Susitvarkykite: dokumentuokite savo darbo eigą

Nauji darbuotojai ir nauji darbo jėgos veidai, įskaitant neseniai absolventus, paprastai turi daugiau laiko, kai pradeda dirbti naują darbą. Mokymas gali trukti savaites ar mėnesius, o kolegos ir vadovai nori suteikti šiek tiek atokvėpio, kol aklimatizuojiesi. Vienas iš vertingiausių būdų panaudoti tą prastovą yra dokumentuoti darbo eigą ir procesus.

Savo darbo eigos ir procesų dokumentavimas reiškia ne ką kita, kaip žingsnis po žingsnio tiksliai užrašyti tai, kas jums reikalinga. Tai yra būtent viskas, ko jūs išmokstate, kai dar esate naujas darbo aplinkoje. Tai taip pat apima visus pakeitimus ir pakeitimus, kuriuos galite atlikti tuose procesuose, laikui bėgant arba atradę geresnių ar efektyvesnių būdų, kaip atlikti savo darbą.

Labai didelėms ir nusistovėjusioms įmonėms ir vyriausybinėms organizacijoms jau gali būti gausu operacijų vadovų ir kitų dokumentų, tačiau, mano patirtimi, mažesnės įmonės ir komandos paprastai neturi arba, jei tokios yra, jos yra rimtai pasenusios.

Kai susiduriate su prastovomis naujame darbe, dokumentuokite savo darbo eigą ir procesus arba atnaujinkite gautus vadovus. Privalumai yra didžiuliai ir daug.

Darbo eigos dokumentavimo pranašumai

Pradedantiesiems, jūsų darbo eigos dokumentavimas sustiprins iki šiol vykusį mokymą darbo vietoje. Tiesą sakant, jūs išmoksite darbą greičiau.

Antra, šie dokumentai yra auksas administratoriams ir IT skyriui, kurie gali nežinoti jūsų darbo žingsnių ir žmonių - kuriuos jie turės žinoti kiekvieną kartą atlikdami pakeitimus ar įvesdami naujas priemones ir galvodami apie visus įmanomus padarinius.. Leiskite iš patirties pasakyti, kad išgirsite tik pagirti, jei pateiksite išsamų ir tvarkingą dokumentą, kuriame yra viskas, ko jiems reikia. Alternatyva yra kalbėti juos per ad hoc darbą, kai galite pamiršti žingsnį, praleisti klaidą ar tiesiog suklysti.

Trečia, vadovai ir kolegos priklijuos jūsų dokumentus, jei jums kada nors reikės pasiimti netikėtas atostogas. Panašiai, kai būsite paaukštinti į naujas pareigas ar pereisite į kitą įmonę, kolegos, kuriuos paliksite, bus dėkingi už atnaujintus vadovus, kuriuos perduos jūsų vietą užimančiam asmeniui.

Kaip dokumentuoti savo darbo eigą

Jūsų parašyta dokumentacija turėtų būti paprasta, lengvai suprantama ir prieinama. Daugeliu atvejų rekomenduoju sukurti tekstinį dokumentą (pvz., „Word“ dokumentą) su keliais įdėtais vaizdais.

Užuot sukūrę vieną masinį dokumentą, kuriame būtų viskas išdėstyta, sukurkite dokumentus, kuriuose užfiksuota tik viena procedūra, arba kuriuose aprašomos susijusios procedūros, kurias reikia atlikti tvarkingai. Asmeniškai mane pribloškia dokumentai, ilgesni nei 11 ar 12 puslapių. Aš labai norėčiau pamatyti 4 ar 5 puslapius paprastų, lengvai skaitomų instrukcijų. Straipsnio apačioje esantis „Dos and Donts“ padės jums sudaryti glaustus, tačiau išsamius vadovus.

Paprasčiau tariant, saugokite užrašus, kai tik mokotės darbo vietoje, ir perkelkite tuos užrašus į dokumentą. Kai pradedate daryti darbus savarankiškai, pridėkite savo pastabų ar pakoreguokite jas, kad tiksliau atspindėtumėte atliktas užduotis.

Jei jūsų darbe yra „didelis paveikslėlis“, pateikite keletą apžvalgos brėžinių, pateikite juos dokumento pradžioje. Taškus, kuriuos sudaro didelis paveikslas, turėtumėte išsamiau įrašyti tame pačiame dokumente arba keliuose mažesniuose dokumentuose, jei jums reikia jį suskaidyti. Pvz., Informacinių biuletenių rinkodaroje apžvalga gali atrodyti taip:

• Rašytojas rašo kopiją ir pateikia ją rinkodaros vadybininkui.
• Rinkodaros vadovas peržiūri ir redaguoja kopiją bei gauna vyresniojo rinkodaros vadovo patvirtinimą.
• Rinkodaros vadybininkas pateikia prašymą atnaujinti sąrašą.
• Rinkodaros vadybininkas pristato galutinę kopiją padėjėjui.
• Asistentas rengia informacinį biuletenį ir siunčia kokybės užtikrinimo testą.
• QA komanda peržiūri informacinius biuletenius ir pateikia pakeitimus. Asistentas įgyvendina pakeitimus, patikrina ir suplanuoja išleidimą.

Bet kuris iš šių punktų gali turėti trijų puslapių vadovą, kuriame aprašomi veiksmai, reikalingi darbui atlikti. Kur ir kaip pateikiama kopija? Kokio formato turi būti kopija? Kas vykdo sąrašo atnaujinimą ir ką tai reiškia? Arba kelis iš šių elementų galima sujungti į vieną vadovą, pavyzdžiui, tris užduotis, prasidedančias žodžiu „rinkodaros vadybininkas…“.

Ko jums reikės

Norėdami rašyti veiksmus, turėsite būti bent kartą išmokę juos. Kai jūs turite dar kartą atlikti darbą, naudokite pirmąjį savo procedūrų projektą, kad paaiškintumėte, ar jie yra tikslūs ir lengvai suprantami.

Ekrano vaizdai. Nufotografuokite bet ką, ką atrodo sunku paaiškinti tekste arba kuris geriausiai iliustruojamas vizualiai. Pirmiausia išsaugokite visus ekrano vaizdus aplanke ir pridėkite juos prie dokumento tik tada, kai jų reikia. Turėti per daug ekrano kopijų atrodys per daug neskaitytina tiems, kurie skaito jūsų vadovus.

(Yra keli ekrano fiksavimo metodai, tačiau patys greičiausi yra šie: „Windows“ naudokite „PrtScn“ mygtuką, tada įklijuokite funkciją, kad nuleistumėte savo paveikslėlį į vaizdų redagavimo programą, kur galite ją apkarpyti ir redaguoti; „Mac“ sistemoje naudokite Apple + Shift + 4 ir vilkite taikinį aplink sritį, kurią norite fotografuoti.)

Ekrano fiksavimo programinė įranga. Naudojamame paveikslėlių rengyklėje gali būti įrankių, skirtų ekrano kopijoms žymėti, jei norite pridėti rodyklę, nukreipiančią į ką nors reikšmingo, arba paryškinti tam tikrą vaizdo dalį. Už 50 USD ekrano fiksavimo programos „Snagit“ ir „Snagit for Mac“ padarys beveik viską, ko jums gali prireikti.

Diagramos įrankiai. Kai kuriuos darbo srautus ir procedūras geriausia išreikšti mažomis schemomis. Minčių planavimo programinė įranga gali padėti greitai sudaryti schemas ir tokias, nors „Microsoft PowerPoint“ taip pat galite rasti daugybę tų pačių diagramų sudarymo įrankių, o „Word“ skirtuke „Įterpti“ galite rasti daugiau riboto pasirinkimo.

Daryk ir nedaryk

• Sukurkite atskirus dokumentus skirtingiems procesams ir procedūroms, o ne vieną didžiulį dokumentą, paaiškinantį visą jūsų darbą.
• Būk kruopštus, bet kartu ir glaustas.
• Įtraukite ekrano kopijas.
• Dokumentams užpildyti reikia kelių savaičių. Skirkite sau laiko apmąstyti procesus ir grįžkite į dokumentus, kad patikrintumėte, ar tiksliai juos įrašėte.
• Puslapio viršuje uždėkite datos antspaudą, kuriame nurodoma, kada failas buvo paskutinį kartą atnaujintas.
• Dokumentuodami darbo eigą naudokite darbo pavadinimus, o ne žmonių vardus.
• Laikykite pagrindines kopijas bendro naudojimo vietoje, kad kiti žmonės galėtų jas lengvai gauti.
• Laikykite vietinę failų atsarginę kopiją darbalaukyje arba privačioje debesies sistemoje (arba abiejose).
• Peržiūrėkite ir taisykite savo dokumentus kartą per metus. Galvok apie juos kaip apie gyvus dokumentus, kurie niekada nėra „baigti“. Jie nuolat tobulėja.
• Pasakykite savo viršininkui ir kolegoms, kuriuos kuriate ir prižiūrite šiuos naujus įrašus, nes jie taip pat gali būti vertingi.
• Neįtraukite iliustracijų, jei norite tiesiog sugrąžinti puslapius. Visi to nekenčia.
• Nesinervinkite formuodami tekstą. Daryk paprastai. Subpozicijoms naudokite paryškintą tipą. Jei norite padėti žmonėms lengvai pamatyti svarbią informaciją, naudokite atitinkamai kulkas ir sunumeruotus sąrašus. Laikykite pastraipas labai trumpas.
• Nenaudokite žmonių vardų. Remkitės žmonėmis pagal jų darbo pavadinimus. Ar aš tai jau sakiau? Taip, aš padariau, bet tai tikrai svarbu, todėl sakau dar kartą.
• Negalima pernelyg saugoti savo dokumentų. Jūs juos sukūrėte siekdami padėti organizacijai, o ne jūsų naudai.
• Neatkelkite savo dokumentų į PDF. Palikite juos tokiu formatu, kurį būtų galima redaguoti (žr. Aukščiau).