Organizuokitės: geriausia „gmail“ praktika

Turinys

• Susitvarkykite: „Gmail“ geriausia praktika
• „Gmail“ archyvai, masiniai veiksmai, laboratorijos

„Gmail“ yra viena populiariausių el. Pašto paslaugų. Nesvarbu, ar naudosite jį asmeniniam bendravimui, darbui, ar abiems, tuo daugiau naudositės, jei suprasite, kaip veikia kelios pagrindinės funkcijos.

Šis savaitinės serijos „Get Organised“ leidimas paaiškina keletą „Gmail“ parašo funkcijų ir paaiškina, kaip jas geriausia naudoti norint efektyviai tvarkyti savo el. Pašto paskyrą, kad būtumėte produktyvesni.

Pranešimų gijos

Kaip žino visi „Gmail“ vartotojai, nenutrūkstamas keitimasis el. Paštu tampa „gija“. Žinių skaičius gijoje visada nurodomas skliausteliuose šalia vardų santraukos mainuose, jei norite, gijų skaičiaus.

Žinutės gija yra viena iš mėgstamiausių „Gmail“ funkcijų, nes kai šeši žmonės atsako į vieną grupės el. Laišką, viskas, ką matau, yra viena neskaityta gija, o ne šeši neskaityti pranešimai. Aš internalizavau tai, kad vyksta diskusija, į kurią reikia atkreipti dėmesį. Jei matau šešis neskaitytus pranešimus, man kyla jausmas, kad šešiems dalykams reikia mano dėmesio.

Kai atidarote giją, jau perskaityti pranešimai lieka sutraukti, o neskaityti pranešimai plečiasi.

Geriausia praktika: Vienas geriausių patarimų, kaip valdyti gijas, yra jų nepažeidimas tol, kol jie nenukrypsta nuo temos. Kai jie keičia temą, pradėkite naują temą tiesiog pakeisdami temos eilutę, kai atsakote. Jums nereikia pradėti visiškai naujos žinutės. Visi gavėjai bus įtraukti į naują giją, o jūsų bendravimo istorija vis tiek bus archyvuojama pačiame pranešime, elipsėje, kurioje sakoma: „rodyti apkirptą turinį“, kai užveskite pelės žymeklį virš jo (žr. Toliau), kad visi galėtų kreiptis tai.

Etiketės

Jei būtų viena funkcija, žyminti „Gmail“, tai būtų etiketės. Etikečių supratimo būdas yra apibūdinti, kas jie nėra: aplankai. „Gmail“ etiketės dažnai atrodo kaip aplankai ir tam tikru mastu pasiekia tą patį tikslą. Tačiau etiketės iš esmės skiriasi nuo aplankų, ir klaidingai jas aplenkus tikrai apribosite tai, ką galite padaryti naudodamiesi „Gmail“.

Leiskite man pradėti šiek tiek paaiškinti apie aplankus. El. Pašto aplankai, dažnai suprojektuoti medžio struktūroje su galimybe pridėti poaplankius, veikia panašiai kaip realaus pasaulio aplankai. Sudedate daiktus į juos. Jei turite failą, kurį norite įkelti, galite nusiųsti jį tik į vieną aplanką.

„Gmail“ etiketės atrodo baisiai panašios į aplankus iš pirmo žvilgsnio. Kai kuriate naują etiketę, ji pasirodo kairiajame bėgyje, panašiai kaip ten, kur matysite aplankus (su numatytaisiais nustatymais vistiek) „Yahoo!“ Paštas, „Hotmail“ ir „Outlook“. Šioms „Gmail“ etiketėms taip pat gali būti priskirtos spalvos, todėl jos atrodo dar labiau kaip aplankai.

Taigi koks skirtumas?

Bet kuri duota pranešimo gija gali turėti daugiau nei vieną etiketę, pvz., „Darbas“, „2012 m. Spalis“ ir „skubi“. Be to, „Gmail“ automatiškai jums suteikia dvi etiketes: žvaigždutes ir „svarbias“, pažymėtas geltona žyma kairėje pranešimų, kurios siunčiamos tiesiogiai jums, ty ne sąrašų serveriuose, s ar kitu masiniu paštu, kairėje pusėje.

Pagalvokite apie etiketes, panašias į etiketes. Vaizdinės etiketės, kurias matote kairiajame bėgelyje - pagalvokite apie jas kaip greitą mygtuką, kad būtų galima rūšiuoti visus pranešimus, turinčius tam tikrą žymą. Atminkite, kad net jūsų gautieji yra tik etiketė. Kai spustelėsite etiketę kairiajame bėgelyje, viršuje esančiame paieškos laukelyje automatiškai pasirodys naujas tekstas.

Šis tekstas padeda patikslinti paiešką tik laiškams su atitinkama etikete. Atminkite, kad „Gmail“ yra „Google“, o „Google“ ta įmonė buvo įkurta kaip paieškos įrankis.

Geriausia patirtis: naudokitės etiketėmis „Gmail“ laisvai, nes jos nėra aplanko pakaitalas, o yra būdas kategorizuoti ar žymėti elementus ir padaryti juos labiau ieškomus.

Energijos vartotojai turėtų ištirti sritį „Nustatymai“, kad sukonfigūruotų sudėtingesnius ženklinimo atributus. Pvz., Galite nustatyti taisykles ar filtrus tam tikroms pašto rūšims nukreipti į etiketę ir leisti, kad ta etiketė būtų rodoma kairiajame skydelyje tik tada, kai joje yra neskaitytų pranešimų.