel“ žinovas, „Smartsheet“ kartais vis tiek gali jus suklaidinti. Ne visos formulės yra identiškos abiejose programose.

Smartsheet palaiko tvarkingą sąsają. Skaičiuoklė užima ekrano vidurį. „Microsoft“ tipo įrankių juostoje viršuje yra formatavimo mygtukai ir parinktys, skirtos vaizdui pakeisti. Kai į jūsų lapą pridedama Ganto diagrama, galite pasirinkti ją peržiūrėti; jis atrodo ląstelių dešinėje. Slankmačiai leidžia pakeisti langų plotį, kad būtų geriau pritaikytas vaizdas.

Sulankstomas kairysis šoninis skydelis leidžia pamatyti visus jūsų sukurtus lapus ar tuos, kuriuos žmonės bendrino su jumis. Jūs naudojate tai, kad greitai pereitumėte tarp lapų.

Dešinėje sąsajos pusėje yra kelios piktogramos, leidžiančios pamatyti bet kokius šiame lape vykstančius pokalbius, priedus ir komentarus, susijusius su įrodymų užklausomis. Priklausomai nuo jūsų prieigos lygio ir paskyros tipo, taip pat galite pamatyti atnaujinimo užklausas, veiklos žurnalą, paskelbimo mygtuką, kuris daro lapą matomą viešame URL ir lapo santrauką.

Savybės ir naudojimas

Smartsheet daro skaičiuoklės duomenis dinamiškesnius tarp ne „Excel“ guru. Kiekviena eilutė arba stulpelis gali būti pasirinktinių verčių išskleidžiamasis meniu, kontaktų sąrašas, data, žymimoji dėžutė, simbolis ir pan. Pvz., Norėdami sudaryti užduočių sąrašą, galite pažymėti žymimuosius langelius viename stulpelyje ir pavadinti jį baigtu, tada šalia jo įdėkite stulpelį pavadinimu Užduoties pavadinimas. Jūs netgi galite pridėti trečią stulpelį, kuriame yra jūsų kontaktų sąrašas, kad galėtumėte pridėti perėmėją. „Smartsheet“ taip pat leidžia priskirti užduotį keliems žmonėms. Stulpelyje Kontaktų sąrašas turite pasirinkti leisti kelis kontaktus kiekvienoje ląstelėje.

Jei galvojate naudoti „Smartsheet“ tik paprastam užduočių sekimui, galbūt taip pat palyginsite ją su kitomis darbo valdymo programomis, tokiomis kaip „Airtable“ ir „Trello“. Visų pirma, „Trello“ nusipelno pagyrų už tai, kad juo lengva naudotis. Tai gali padaryti tik dalelę to, ką gali „Smartsheet“, tačiau jei viskas, ko norite iš programos, yra būdas kartu valdyti ir sekti užduotis, „Trello“ gali būti tinkamesnė.

Tačiau skirtingai nuo „Trello“, savo darbų sąraše „Smartsheet“ galite pridėti hierarchijas. Spustelėdami galite įterpti eiles po tėvų eilutėmis. Galite lengvai vilkti langelius ir eilutes į pagrindines eilutes ir iš jų, arba patraukti pagrindinę eilutę, kad perkeltumėte ją ir visas jos antrines eilutes.

Ar norite peržiūrėti savo skaičiuoklę kitaip? Pridėkite pradžios ir pabaigos datų stulpelį ir galite sugeneruoti lapo Ganto diagramą. Pridėkite dar keletą stulpelių ir sureguliuokite kai kuriuos parametrus, o užduotys gali būti susietos Ganto diagramoje, kad atspindėtų, kada baigiasi viena, o prasideda kita. Deja, Ganto diagrama ekraną dalijasi elentiškai su jūsų skaičiuokle.

„Smartsheet“ puikiai prideda tokius įrankius, kuriuos norite, kad standartinės skaičiuoklės būtų patogesnės. Pavyzdžiui, sąlyginio formatavimo įrankis leidžia apibrėžti parametrų užpildymo tuščiąjį stilių. Lapas, kuris automatiškai išryškins bet kurią eilutę su vertėmis, kurias norite pabrėžti, užtrunka tik keletą paspaudimų. Tas pats pasakytina ir apie ataskaitas kuriančią sistemą, kuri išskaido naujus lapus pagal jūsų nurodytus kriterijus.

Kadangi „Smartsheet“ turi visus skaičiuoklės programos ir projekto tvarkyklės įrankius, galite sukurti galingus hibridinius dokumentus. Pvz., Galite sukurti biudžeto lapą, kuriame būtų naudojamos formulės kiekvieno projekto projekto išlaidoms apskaičiuoti, taip pat galėtumėte priskirti, kas atsakingas už kiekvieną projektą, kiek šis projektas pažengė į priekį, ir kiekvieno projekto pradžios laiką. ir pabaiga.

Žinoma, naudodamiesi „Smartsheet“ galite nuveikti daug daugiau. Pvz., Galite susieti vieno lapo langelius su visiškai kito lapo langeliais, leisdami duomenų srautui tarp projektų. Norėdami sukurti duomenis, kurie automatiškai pridedami prie atitinkamo lapo, galite sukurti internetines formas. Šiek tiek padirbėję galite pridėti progreso juostas į Ganto diagramas. Taikydami dar tikslesnius parametrus, galite peržiūrėti ir valdyti, kiek darbo yra skirta kiekvienam jūsų įmonės asmeniui, ir atitinkamai subalansuoti apkrovą. Ši paslauga taip pat gali importuoti jūsų senas skaičiuokles, leisdama jums patobulinti esamą organizacinę sistemą.

Smartsheet toliau

„Smartsheet“ turi keletą tvarkingų funkcijų, kurias verta išmokti. Visų pirma verta ištirti darbo eigą. Darbo eigos yra funkcija, leidžianti programoje sukurti savo automatizavimą. Jūs nustatote kai kuriuos parametrus, o įvykdžius sąlygas automatiškai atliekamas kitas veiksmas. Pvz., Galite sukurti tokią darbo eigą: Po sausio 1 d., Kai bet kuris elementas bus pažymėtas kaip „baigtas“, praneškite „Mary Manager“ pranešimu, primenančiu, kad ji turi peržiūrėti darbą su klientu.

„Workflow“ sąsaja lengva naudotis, nors ji neatrodo labai įspūdinga, o jos dizainas yra gana pradinis.

Ankstesnėje „Smartsheet“ apžvalgoje pažymėjome, kad tai nėra ideali laiko stebėjimo, ataskaitų teikimo ir keleto kitų įprastų verslo užduočių atlikimo sistema. Be abejo, galbūt pavyks rasti ir tinkinti šabloną, kuris tinka jūsų specifiniams poreikiams, arba galite sukurti sistemą, jei esate pakankamai įprasti su skaičiuoklėmis. Tačiau šiuo metu programoje nėra nieko, kas galėtų sekti laiką. Kai paklausėme įmonės atstovo šiuo klausimu, jie paminėjo, kad „Smartshee“ neseniai įsigijo „10000ft“ - verslo programą išteklių planavimui, projekto planavimui ir laiko stebėjimui. Laikui bėgant tikėkitės daugiau sinergijos tarp dviejų programų.

Ankstesnėje apžvalgoje, kuri buvo pakeista, dar kažkas pažymėta, kaip „Smartsheet“ išsaugo duomenis. Anksčiau automatinio išsaugojimo nebuvo. Turėjote rankiniu būdu paspausti išsaugojimo mygtuką, o tai labai neįprasta nuotolinių išteklių saugyklomis paremtoje programoje. Tačiau dabar yra galimybių automatiškai taupyti laiką. Asmeniniuose nustatymuose būtinai pasirinkite dvi parinktis: Automatinis išsaugojimas po 1 minutės neveiklumo ir Automatinis išsaugojimas mano pakeitimams, kai palieku lapą, ataskaitą ar prietaisų skydelį. Tie parametrai yra geresni, tačiau vis tiek nėra idealūs. Norėtume, kad „Smartsheet“ pagal numatytuosius nustatymus automatiškai išsaugotų kiekvieną veiklą.

Integracija ir programos mobiliesiems

„Smartsheet“ neveikia su daugeliu kitų programų ir paslaugų, tokių kaip „Box“, „Dropbox“ ir „Google“ diskas. Taip pat yra plati programų parduotuvė, kad būtų daugiau funkcijų. Jei nerandate to, ko jums reikia, galite naudoti „Zapier“, norėdami prijungti „Smartsheet“ prie kitų programų arba dirbti su „Smartsheet“ API.

Mobiliojoje pusėje „Smartsheet“ turi „iOS“ ir „Android“ skirtas programas. Programa mobiliesiems yra gerai optimizuota ta prasme, kad ji nėra tokia baugi ir svaiginanti, kaip galite įsivaizduoti skaičiuoklės tipo programai. Tai geriausiai tinka tokiems dalykams, kaip diskusijų užmezgimas ar failų patikrinimas.

Geriausias ir blogiausias iš abiejų pasaulių

„Smartsheet“ yra galinga projekto valdymo priemonė tiek gerais, tiek blogais būdais. Daugeliui projektų vadovų skaičiuoklės yra žinomos ir lanksčios. Jie tvarko neapdorotus duomenis, ir jūs galite kurti juos taip, kaip norite. Išmokti juos naudoti gali būti sudėtinga, jei dar nespėji. Be to, dėl to, kiek reikia pritaikymo, kartais gali prireikti įgūdžių, kurie yra tikrosios faktinio kompiuterio programavimo būdo.

Gerai: „Smartsheet“ yra galinga ir lanksti, joje yra didžiulė pagalbos dokumentacijos ir mokymo vaizdo įrašų dalis. Blogai: jūs turite išmokti tiek projektų valdymo, tiek skaičiuoklių programinę įrangą.

Jei projekto valdymas naudojant skaičiuokles jums atrodo tinkamas, nerasite nieko geresnio nei „Smartsheet“. Jei esate mažas verslas, kuriam reikia greitai susitvarkyti su projektų valdymu, nenaudojant jūsų „Excel“ meistro, laikykitės to, kas patogesnė vartotojui. Pagrindinis pasirinkimas turėtų būti mūsų redaktorių pasirinkimas „Zoho Projects“, kuris puikiai tinka mažoms įmonėms, kurių biudžetas yra didelis, „Teamwork Projects“, pasižymintis savo naudojimo paprastumu, ir „LiquidPlanner“, kuris yra geriausias labai didelėms organizacijoms, turinčioms sudėtingų poreikių.