Susitvarkykite: kaip nustatyti el. Pašto šablonus

Turinys

• Susitvarkykite: kaip nustatyti el. Pašto šablonus
• El. Pašto šablonų naudojimas „Gmail“

Tiek darbo vietoje, tiek asmeniniame gyvenime daugelis iš mūsų vėl ir vėl siunčia tą patį el. Laišką. Tai gali būti kažkas panašaus: „Štai savaitės išpardavimų numeriai…“ arba „Mielasis, atminkite, kad išsiųskite nuomą paštu arba anksčiau…“

Jei esate pakankamai organizuotas ir efektyvus asmuo, galite nukopijuoti ir įklijuoti ankstesnį el. Laišką į naują pranešimą, kai ateis laikas siųsti tą reguliariai siunčiamą el. Laišką. Tai nėra blogas metodas, tačiau leidžia jums pristatyti klaidas. Galbūt pamiršite atnaujinti temos eilutę, datą, finansinius duomenis, duomenų tašką ir pan.

Kai pirmą kartą pradėjau savo žiniasklaidos ir leidybos karjerą, iš esmės buvau kai kurių akademinių žurnalų eilinis redaktorius, dirbdamas su spausdinimo mašinėlėmis, kurios įvesdavo pakeitimus, kuriuos pažymėjau failuose. Svarbiausia taisyklė, kurią išmokau žymėti straipsnius spausdintuvams, buvo ši: Kuo mažiau klavišų jie turi daryti, tuo mažiau šansų padaryti klaidų. Kitaip tariant, mano darbas buvo ištaisyti visus rašybos rašmenis ir įvesti autorių pakeitimus į puslapį, tuo pačiu sumažinant, kiek daug spausdinimo mašinų turėjo padaryti.

Panašiai, pakartotinai naudodamiesi senu el. Laišku, turite įvesti daug nereikalingų klavišų paspaudimų, pavyzdžiui, ištrinti ir atnaujinti temos eilutę, pakeisti pagrindinę informaciją ir pan.

Geresnė sistema yra nustatyti el. Laiškus, kuriuos galite naudoti efektyviau ir daugiau, „el. Pašto šabloną“ („Microsoft Outlook“ terminas) arba „konservuotą atsakymą“ („Google“ terminas).

įkeliama…

El. Pašto šablonas yra būtent toks, kokio tikitės. Tai el. Laiško su tuščia vieta, kurioje pasirodys atnaujinta informacija, metmenys. Kai pateikiate tuščią vietą, o ne atnaujinamą skaičių ar duomenų, atliekate mažiau klavišų ir taip sumažinate galimų klaidų skaičių. Niekada neatsitiktinai neatsiųsite praėjusios savaitės ataskaitų numerių; blogiausias dalykas, kuris gali nutikti, yra tai, kad paliekate ką nors tuščio, tokiu atveju gavėjai nedelsdami pastebės ir paprašys jūsų trūkstamų duomenų. Tačiau jei siųsite neteisingą informaciją, gavėjai gali niekada jos nežinoti.

Štai kaip nustatyti el. Pašto šablonus dviejose dažniausiai naudojamose el. Pašto programose: „Outlook“ ir „Gmail“.

Kaip nustatyti el. Pašto šabloną programoje Outlook

„Outlook“ šias reguliariai siunčiamas žinutes vadina „el. Pašto šablonais“. Ši funkcija galima „Outlook“ darbalaukio programoje, tačiau ji nėra prieinama „Outlook.com“.

„Outlook 2007“ . Pradėkite naują el. Pašto pranešimą. Įveskite el. Laiško ir temos eilutėje tiek informacijos, kiek jums reikės pakartotinai naudoti, būtinai palikdami sau aiškią ir matomą tuščią vietą visur, kur ketinate įvesti naują informaciją kaskart siųsdami pranešimą. Štai pavyzdys:

	Temos eilutė:		Savaitės puslapio peržiūros ataskaita užbaigiant savaitę
	Kūnas:		Čia pateikiama savaitinė svetainės peržiūros ataskaita. Data: Puslapio peržiūros: Ačiū visiems! Jei turite klausimų, praneškite man.

Viršutiniame kairiajame pranešimo lango kampe eikite į Failas> Įrašyti kaip.

Pasirodžiusiame dialogo lange turite pakeisti failo tipą į „Outlook Template“ (*.oft). Tada galite pavadinti savo šabloną, ko tik norite.

Kai būsite pasirengę rašyti naują pranešimą naudodami šabloną, gavimo procesas, deja, yra šiek tiek neveiksmingas.

Eikite į Naujas> Pasirinkite formą

ir viršutiniame išskleidžiamajame pasirinkimo lauke pasirinkite failų sistemos vartotojo šablonus. Visi išsaugoti šablonai turėtų būti ten. Pasirinkite norimą ir jis atsidarys kaip naujas el. Pašto pranešimas, kurį galėsite atitinkamai atnaujinti.

„Microsoft Outlook 2010“ . Pradėkite naują el. Pašto pranešimą. Įveskite el. Laiško ir temos eilutėje tiek informacijos, kiek jums reikės pakartotinai naudoti, būtinai palikdami sau aiškią ir matomą tuščią vietą visur, kur ketinate įvesti naują informaciją kaskart siųsdami pranešimą. (Žr. Pavyzdį aukščiau.)

Baigę kurti savo šabloną, eikite į skirtuką Failas ir pasirinkite Įrašyti kaip.

Pasirodžiusiame dialogo lange turite pakeisti failo tipą į „Outlook Template“ (*.oft). Tada galite pavadinti savo šabloną, ko tik norite. Rezultatas Išsaugoti.

Kai būsite pasirengę naudoti šabloną, eikite į Nauji elementai> Daugiau elementų> Pasirinkite formą

ir viršutiniame išskleidžiamajame pasirinkimo lauke pasirinkite failų sistemos vartotojo šablonus. Visi išsaugoti šablonai turėtų būti ten. Pasirinkite norimą ir jis atsidarys kaip naujas el. Pašto pranešimas, kurį galėsite atitinkamai atnaujinti.

Paskirstymo sąrašas . Turbūt norėsite susieti el. Pašto šabloną su paskirstymo sąrašu, kad galėtumėte nusiųsti pranešimą žmonių grupei vienu kadru.

Eikite į „Outlook“ skyrių „Kontaktai“. Pasirinkite Naujas> Paskirstymo sąrašas.

Jei naudojate įmonės ar verslo el. Paštą, geriausia pasirinkti „Narius“, o ne naudoti funkciją „Pridėti naują“. Pasirinkę Nariai, greičiausiai, bus pateiktas jūsų įmonės el. Pašto sistemoje esamas vartotojų sąrašas. Kita vertus, „Pridėti naują“ leidžia rankiniu būdu įvesti el. Pašto adresą.