Atsineškite savo debesį: ką jums reikia žinoti šiandien

Vartotojams geriau žinant apie įrenginius ir programinę įrangą, tradiciškai skirtus darbo vietai, IT turės nustatyti geriausią praktiką ir griežtas taisykles, kad išlaikytų veiksmingas ir saugias darbuotojų operacijas. Yra mobiliųjų įrenginių valdymo (MDM) programinė įranga, kuri padeda IT stebėti ir valdyti, kaip darbuotojai nuotoliniam darbui naudoja asmeninius išmaniuosius telefonus ir planšetinius kompiuterius. Tačiau joks stebuklingas įrankis negali padėti IT valdyti, kaip darbuotojai darbo vietoje naudoja programinės įrangos, kaip paslaugos (SaaS), programinę įrangą.

Pvz., Debesies saugojimo ir failų bendrinimo įrankiai, tokie kaip „Box“ ir „Dropbox“, ir dokumentų kūrimo įrankiai, tokie kaip „Google“ dokumentai ir „Microsoft Word“, yra lengvai prieinami debesies įrankiai, kuriuos žmonės kasdien atveža į darbo vietą. Tai, kaip jūsų įmonė pasirinks tvarkyti šiuos skirtingus įrankius, priklauso nuo to, ką bandote atlikti. Galite A) apriboti programinės įrangos, neatitinkančios jūsų įmonės filosofijos, naudojimą arba B) leisti darbuotojams pasirinkti savo debesų produktus atsižvelgiant į jų pačių pageidavimus ir patirtį.

Pastarasis reiškinys, kuris buvo pramintas „Bring-your-own-Cloud“ (BYOC), kelia specifinių iššūkių. Kalbėjau su „Shyam Oza“, „AvePoint“, „debesų migracijos“ specialiosios įmonės vyresniuoju produktų rinkodaros vadovu, apie tai, kaip įmonės gali pasiruošti įgyvendinti savo pačių BYOC politiką.

1 iššūkis: duomenų saugumas

„Žvelgiant iš plačios perspektyvos, BYOC gali būti palaima ir prakeiksmas“, - sakė Oza. „„ Box “, „ Dropbox “ir„ OneDrive “gali būti puikūs dalydamiesi registru su šeima ir įkeldami failus bei nuotraukas. Tačiau didelėms organizacijoms rūpi tai, kad lygiai taip pat lengva nuvilkti kažką panašaus į jautrią intelektinę nuosavybę ir išankstinį išleidimą."

Naudodamos verslo įsigytą programinę įrangą, įmonės gali sugriežtinti apribojimus ir stebėti naudojimą. Organizacijos gali įgalioti daugiafaktorinį autentifikavimą (MFA), duomenų šifravimą, sudėtingus slaptažodžius, vandenženklio dokumentus ir net nuotolinį duomenų trynimą. Tačiau kai šios priemonės naudojamos be IT priežiūros, jos riboja įmonės galimybes kontroliuoti turinį. Jūs taip pat prarasite supratimą apie tai, kas nutinka turiniui išėjus iš užkardos, ir kaip jį galima apsaugoti įkėlus į darbuotojo debesies sąskaitą.

Sprendimas: „IT reikia tiesiogiai integruoti į verslo liniją“, - sakė Oza. "Jie turi būti prieš verslą, kuris evangelizuoja jiems patinkančias technologijas… ir tada, tikiuosi, bando įsitvirtinti standarte."

Pavyzdžiui, jei 80 procentų įmonės naudoja „Dropbox“, o 20 procentų įmonės naudoja kitą saugojimo ir dalijimosi platformą, įmonė turėtų pasiūlyti pietus ir mokytis, kurie skatina mažumą pereiti prie daugumos pageidaujamos sistemos. „Jei nenorite įgalioti tam tikro įrankio (tokiu atveju jūs faktiškai nesinaudojate BYOC), turite pažymėti jūsų įmonės pasirinkto įrankio vertės pasiūlymą“, - sakė Oza. "Nėra taip, kad galite įeiti į kažkieno kubą ir pasakyti" Jūs turite naudoti šį įrankį ". Jūs turite jiems paaiškinti, kad jomis lengviau naudotis, arba paklauskite jų, kokie skausmai jiems kyla, kad galėtumėte į tai kreiptis iš problemų sprendimo perspektyvos, o ne būti diktatoriumi. “

Dienos pabaigoje IT žino, kad bet koks darbuotojams prieinamas duomenų pavojus yra priimtinas. Netenka nešiojamųjų kompiuterių. Telefonai pavogti. Bet jei jūs galite konvertuoti kuo daugiau žmonių į jūsų pasirinktą sistemą, galite likti mažuma patenkinti, ne visiškai pašalindami savo BYOC politiką.

2 iššūkis: Bendradarbiavimas

Kai šimtai ar tūkstančiai jūsų verslo žmonių naudojasi keliomis internetinio bendradarbiavimo platformomis, egzistuoja scenarijus, kai poreikis greitai prieiti prie duomenų tampa svarbesnis už jūsų darbuotojų pasirinktą programinę įrangą. Pagalvokite apie tai: jūsų „West Coast“ pardavimo komanda nori perduoti failą jūsų „East Coast“ rinkodaros komandai. Kadangi abi komandos naudojasi skirtingomis failų mainų sistemomis, prieš pasiekiant failą kažkas turės sukurti naują sąskaitą ir išmokti naršyti po naują sistemą.

O kaip baisus kliento susitikimas? Kas nutinka, kai vienas darbuotojas sukuria prezentaciją, turi avarinę situaciją ir negali dalyvauti? Galite baigti darbą su kažkuo kitu, kuris nėra susipažinęs su pristatymo forma, norėdamas lengvai pasiekti ir pateikti failą, kol klientas stebi savo laikrodį.

Sprendimas: „Viena iš pagrindinių problemų yra tai, kad IT nebeatlieka daug darbo“, - sakė Oza. "IT negali tik laukti, kol žmonės pateiks skundą. IT turi išmanyti verslo procesą ir verslo eigą, kad galėtų atsidurti viduryje ir bandytų įtikinti darbuotojus naudoti tas pačias priemones arba informuoti juos apie galimas problemas. susidurti “.

Jei darbuotojams yra žinoma, kad reikia rūpintis problemomis dar prieš jas iškylant, tada jie gali nustatyti tinkamus nenumatytus atvejus, kad operacijos niekada nenukentėtų. Taigi, jei žinote, kad du jūsų potencialūs pranešėjai naudoja skirtingus pristatymo įrankius, IT gali išmokyti abu pranešėjų abiem priemonėmis prieš didįjį kliento susitikimą. Nesvarbu, kas nutiks, pristatymas paskui vyks be kliūčių.

„Čia, „ Avepoint “, mes desperatiškai bandėme paskatinti savo pardavimų komandą atnaujinti turinį į„ OneDrive for Business “, o ne siųsti el. Laiškus ar įtraukti į„ Dropbox ““, - paaiškino Oza. „Bet kuriuo metu, kai gavome el. Laišką su priedu, mes atsakytume su nuotrauka, kurioje sakoma:„ Įkelkite tai į „SharePoint“, arba kačiukas jį gauna. “… Po kelių savaičių pradėjome gauti el. Laiškus, kuriuose rašoma:„ Žiūrėk, aš pasidaliniau per „SharePoint“. “ Tai buvo juokingas būdas išspręsti problemą “.

3 uždavinys: integracija

Daugelis klausimų, kuriuos aptariau 1 ir 2 iššūkiuose, būdingi mažesnėms įmonėms, kurių IT politika nėra nustatyta. Tačiau šiek tiek didesnėse įmonėse, veikiančiose keliuose biuruose ir regionuose, gali būti, kad IT veikia silosuose, o ne kaip viena pasaulinė komanda. Tokiu atveju pastebėsite, kad naudojamos kelios verslo programinės įrangos versijos, tokios kaip ryšių su klientais valdymas (CRM) ir išlaidų valdymas, arba todėl, kad kažkas teikia pirmenybę konkrečiai sistemai, arba dėl to, kad regioniniai biurai niekada nesusitarė dėl vieno įrankio priėmimo. Tai yra didžiulis klausimas, kurį galiausiai gali reikėti išspręsti kažkam C lygiu, galbūt stipriai ginkluodamas įmonę, kad ji pasirinktų vieną sistemą.

Tačiau jei jūsų įmonė nori suteikti konkretiems biurams ir net departamentams laisvę pasirinkti, kurią sistemą jie renkasi (arba norite įrankių, jungiančių prie kitokios programinės įrangos, sukurtos konkrečioms darbuotojų užduotims), tuomet yra būdų, kaip užtikrinti, kad jūsų duomenys t nenuslysti.

Sprendimas: „IT turi priimti sprendimus investuoti į atvirus ir norinčius prisijungti technologijų tiekėjus. Sprendimai, kuriuos turėtumėte pasirinkti, yra tie, kurie turi patvariausias jungtis“, - sakė Oza.

Tai apima rinkimo sistemas su atviromis programų programavimo sąsajomis (API), kurios leidžia jūsų kūrėjams sukurti jungtis, kurių natūraliai nėra tarp dviejų programinės įrangos dalių. Jei neturite personalo kūrėjų, turėtumėte ieškoti įrankių, kurie siūlo daugiausiai integracijos į jūsų senąją programinę įrangą. Šiuo atveju ieškokite integracijos su bet kokia programine įranga, kurią jūsų darbuotojai nusprendė naudoti savarankiškai.