Turinys:
Turinys
- Organizuokitės: Bendradarbiavimo priemonių rinkinys
- Užduočių valdymas, projektų valdymas, ekrano kopija
Du mano draugai man neseniai pasakė, kad aš susprogdinau jų protą. Kaip? Lengva. Aš nukreipiau el. Pašto giją, kurią turėjome organizuodami didelį vakarienės išvyką (žinote, kaip tie siūlai įsiplieskia ir niekas negali suspėti, kas pasakė, kurią dieną jie buvo laisvi) ir vietoj to pasinaudojau „Doodle“. „Doodle“ yra nemokama svetainė, leidžianti kurti internetinę apklausą apie tokius dalykus, kaip tą dieną ir laiką žmonės gali laisvai susiburti. Aš jį naudoju daugelį metų bendradarbiaudamas, dažniausiai planuodamas susitikimus su žmonėmis, kurie gyvena visame pasaulyje ir yra įvairiose laiko juostose.
Padėdamas žmonėms atlikti sunkią pareigą būti bendradarbiavimo organizatoriumi, norėjau pasidalyti geriausiais įrankiais, kuriuos radau, kad kartu suburtų puikų protą ir idėjas.
Planavimas
„Doodle “ tapo mano tiesioginio planavimo programa, nes ji yra nemokama ir nereikalauja dalyvių, kad galėtų užsiregistruoti. Nustatykite apklausą, išsiųskite nuorodą ir leiskite žmonėms atsakyti tiesiog einant į svetainę ir pažymint varnelę. Tai neįkainojama planuojant susitikimus ar socialinius renginius su didele grupe.
Kai visi naudoja tą pačią kalendoriaus sistemą, pvz., „Outlook“ kalendorių, paprastai galite padaryti kalendorių matomą kitiems komandos nariams, o tai gali padėti planuoti, tačiau šios aplinkybės ne visada tinka visiems. Kita galimybė yra „ Tungle.me“, kurioje yra keletas tų pačių „Doodle“ elementų, taip pat galimybė savo laisvą ir užimtą laiką padaryti viešą ar matomą tam tikriems žmonėms.
Dalijimasis dokumentais ir aplankais
Kaip padaryti failus prieinamus visiems žmonėms, su kuriais bendradarbiaujate? Nesiųskite jų el. Paštu! Tai yra apleista ir sunkiai sekama. Jums reikalingas geresnis būdas dalytis dokumentais ir aplankais.
Paprasčiausi sprendimai yra failų sinchronizavimo paslaugos, tokios kaip „ Dropbox“ arba „ SugarSync“. Aš iš tikrųjų naudoju abu - „SugarSync“ darbo failams ir „Dropbox“ asmeniniams failams. Aš juos naudodavau dalydamasis dokumentais su įvairiausiais žmonėmis, įskaitant redaktorius ir net savo advokatą.
Man atrodo, kad „Dropbox“ ir „SugarSync“ yra kur kas paprasčiau nustatyti ir naudoti - ir įtikinti kitus žmones naudoti “nei FTP svetaines, o tai yra senesnis būdas dalintis failais ir aplankais.
Redaguoti kartu, asinchroniškai
Dar viena priežastis naudoti „Dropbox“, „SugarSync“ ar kitą failų sinchronizavimo paslaugą organizuojant bendradarbiavimą, nes jie leidžia keliems žmonėms redaguoti vieną dokumentą, nors paprastai būna asinchroniškai. Kitaip tariant, jūs negalite žiūrėti, kaip kitas asmuo failą redaguoja realiuoju laiku. Pakeitimai įvyksta vietoje ir grupei tampa matomi tik tada, kai redaguojantis asmuo įkelia dokumentą atgal į bendrąją vietą.
Šios paslaugos nesuteikia jums tobulai to, ką bendradarbiai gali ir ko negali (pavyzdžiui, negalite suteikti Kate galimybės redaguoti X ir Y, bet ne Z failus), tačiau jie suteikia pagrindinius leidimus. Pvz., Galite bendrinti išsiųsdami tik skaitomą nuorodą, arba galite pakviesti žmones visapusiškai naudotis visomis, esančiomis tam tikrame bendrintame aplanke.
Redaguoti kartu, sinchroniškai
„Google“ diskas (buvęs „Google Docs“) turi vieną įspūdingiausių bendradarbiavimo funkcijų, kurias aš kada nors mačiau: galimybę redaguoti bendradarbiaujant realiuoju laiku.
Aš kažkada dirbau su advokatu, kuris buvo kitoje valstijoje, ir mes kas savaitę rengdavome telefoninius susitikimus, kurie buvo skirti „darbiniams susitikimams“. T. y., Aptarėme projekto būklę, kartu atlikdami darbus, kurie pagyvino projekto būklę. „Google“ naudojome paprastą skaičiuoklę, norėdami užregistruoti užduotis, kurias reikėjo atlikti, ir pažymėti jas prioritetiniu įvertinimu. Savaitės metu galėjome pridėti pastabų pagal poreikį. Tada mūsų susitikimo metu galėjome pereiti sąrašą, realiuoju laiku atlikti užduotis telefonu ir jas pažymėti. Tačiau kartais jis pamatytų ką nors sąraše ir pasakytų: „Ką tai reiškia?“ Aš paaiškinčiau. Ir jis pakeis užduoties rašymo būdą tiesiai priešais mano akis, kad būčiau tikras, kad jo atliktas užduoties vertimas reiškia tą patį, ką ir aš norėjau. Tai buvo bendradarbiavimo palaima.
„Google“ įrankiai naudojami ne tik skaičiuoklėms, bet ir pateikimo bei tekstiniams dokumentams kurti.
