„Office 2016“: daugiau bendradarbiaujama, bet ne visai ten

Savaime suprantama, kad „Microsoft Office“ yra ne tik pats populiariausias biuro produktyvumo rinkinys, bet ir pats galingiausias. Tokie produktai kaip „LibreOffice“ ir „Corel WordPerfect“ yra tiesioginiai konkurentai, tačiau jie nėra toje pačioje klasėje. Vietoj to, konkurenciją sukėlė programos mobiliesiems ir internetinės alternatyvos, ypač „Google“ diskas / programos, kurios siūlo daugiau ir geresnio bendradarbiavimo, taip pat internetinių duomenų saugojimo pranašumai.

Pastaraisiais mėnesiais „Microsoft“ iš naujo sutelkė „Office“ į kovą su šiais frontais naudodama naują rinkinio versiją, skirtą „iOS“ ir „Android“, patobulintas žiniatinklio programas ir visai neseniai, „Office 2016“, naują darbalaukio paketo versiją, kuri, atrodo, skirta būtent atremti konkurentų bendradarbiavimo pranašumus. Šiuo atžvilgiu „Office 2016“ yra tik iš dalies sėkminga; kai kurios funkcijos veikia gerai, tačiau daugelio funkcijų, kurių norėtumėte, dar nėra. Naudodamas ją pastaruosius keletą mėnesių, ji jaučiasi panašiai kaip senesnės „Office“ versijos - ji veikia gerai ir tebėra virš galvos ir pečių aukščiau konkurencijos, tačiau dar nėra tokia bendradarbiaujanti, kaip norėtumėte.

Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad „Microsoft Office 2016“ visiškai nesiskiria nuo kelių paskutinių „Office“ versijų. Taip, pavadinimo juostos spalva pasikeitė, o juostelių juostos ir meniu atrodo sudedami, todėl jie geriau veikia, kai dirbate su planšetiniu kompiuteriu (ar bet kokiu įrenginiu su jutikliniu ekranu). Tačiau pagrindinės funkcijos beveik nepasikeitė - komandos yra ten, kur tikimasi, kad jos yra, failų formatai nesikeičia ir tokie patys dalykai, kaip makrokomandas ir priedai. Kaip aš naudoju jį per pastaruosius kelis mėnesius, aš paprastai radau, kad jis veikia gerai, tačiau tai nėra didelis pokytis, kol nepradėsite bendradarbiauti su kitais žmonėmis.

Iš tiesų, pagrindiniai „Office 2016“ pranašumai yra patobulintos bendradarbiavimo funkcijos ir šiek tiek didesnė IT kontrolė sistemos valdymo srityje. Iš jų tikrai išsiskiria bendradarbiavimo ypatybės, leidžiančios dviem ar daugiau žmonių dirbti kartu prie dokumento.

Ankstesnės „Office“ versijos turėjo keletą bendradarbiavimo funkcijų, tačiau „Office 2016“ tai daro žymiai toliau, leisdama iškart pamatyti „Word“ dokumento pakeitimus (kaip kažkas rašo). Nors tai yra didelis žingsnis, vis dar trūksta „Excel“ ir „PowerPoint“ stalinių versijų bendradarbiavimo funkcijų, nors „Microsoft“ pažadėjo atnaujinimus per artimiausius kelis mėnesius.

Bendras redagavimas yra toli nuo naujos idėjos. Tai funkcija, kuri prieš keletą metų „Google Docs“ išsiskyrė, ir nuo to laiko „Microsoft“ prie „Office“ pridėjo keletą bendradarbiavimo funkcijų, ypač žiniatinklio versijose, esančiose „Office Online“. Šiose versijose tą patį dokumentą, skaičiuoklę ar pristatymą tuo pačiu metu gali redaguoti keli žmonės. Tai puiki funkcija, naudinga skaičiuoklėms, kur keli žmonės gali įvesti informaciją skirtingomis eilutėmis arba dirbti kartu prie dokumento, redaguodami skirtingas skiltis.

Deja, žiniatinklio programos nėra beveik tokios galingos kaip darbalaukio programos. Internetinėse versijose trūksta galingų formatavimo funkcijų; Tiesą sakant, manau, kad sudėtingų dokumentų formatavimas gali sugesti, jei bandysite padaryti gana nedidelius dokumento išvaizdos pakeitimus (teksto keitimas nėra problema), o internetinėms versijoms trūksta makrokomandų, kurias naudoja daugelis pažengusių vartotojų pasikliaukite darbalaukio versijoje. Tai nereiškia, kad žiniatinklio versijos yra blogos, tačiau jos tikrai nepakeičia stalinių kompiuterių versijų. Tas pats pasakytina ir apie „iOS“ bei „Android“ programas: jos gerai dirba išsaugodamos failų formatavimą ir yra patogios, jei turite kelyje, tačiau rimtam redagavimui ir dokumentų kūrimui jūs esate daug geresni darbalaukyje.

Pradėjusi nuo „Word 2013“, „Microsoft“ padarė kai kurias bendradarbiavimo funkcijas prieinamas darbalaukio programose. „Word 2013“ matėte nuorodą, kad kiti žmonės redaguoja dokumentą, tačiau iš tikrųjų negalėjote pamatyti jų pakeitimų, kol neišsaugojote (kai jie buvo paryškinti).

Stalinėje „Word 2016“ versijoje ne tik matote, kas daro pakeitimus, bet ir matote šiuos pakeitimus juos įvedant. Bandydamas radau, kad tai veikia gana gerai, nors, atsižvelgiant į jūsų ryšį, pokyčiai ne visada būna akimirksniu.

Visa tai reikalauja, kad jūsų dokumentas būtų saugomas „Microsoft“ dokumentų saugykloje, pavyzdžiui, „OneDrive“ ar „SharePoint“. Kai kuriems žmonėms tai bus rimtas apribojimas. Daugybėje korporacijų bendrinami failai talpinami tradiciniame failų serveryje, o daugelis asmenų saugojimui ir dalijimuisi naudoja kitas paslaugas, ne „OneDrive“. „Microsoft“ siūlo nemokamą „OneDrive“ saugyklą kiekvienam, o žmonės, perkantys produktą per „Office 365“ prenumeratos planą, turi visišką prieigą prie „OneDrive“. Man patinka „OneDrive“ koncepcija, tačiau tikrai pastebėjau problemas, susijusias su failų sinchronizavimu tarp kompiuterio ir „OneDrive“; naujos kartos sinchronizavimo įrankis yra bandomas peržiūroje ir tikiuosi, kad tai netrukus išspręs problemą.

Aš dažnai dirbu su „Word“ bendruoju dokumentu (saugomu „SharePoint“ internetiniame serveryje) su informacija, kurią atnaujina mano komanda. Mes naudojame visą „Word“ darbalaukio versiją, o ne „Web App“, nes formatavimas veikia taip, kaip mes tikimės. Matau, kur tai veiks daug geriau, kai pamatysime teksto pakeitimus „Word 2016“.

Bent jau kol kas didelis neigiamas dalykas yra tas, kad darbastalio programos apsiriboja tik „Word“. „PowerPoint“ išlaiko bendro redagavimo funkcijas, kurios buvo 2013 m. Versijoje (ir panašios į „Word 2013“), tuo tarpu „Excel“ darbalaukio versijoje jos nėra daug. „Microsoft“ teigė, kad būsimos „Excel 2016“ ir „PowerPoint“ versijos, kurios yra „Office 2016“ dalis, artimiausiu metu įgis realiojo laiko bendro redagavimo galimybes ir kad šie atnaujinimai bus prieinami tiems, kurie „Office“ perka pagal „Office 365“ metinio prenumeratos planą, bet ne tiems, kurie perka autonominę darbalaukio versiją. Tuo tarpu programų žiniatinklio versijose ir toliau siūlomas bendradarbiavimas, kuris ne šiaip išsprendžia problemą. Turiu programų, kuriose keli žmonės įveda duomenis į internetinę „Excel“ skaičiuoklės versiją, bet tada turiu atidaryti visą „Excel“ versiją, kad galėčiau naudoti sudėtingesnį formatavimą ir makrokomandas.

„Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“

Viena įdomių naujų pagrindinių programų savybių yra „Pasakyk man, ką nori padaryti“, kuri rodoma „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ meniu juostose. Pvz., Galite tiesiog įvesti „pridėti lentelę“ ir ji tai padarys arba nukreips jus į tradicinę pagalbos sistemą. Man atrodė, kad tai yra puikus papildymas, tačiau akivaizdu, kad dar yra ką tobulinti. Pvz., Ji dar neturi paieškos balsu (taip pat nėra integruota su „Cortana“ „Windows 10“) ir paprastai pateikia įvairius meniu pasirinkimus, užuot paprasčiausiai atlikusi reikalus.

„Word“ programoje dar viena įdomi funkcija yra „intelektuali paieška“, kurioje pateikiama tyrimų grupė, kurioje pateikiama informacija iš Vikipedijos ir kitų interneto šaltinių. Jūs tiesiog spustelėkite žodį arba pasirenkate fazę, tada laikinajame meniu pasirinkite intelektualią paiešką (kurioje yra tokie dalykai kaip iškirpimas, kopijavimas ir įklijavimas). Ankstesnės „Word“ versijos leido ieškoti žodžių, einant į atskirą naršyklės langą, ir turėjo „tyrimų sritį“, tačiau su 2016 m. Tai yra ir patogiau, ir savarankiškiau.

Jei naudojate aparatą su jutikliniu ekranu ir plunksna, dabar galite pridėti lygtį piešdami; Tai nėra kažkas, ką darau, bet aš suprantu, kur tai galėtų būti naudinga.

Naudojant „Excel“, pastebimiausi pokyčiai susiję su diagramų sudarymu, naudojant naujus diagramų tipus, tokius kaip „Pareto“ ir krioklio grafikai. Tai taip pat prideda keletą animacijų ir naują funkciją, vadinamą prognozavimu. Dabar „PowerPivot“ funkcijos yra įmontuotos, o ne kaip priedas, ir jūs galite lengviau skelbti duomenis „Power BI“. Tai malonu energijos vartotojams ir tam tikrose situacijose, bet, mano spėjimu, daugumai vartotojų geriau pasitarnautų kai kurios ankstesnėse versijose pristatytos produkto savybės, kurios mažai įvertintos, pvz., Asortimento pasirinkimas ir „Control-Q“ paspaudimas, kad būtų rodoma greitą analizę arba pasirinkę rekomenduojamų schemų ir suvestinių lentelių įterpimo meniu.

Tokios programos kaip „Google Apps“, „Corel WordPerfect“ ir „LibreOffice“ šiomis dienomis siūlo labai galingą teksto apdorojimą; jie neatitinka „Word“, bet jų pakanka daugumai žmonių. Tačiau rimčiausiems vartotojams „Excel“ yra savaime tinkama klasė. „Microsoft“ padarė nemažą sumą, kai pažadėjo, kad „Office 2016“ nemato ankstesnių versijų makrokomandų ar failų formatų - tai yra labai svarbu, atsižvelgiant į „Excel“ kritinį vaidmenį daugelyje įmonių parametrų.

Panašu, kad „PowerPoint“ beveik nieko nepakeitė, nors pažadėtos bendradarbiavimo funkcijos. „Microsoft“ turi kitą, naują pristatymo įrankį, vadinamą „Sway“, skirtą kurti tinklalapius, kuriuos galite slinkti ir veikti kaip pristatymus; tai įdomu, bet aš dar neradau to poreikio. Panašiai nėra „OneNote“ pakeitimų.

„Outlook“ ir kiti įrankiai

„Outlook“ yra daugiau pakeitimų - vėlgi daugiausia dėmesio skiriant bendradarbiavimui - nors aš jų nelabai galėjau išbandyti, nes dauguma mano bendradarbių vis dar naudoja senąją versiją. Verslo vartotojams ji prideda funkciją Grupės, leidžiančią greitai pranešti konkrečiai komandai pagal koncepciją, kuri atrodo labai panaši į „Slack“, ir šiuos pokalbius galite peržiūrėti atskirai mobiliojoje programoje. Tai taip pat leidžia lengviau bendrinti failus ir kalendorius komandai. Tai yra svarbi koncepcija ir labai laukiu, ar ji padės pagerinti komunikaciją.

Kitos naujos funkcijos yra palengvinti saito siuntimą į „OneDrive“ failą, o ne siųsti jį kaip priedą (kažkas, kas tam tikrą laiką buvo žiniatinklio programoje), taip pat „netvarkos“ funkcija, skirta verslo vartotojams, renkantiems pašto pranešimus. kad ji nemano, kad yra šlamštas, tačiau mano, kad tai gali būti mažesnis prioritetas. Tai įdomi idėja.

Nors bendraautorystė yra nauja naujovė, yra keletas kitų naujų rinkinio papildymų, ypač verslo klientams. Tai apima geresnį leidimą „PowerBI“, verslo žvalgybos įrankį, kuris susiejamas su „Excel“, ir naujausią „Skype for Business“ versiją. Yra naujas įrankis, pavadintas „Delve“, skirtas padėti jums rasti svarbius dokumentus ir jais dalintis, o gairėse yra „Office 365 Planner“ - įrankis, padedantis komandoms organizuoti darbą, ir jis atrodo daug paprastesnis ir lengvesnis nei bandymas naudoti „SharePoint“ ar pilnas projektas, tačiau jo dar nėra. Kol kas tai yra įdomios idėjos, nors daugumai įmonių jos neatrodo pakankamai subrendusios.

Verslo srityje „Office 2016“ apima patobulintą duomenų praradimo prevenciją ir daugiafaktorinį autentifikavimo palaikymą, taip pat naują diegimo parinktį, pavadintą Dabartinis verslas verslui, leidžiančią IT departamentams tik tris kartus per metus išleisti reikšmingus atnaujinimus, suteikiant jiems daugiau laiko bandymams.. Pagal šį planą pirmoji „Office 2016“ versija verslo vartotojams bus išleista kitą vasarį, joje bus pradinio bendrojo leidimo funkcijos ir nauji saugos naujiniai.

Ar reikėtų atnaujinti?

Kai turite tokį universalų produktą kaip „Office“, daugumai vartotojų tikrasis klausimas yra, ar atnaujinti verta, ar ne. Jei jums tiesiog reikia pagrindinio redagavimo, nemokamos versijos mobiliesiems arba tokia alternatyva, kaip „LibreOffice“ ar „Google Apps“, patenkins jūsų poreikius; jie nėra tokie galingi, tačiau tikrai yra pigesni. Jei esate tik atskiras „Office“ vartotojas, kuris retai dalijasi failais, šioje versijoje jo nėra tiek daug; turbūt nepastebėsite didelių skirtumų išlaikydami esamą „Office“. „Office 365“ prenumeratos modeliu gaunama atnaujinta versija ir „OneDrive“ saugykla, tačiau senasis vienkartinio pirkimo modelis gali būti pigesnis, jei jums nereikia naujų funkcijų.

Mažoms įmonėms papildomos bendradarbiavimo funkcijos bus malonios, tačiau vėlgi, daugelis jų dar nėra pilnai iškeptos. Įmonėms, sudariusioms įmonės susitarimą ar prenumeratos planą, naujoji versija yra akivaizdesnis atnaujinimas, tačiau tikrai galiu pamatyti argumentą, kodėl laukti, kol bus parengtos kai kurios „Word“ bendro redagavimo priemonės arba kol „Excel“ įgys šias funkcijas.

Mano esmė yra ta, kad „Office“ išlieka galingiausia programa savo kategorijoje ir atrodo nukreipta teisinga linkme, tačiau norėčiau, kad kai kurios naujos bendradarbiavimo funkcijos būtų šiek tiek labiau subrendusios, nei jos yra šioje laidoje.

Norėdami daugiau sužinoti PCMag „Office 2016“ apžvalgoje.