6 šaunūs dalykai, kuriuos galite padaryti naudodami „Adobe“ dokumentų debesį

„Adobe Document Cloud“ klientai dažnai jį naudoja kaip pagrindinį PDF formato kūrimo ir redagavimo įrankį. Tačiau nors „Adobe“ išlieka savo PDF standarto karaliumi, „Document Cloud“ yra labai konkurencinga dokumentų valdymo platforma, turinti daugybę funkcijų, kurios galėtų būti naudingos jūsų organizacijai. Nuo lengvai redaguojamų ir pasirašytinų dokumentų iki PDF rinkmenų, kurias galima valdyti bet kuriame įrenginyje, iki patobulintų saugos funkcijų, įgalinamų naudojantis duomenų klasifikacija; visa tai galima rasti dokumentų debesyje.

Vienas iš svarbiausių rinkinio įrankių yra vadinamas „Adobe Scan“, „Android“ ir „iOS“ programomis, kurios leidžia vartotojams fiksuoti vaizdus per išmaniojo telefono kamerą. Neseniai „Adobe“ savo arsenalą papildė „Adobe Sign“ - įrankiu, leidžiančiu vartotojams dalytis, e-pasirašyti, tvirtinti ir tvarkyti dokumentus. „Adobe Sign“ skėtyje yra keletas naujų funkcijų, kurios paverčia jūsų telefoną darbo eigos valdymo epicentru.

„Žmonės mėgaujasi turinio vartojimu mobiliuosiuose, tačiau jie taip pat prašo mūsų padėti jiems sukurti turinį ir nuveikti ką nors naudingo su tuo turiniu“, - teigė „Adobe Document Cloud“ grupės produktų rinkodaros vadovė Lisa Croft. „Mobilusis yra galimybė pateikti modernių dokumentų patirtį“.

Čia yra penki dalykai, kuriuos galite padaryti naudodami „Adobe Document Cloud“, ko tikriausiai nežinojote.

1. Pasirašykite dokumentą be jutiklinio ekrano

Naudodamiesi „Adobe Sign“, galėsite nusiųsti teksto pranešimą apie savo parašą iš „Sign“ programos išmaniajame telefone į „Cloud Cloud“ darbalaukio versiją. Čia galėsite pasiekti savo naujai sukurtą parašą ir pritaikyti jį bet kuriam įrašui ar dokumentui. Tai ypač naudinga darbuotojams, kurie visų pirma yra prie stalinių kompiuterių, kuriuose nėra jutiklinio funkcionalumo.

Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad Samas yra ant savo darbalaukio, bet jis mieliau pasirašo dokumentą savo mobiliajame įrenginyje. Spustelėjus parinktį Mobilus pasirašymas, Samui siūloma įvesti savo telefono numerį. Tada jam į mobilųjį įrenginį siunčiama paraiška parašyti. Jis pasirašo, paspaudžia „Atlikta“ ir parašas perkeliamas į jo darbalaukį. „Tai puikus būdas suteikti žmonėms pasirinkimo galimybę, nesvarbu, ar jie pasirenka pasirašyti, nesvarbu, kokį įrenginį jie naudoja“, - sakė Croft.

2. Įdėkite šiek tiek gyvenimo į savo el. Pašto adresus

Anksčiau prašydavote kolegų parašų nuobodžiais, įprastais el. Pašto pranešimais. Naudodami „Adobe Sign“, dabar galėsite tinkinti savo el. Pašto šabloną, kad būtų įtrauktas jūsų įmonės logotipas, šriftai ir bendra „pizazz“. Galite naudoti reklamjuostės atvaizdus, ​​kad suteiktumėte stilių jūsų parašų prašymams, už kuriuos rinkodaros skyrius jums dėkojo, kai parašai bus pradėti rinkti dažniau nei įprasta.

"Mūsų turimas konkurencinis pranašumas yra tas, kad mūsų klientai gali visapusiškai pasirašyti pasirašydami. Aš galiu tai pažymėti savo logotipu ir URL", - sakė Croft. "Bet dabar jie gali jums parduoti kalbėtis apie naujus produktus."

3. Mėgaukitės greitesniu transporto priemonės valdymu ir klientų aptarnavimu

Naujausios „Adobe“ integracijos su „ServiceNow“ ir „Microsoft SharePoint“ suteikia dokumentų valdymo, klientų aptarnavimo ir žmogiškųjų išteklių (HR) valdymą vienoje paprastoje konsolėje. Su šiomis santuokomis galite įtraukti „Adobe Sign“ į bet kurią „ServiceNow“ ir „SharePoint“ darbo eigą, įskaitant naujų nuomos sutarčių formas, verslo sutartis ir atsakymus į išspręstas klientų aptarnavimo užklausas.

Anksčiau dokumentą galėtumėte išduoti savo darbuotojams naudodamiesi „ServiceNow“ el. Pašto žinute. Jūsų darbuotojai atidarys dokumentą, pasirašys jį naudodami „Adobe“ ir atsiųs jums jums el. Laišką. Atidarėte dokumentą ir įkeliate jį į „ServiceNow“. Šiandien jūs galite tiesiog nusiųsti dokumentą savo darbuotojui sistemoje „ServiceNow“ ir jis (ji) programoje pažymės savo ženklą.

4. Nuskaitykite bet ką, bet kur

Prisimeni, kaip anksčiau būdavo baisu rinkti verslo kvitus? Turėtumėte surinkti visus kvitus, nuskenuoti juos į skaitytuvą, konvertuoti juos į PDF ir nusiųsti juos savo finansų guru. Šiandien tas procesas tapo daug paprastesnis. „Adobe Scan“ dabar leidžia bet kurį fotoaparato telefono atvaizdą paversti PDF formatu. Naudodamas „Adobe Sensei“, įmonės dirbtinio intelekto (AI) įrankį, „Adobe Scan“ gali aptikti tinkamas vaizdo ribas, teisingą perspektyvą ir pašalinti šešėliai, kad tekstas būtų aiškus.

Pvz., Galite nuskaityti žurnalo puslapį, norėdami ištraukti tekstą, atskirti vaizdus ir padidinti mastelį į konkrečias puslapio sritis. Kai jį išsaugote, jis automatiškai įkeliamas į „Document Cloud“. Taip pat galite įvilkti papildomą vaizdą arba pašalinti originalų vaizdą.

5. Redaguokite ir sureguliuokite nuskaitytą tekstą

Galbūt dar svarbiau, kad „Adobe Scan“ gali automatiškai konvertuoti spausdintą ar parašytą tekstą į skaitmeninį tekstą, kurį galima pasirinkti, nukopijuoti ar komentuoti naudojant „Acrobat Reader DC“ arba „Acrobat DC“. Tai reiškia, kad jums nereikės slinkti per puslapį po ranka rašytų užrašų, kad bandytumėte iššifruoti tai, ką kažkas bandė pasakyti. Su „Adobe Scan“ užrašai bus paversti skaidriu ir įskaitomu tekstu, kuriame galite ieškoti arba nukopijuoti ir įklijuoti, kad būtų galima naudoti antrajame dokumente.

„Kaip ir kiti mūsų„ Adobe “pasiūlymai, „ Sensei “yra mūsų prekės ženklo pagrindas“, - sakė Croft. "Su tuo jūs galite iš tikrųjų nuveikti daugiau, naudodamiesi nuskaitymais. Galite padaryti savo turinį intelektualų ir ieškomą bei perkelti jį į skaitmenines darbo eigas debesyje. Nuskaitymo galimybė bus viskas su spausdintu tekstu ar vaizdais. Dalinkitės ja, atlikite papildomus veiksmus. redaguoti arba netgi galite perimti jį į kitą darbo eigą ar ekosistemą, jei to reikėjo “.

6. Pagerinkite saugumą klasifikuodami dokumentus

Tam reikia pridėti „Acrobat DC“ prie „Adobe Cloud“ konfigūracijos, tačiau pranašumai to verti. Kai „Acrobat DC“ bus aktyvus, gausite prieigą prie daugybės klasifikavimo galimybių, kurios užtikrins jūsų dokumentų ir duomenų saugumą net už jūsų patalpų ar debesies sienos. Pvz., Galite įterpti saugos valdiklius į konfidencialius PDF failus, kuriems norint prisijungti prie dokumento reikia slaptažodžių ar sertifikatų. Arba galite reikalauti, kad siuntėjai būtų patvirtinti naudojant skaitmeninį ID arba leidimų patikrinimą. Naudodamiesi duomenų klasifikacija, jūs galite pridėti tokias saugumo priemones kaip politiką, atsižvelgiant į tai, koks dokumentas yra kuriamas. Administratoriai gali sukurti tokią politiką programoje „Acrobat DC“, priskirdami tam tikras saugos priemones tam tikriems dokumentams. Kai ateityje bus sukurti tokie dokumentai, tie valdikliai bus automatiškai įdiegti.

Panašias galimybes galite įgyvendinti naudodamiesi tokiais dalykais kaip „Microsoft Digital Rights Management“, tačiau paprastai jiems reikia sujungti kelis sprendimus iš skirtingų pardavėjų. Įsigyti visa tai kaip „Adobe Document Cloud“ ne tik lengviau, tai padeda užtikrinti, kad tokios pažangios funkcijos veiks kuo mažiau nerimo.