Organizuokitės: patarimai ir įrankiai projektui valdyti

Smulkiojo verslo savininkai, dirbantys specialistai ir net kai kurie studentai dažnai vaidina projekto vadovo vaidmenį, net kai jie visiškai neįgudę tai daryti. Projektų valdymas yra didelis ir rimtas verslas, turintis aukštesnius laipsnius ir pažymėjimus, skirtus šiai temai. Jei nesate sertifikuotas ministras pirmininkas, lengvai prižiūrimas projektas ir jo dukterinė komanda gali būti nekontroliuojami, nustumti kelią į kelią ir virsti visiškai netvarkinga netvarka. Kaip galite tęsti savo projektą, jei nieko nežinote apie projekto valdymą?

Tai man labai nutiko prieš kelerius metus mažoje organizacijoje. Manęs paprašė valdyti keletą svetainių pertvarkymų ir pakartotinių paleidimų (buvau pasamdyta redaktore). Komandos nariai buvo keli vidaus darbuotojai, taip pat nemažai išorinių rangovų ir keletas neapmokamų savanorių. O aš nieko nežinojau apie projektų valdymą.

Aš esu labai organizuotas žmogus, todėl turbūt visų pirma buvau atsakingas už projektų valdymą. Tačiau asmeninė organizacija nėra tas pats, kas projekto valdymas, ir mano pirmasis projektas prasidėjo siaubingai. Jaučiausi siaubingai, ir dėl mano pasitikėjimo stokos viskas tik blogėjo. Žinoma, aš žinojau, kaip rinkti informaciją, sudaryti tvarkaraštį ir jį išplatinti visoms dalyvaujančioms šalims, tačiau net neįsivaizdavau, ką dar turiu daryti.

Galų gale aš pasirinkau projektą ir jį įgyvendinau, bet jis nebuvo paprastas. Norėčiau, kad būtų tiek daug dalykų, kuriuos tada žinojau, kaip organizuoti ir valdyti projektą.

Visoms jūsų neįtariančioms sieloms, kurios turi nesąmoningai valdyti projektus, iš profesionalių projektų vadovų surinkau keletą išminties ir pasidaliniau keliais patarimais, kuriuos taip pat sužinojau. Visi šie patarimai parašyti aiškia kalba, be PM žargono ir nukreipti į geriausios praktikos pavyzdžius, kurie yra bendri, taktiniai ir praktiniai.

Įsitikinkite, kad susitikimų dažnis tinka visoms šalims. Priklausomai nuo projekto dydžio ir to, kaip gerai jis vykdomas, susitikimų (arba kvietimo, geografiškai atskirtų grupių) dažnumas skirsis. Savaitės susitikimai ar skambučiai dažnai yra įprasta, ypač pradedant, tačiau dažnis priklauso nuo projekto dydžio ir laiko, todėl jis turi būti malonus ir vertingas visoms pusėms. - Tomas Thrashas, ​​„Aptara“ projekto vadovas

Padaryti susitikimus svarbiais. Turėkite darbotvarkę, laikykitės darbotvarkės ir pasibaigkite anksti. Projekto komandos laiko gaišimas yra vienas iš greičiausių būdų prarasti komandos pasitikėjimą savimi. Jei tai statuso susitikimas, įsitikinkite, kad jis nelieka statuso susitikimu ir netampa slapta sesija ar „protų audra“. Jei atiduosite kelias minutes laiko, kuris jau buvo paskirtas, yra greitas būdas pranešti, kad gerbiate komandą ir jos laiką. - Billas Sandersas, „Roebling Strauss, Inc.“ (skaitmeninis projektas ir valdymo konsultacijos) generalinis direktorius

Pasirinkite tinkamus susitikimų įrankius. Kai savaitiniai telefoniniai susitikimai su ne rangovu pasirodė esą neveiksmingi, prie rinkinio pridėjau „Google“ disko skaičiuoklę. Jame buvo pateiktas klaidų, kurias aš identifikavau projekte, sąrašas ir įvertinimas, kiek svarbu, jų manymu, jas pašalinti. Rangovas ir aš kartu redagavome tą dokumentą, kalbėdami telefonu. Kartais jis netgi išspręs mažas problemas tada ir ten. „Darbo susitikimų“, kuriuose darbas atliekamas paties susitikimo metu, priegloba tapo neįkainojamu papildymu mano pasiūlymų, kaip išlaikyti projektą, judesiu, sąraše. Visos galimybės yra naudoti realaus laiko bendradarbiavimo priemones, vaizdo konferencijų sistemas ir senamadiškus tiesioginius susitikimus, nešiojamųjų kompiuterių susitikimus. -Jill Duffy

Jei „viskas gerai“, toliau kaskite. Registracija yra neįkainojama. Labai dažnai registracijos posėdžio metu gaunu atsakymą „viskas gerai“. Štai tada randu atsakymus, tokius kaip: „Puiku girdėti, bet ar iš tikrųjų klausimų nėra?“ gali jus išsiskirti, o kur gaukite atsiliepimų, kuriais galite naudotis. Šis tolesnis klausimas dažnai sukelia atsakymus: „Na, taip, X gražiai judėjo, bet buvo tas mažasis Y, kuris mane klaidino“. Yra daug žmonių, kurie tiesiog nemėgsta skųstis, todėl projekto vadovas turi gilintis. - Tomas Thrashas

Niekada nešaudykite kurjerio. Kai viskas klostysis blogai ir jie įvyks, niekas nenori perduoti blogų naujienų. Jei žinoma, kad reaguojate į blogas naujienas ne tik teigiamai, „labai ačiū, kad atkreipėte į tai mano dėmesį. Dabar kaip tai išspręsti?“ beveik garantuojate, kad niekada nepasieksite blogų naujienų anksti. Gavę blogas naujienas anksti, suteikiate daug daugiau laiko problemai (-oms) išspręsti ir sumažinsite jos neigiamą poveikį projektui. - Billas Sandersas

Tegul kiti galvoja, kad jie kontroliuoja. Manau, kad reikia šiek tiek prieskonių, bet vienas dalykas, kurį radau vertingą, yra mokymasis valdyti, leidžiant kitiems galvoti, kad vairuoja. Daugelis nori jaustis kaip kontroliuojami, ir tai puiku, tačiau ministras pirmininkas turi suprasti, kad jie yra patys atsakingi už tai, kaip projektas pasirodo. - Tomas Thrashas

Nurodykite vartotojui kokybės kriterijus. Kiekvienas pristatomas produktas turi vartotoją, nesvarbu, ar tai būtų kitas komandos narys, ar galutinis vartotojas. Kad šio pristatymo savininkai galėtų tiksliai įvertinti laiką ir išteklius, reikalingus jo įgyvendinimui, jie turi žinoti, kaip bus vertinama pristatymo priemonės kokybė ir išsamumas. Nesvarbu, ar tai būtų išsami techninė specifikacija, ar vieno puslapio kokybės kriterijų darbo lapas, vartotojas turėtų jį iš anksto apibrėžti. Tai yra vienas iš paprasčiausių turimų rizikos valdymo būdų. - Billas Sandersas

Priemonės projektų vadovams

Be elementariausių daugiafunkcinių verslo įrankių, tokių kaip „Excel“ ir „Outlook“, „ad-lib“ PM gali pastebėti, kad specializuota projektų valdymo programinė įranga iš tikrųjų skatina juos ieškoti geriausios praktikos pavyzdžių, naudojant integruotas funkcijas. Priskirti atsakomybę, įvertinti užduočių atlikimo laiką ir palaikyti ryšį visa tai gali būti lengviau atsiminti, jei turite įrankį, kuris padės jums atlikti judesius. Štai keletas, kuriuos galite naudoti dideliems ir mažiems projektams:

„Asana“ iš tikrųjų yra užduočių valdytoja, tačiau palaiko kelis vartotojus, yra ypač lanksti ir gali lengvai padvigubėti kaip lengva projektų valdymo programa.

„Basecamp“, mūsų redaktorių pasirinkimas, yra projektų valdymo programinė įranga, naudojama daugelyje didelių organizacijų. Nemokama versija yra žvalus ir lankstus pasirinkimas daug mažesnių priemonių komandoms, kol joms nereikia prijungtos atminties.

Pasak bendrovės, „ Huddle“ yra „debesies turinio bendradarbiavimo įrankis“, kuris reiškia, kad jis siūlo vietą internete talpinti dokumentus ir bendradarbiauti aplink juos. Anksčiau „Huddle“ buvo daugiau kaip PM programa, tačiau dabar ji skirta naudoti kartu su kita projektų valdymo programine įranga. Jį linkę naudoti rinkodaros specialistai labiau nei bet kas kitas.

„LiquidPlanner“ (29 USD vienam nariui per mėnesį) turi vieną didelę jėgą: ji suteikia planavimą žemėje. Užuot prašęs vartotojų įvesti švelnias datas, kada, jų manymu, darbas bus atliktas, „LiquidPlanner“ leidžia PM planuoti pagal prioritetus. Tai kitoks mąstymo ir darbo būdas, tačiau tai gali jums padėti.

Yra daug daugiau įrankių, kuriuos galima naudoti valdant projektą, ir kartais paprasčiausi įrankiai darbą atlieka efektyviau nei patikimi, visaverčiai. Jei turite puikų patarimą pasidalyti apie projektų valdymą ar programą, kurią galite rekomenduoti, palikite komentarą žemiau.