„Adobe“ dokumentų debesis ir „zoho“ dokumentai: dokumentų tvarkymo demonstracija

Skaitmeninių dokumentų saugojimas ir prieiga prie jų yra dalykas, apie kurį retai pagalvojate, jei jūsų įmonė tinkamai tvarko dokumentus. Tokios veiklos kaip dokumentų kūrimas, redagavimas, dalijimasis ir bendradarbiavimas gali būti tokios paprastos, kaip prisijungimas, spustelėjimas ir pradžia. Tačiau be reikalo nešvarios ar nelanksčios dokumentų valdymo sistemos gali padaryti pragarą žmonėms, kurie visą dieną naudojasi bylomis ir jas saugo.

, Aš palyginsiu dvi populiariausias dokumentų valdymo sistemas: „Adobe Document Cloud“ ir „Zoho Docs“. Nors abi sistemos turi daugiau panašumų, nei skirtumų, viena aplenkia kitą keliose svarbiose kategorijose.

1. Kainodara ir planai

Galite užsisakyti „Adobe Standard Document Cloud“ tik už 12, 99 USD per mėnesį, užsisakydami metų trukmės prenumeratą, arba galite mokėti 22, 99 USD per mėnesį už mėnesinį planą. Šis planas suteikia jums galimybę kurti PDF failus ir eksportuoti į „Microsoft Word“, „Microsoft Excel“ ir „Microsoft PowerPoint“. Taip pat galite redaguoti tekstą ir paveikslėlius sukurtuose PDF failuose ir skaitmeniškai pasirašyti formas. „Pro“ planas kainuoja 14, 99 USD per mėnesį už metų trukmės prenumeratą arba 24, 99 USD per mėnesį už mėnesinį planą. Tai prideda galimybę įterpti garso ir vaizdo failus į PDF failus ir redaguoti nuskaitytus dokumentus. Taip pat galite naudoti šį planą, norėdami nuskaitytus popierinius dokumentus paversti taisomais PDF failais ir palyginti dvi PDF failo versijas, kad iššifruotumėte skirtumus. Taip pat galėsite redaguoti tekstą ir tvarkyti puslapius „iPad“ įrenginyje, galėsite pertvarkyti, ištrinti ar pasukti puslapius „iPhone“. Visi „Adobe“ prenumeratos suteikia prieigą prie 20 GB saugyklos vietos.

„Zoho Docs“ siūlo 15 dienų nemokamą bandomąją versiją ir nemokamą planą iki 25 vartotojų (į kurį įeina 5 GB atminties vienam vartotojui). Į nemokamą planą taip pat įeina neribotas failų ir aplankų bendrinimas, darbalaukio sinchronizavimas, redagavimo įrankiai, vartotojo valdymas ir versijų istorija. Standartinis planas kainuoja 5 USD vienam vartotojui per mėnesį, iki 50 GB vienam vartotojui. Tai apima tokias funkcijas kaip slaptažodžiu apsaugoti dokumentai ir vaidmenimis pagrįsta prieiga. „Premium“ planas kainuoja 8 USD vienam vartotojui per mėnesį, iki 100 GB vienam vartotojui. Naudodami šį planą galėsite siųsti dokumentus el. Paštu tiesiai į „Zoho“ paskyrą, atkurti ištrintus dokumentus ir perduoti failo nuosavybės teises kitam vartotojui.

Abiejų tipų sąskaitos gali pridėti 10 GB papildomos saugyklos vietos už 3 USD. „Zoho“ siūlo 20 procentų nuolaidą visiems apmokamiems planams, jei mokate kasmet. Dėl mažesnio kainos taško, nemokamos bandomosios versijos, nemokamo plano ir didesnės atminties talpos, kainų kategorijos pranašumas siekia „Zoho“. Briauna: Zoho.

2. Dokumentų kūrimas ir redagavimas

„Zoho Docs“ vartotojai gali kurti ir redaguoti dokumentus, sekti pakeitimus, pridėti skaitmeninius parašus ir pasiekti daugybę pažangių redagavimo įrankių. Taip pat galite priskirti užduotis ir siųsti priminimus komandos nariams, turintiems prieigą prie bylos. Galite sukurti makrokomandas, spalvotas diagramas ir suvestines lenteles bei eksportuoti dokumentus, skaičiuokles ir pristatymus į „Google“ diską, PDF formatą ir „Windows“. Taip pat failus galite redaguoti neprisijungę; pakeitimai bus sinchronizuoti, kai vėl prisijungsite.

Viena puikių „Adobe“ funkcijų - galimybė kartu su kolegomis redaguoti dokumentą. „Zoho Docs“ programa leidžia jums pasiekti, kurti ir redaguoti failus kelyje. Galite peržiūrėti visus aplankus, rūšiuoti juos pagal pavadinimą ar datą ir ieškoti failų. Kaip jau minėjau anksčiau, kadangi „Adobe“ labai remiasi PDF failais, tai, ką galite padaryti mobiliose operacinėse sistemose (OS), yra ribota; „Zoho“ platformos atveju taip nėra.

„Adobe“ daug geriau saugo ir automatiškai užpildo informaciją vėlesniam naudojimui nei „Zoho“. Pvz., „Adobe“ funkcija „Užpildykite ir pasirašykite“ leidžia išsaugoti dažniausiai naudojamus laukus, įskaitant jūsų vardą, adresą, el. Pašto adresą ir telefono numerį. Tai taip pat daug geresnis įrankis, susijęs su žmonių pasirašymu ir prašymu pasirašyti. Advokatų kontoros, finansinės institucijos ir žmonės, kurie labai pasitiki PDF formatu, įvertins, kaip lengva įvesti ir išsaugoti informaciją, taip pat priversti kitus juos peržiūrėti ir pasirašyti. Tačiau dokumentų kūrimas ir redagavimas „Adobe“ nėra panašus į „Zoho“. Briauna: Zoho.

3. Ko trūksta?

Mes norėtume, kad „Zoho“ prie „Dokumentų“ įrankio pridėtų pokalbių palaikymą. Tai yra kažkas, ką turi „Adobe“, todėl nepaprastai lengva jus supažindinti su kai kuriais sudėtingesniais dokumento kūrimo proceso elementais.

Kita vertus, „Adobe“ trūksta elementų, tokių kaip grupių redagavimas, bendrinami aplankai ir galimybė taisyti neprisijungus. Taip pat reikia konvertuoti saugomus failus į PDF formatą, o tai yra didžiulis galvos skausmas visiems, kuriuos reikia konvertuoti į kitus formatus (ypač žmonėms, kurie naudoja „Microsoft Excel“ formules, kurios neperkelia į PDF formatą). Briauna: Zoho.

Esmė

Nors „Adobe“ dokumentų valdymo įrankis yra puikus, ypač žmonėms, kurie pirmiausia dirba PDF formatu, jame trūksta bendradarbiavimo funkcijų. Be to, jis neturi patikimo failų suderinamumo, kurio jums reikės norint dirbti su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų organizacijai. Ir atvirkščiai, „Zoho“ siūlo turtingą dokumentų redagavimą, puikų bendradarbiavimo ir failų bendrinimo derinį, o jūs galite atlikti darbą naudodami mobiliąsias OS. Sujunkite šias savybes su mažesne kainų žyma ir didesne atminties talpa ir turėsite sau visur geresnę dokumentų valdymo sistemą. Laimėtojas: Zoho.