Prastas sutarčių valdymas gali kainuoti jūsų verslo pinigus

Remiantis nauja „SpringCM“ ataskaita, šešiasdešimt keturi procentai įmonių teigia, kad sutarčių patvirtinimo procesai užstoja sandorius. Didžiausias iššūkis, su kuriuo susiduria organizacijos, yra sutarčių darbo srautų valdymas ir pirminių suinteresuotųjų šalių pasirašymas. Didžiausia kliūtis, su kuria susiduria įmonės, apklausos duomenimis, yra procesų, skirtų valdyti ir judėti pagal sutartis, trūkumas. Šešiasdešimt procentų įmonių sutarčių tvarkymui naudoja el. Paštą, o sutarčių valdymo įrankį naudoja tik 32 procentai įmonių. Šeši procentai įmonių teigia, kad iš viso neturi jokio sutarčių valdymo proceso.

„Mėginimas gauti sutartis per vidinius ir išorinius patvirtinimo procesus yra tik apgailėtina patirtis“, - teigė „SpringCM“ vyriausiasis strategijos ir aljansų pareigūnas Erikas Severinghauzas. "Sutartis yra iš esmės nestruktūruoti duomenys, kuriuos dirbate dviejose skirtingose ​​organizacijose su dviem skirtingais įrankiais ir procesais. Dienos pabaigoje, jei vykdote el. Paštu ir priedais, tada atsitinka, kad niekas neturi galimybės pamatyti proceso., ir niekas negali optimizuoti proceso “.

"Jei pažvelgsite į apklausą ir didžiausius respondentų iššūkius", - sakė WillCas Wiegleris, "SpringCM" rinkodaros vadovas, "keturi svarbiausi yra darbo eiga, naujų sutarčių sudarymas, stebėjimas ir patvirtinimas. Tai yra verslo procesai, kurie įstrigo. Paprastai žmonės net nežino, kur yra vykdomos sutartys. Kieno gautuosiuose yra? Kas juos gaus toliau?"

(Vaizdas per: SpringCM)

Ką gali padaryti sutarčių valdymas?

Sutarčių valdymo įrankiai suteikia įmonėms galimybę saugoti, sekti, atnaujinti informaciją ir vykdyti ataskaitas apie sutartimi pagrįstus duomenis. Paprastai tai apima debesies pagrindu sukurtą programinę įrangą, kuri gali automatiškai nuskaityti ir kaupti duomenis, taip pat perspėti suinteresuotąsias šalis, kai ateina laikas imtis veiksmų dėl konkrečios sutarties. „Severinghaus“ sakė, kad įmonės, bandančios valdyti šiuos procesus be programinės įrangos, stengiasi ištaisyti duomenis iš septynių ar aštuonių skirtingų dokumentų ar failų tipų ir tada išverčia tą informaciją į standartizuotą sutartį ar sąskaitą faktūrą. Šiuose scenarijuose jis paaiškino: „Čia gali būti žmonių klaidų“.

Tiesą sakant, net įmonės, kurios naudojasi sutarčių valdymo programine įranga, vis dar stengiasi išvengti įprastų klaidų. Respondentų teigimu, devyniasdešimt du procentai sutarčių valdymo klaidų priskiriami žmonėms. Septyni procentai įmonių teigia, kad žmogiškos klaidos pasitaiko labai dažnai. „Pardavėjas mėgsta kalbėtis su klientais, mėgsta užmegzti ryšius, tačiau jie dažniausiai nekenčia matematikos, aritmetikos, finansų ir rankinio darbo verčiant skaičius įvairiose sistemose“, - sakė A. Severinghausas. "Jei pavesite jiems perkelti šią medžiagą rankiniu būdu, neturėtumėte nustebti, jei procese matote klaidų."

(Vaizdas per: SpringCM)

Ketvirtadalis visų apklaustų įmonių teigia, kad IT yra įtraukta į sutarčių darbo eigą. Tai galėtų padėti kompensuoti kai kurias žmogiškas klaidas, susijusias su sutarčių registravimu ir tvarkymu. Prieš sutarčių valdymo programinės įrangos pardavėjus kalbėdamasis su potencialiais klientais, IT skyrius paprastai dirbo su verslo analitikais, kad padėtų apibrėžti standartizuotą darbo eigą, kurioje būtų atsižvelgiama į verslo procesus, technologijas ir visus ankstesnius klausimus, sujungiančius šiuos du dalykus (pvz., Kodėl skaičiuoklės nebus verčiamos į sąskaitos faktūros).

Pvz.: Geriausi sutarčių valdymo įrankiai, kuriuos apžvelgėme, yra tokie, kaip darbo eigos automatai, pokalbių programoje funkcijos ir el. Pašto įspėjimai, įspėjantys žmones, kai ateina laikas sudaryti sutartį. Kai kurias iš šių funkcijų galite rasti redaktorių pasirinkimo įrankiuose, tokiuose kaip „Agiloft“ ir „Mitratech Getting Contracts Done“, taip pat „SpringCM“.

Šios savybės taip pat gali padėti pagreitinti sutarčių ciklą ir sutaupyti įmonių pinigų. Apklausos respondentų tipinė sutarčių ciklo trukmė buvo nuo vieno iki dviejų mėnesių (33 proc.). Dvidešimt du procentai respondentų teigia, kad jų sutarčių ciklas trunka ilgiau nei keturis mėnesius. Dvidešimt procentų respondentų teigia, kad sutarčių valdymo programinės įrangos naudojimas sutaupė verslo pinigų.

Ateities sutarčių valdymas

Kai prie rinkinio pridedate tokias naujas technologijas kaip dirbtinis intelektas (AI) ir mašinų mokymasis (ML), sutarčių valdymas gali būti dar naudingesnis vartotojams. "PG bus nepaprastai svarbi", - sakė Severinghausas. "Yra atvejų, kai AI leidžia sudaryti abipusius neatskleidimo susitarimus. AI gali atlikti pagrindinę sutarties peržiūrą ir sutarties klasifikavimą."

Deja, AI neišspręs sudėtingo iššūkio - plėtoti sutarčių valdymo procesą, kuris yra pirmasis žingsnis link automatizavimo. „Mes esame kelias nuo AI spręsti verslo procesų iššūkius“, - teigė Severinghausas. "Atsiranda naujos technologijos ir visi galvoja, kad tai bus stebuklinga kulka. Kadangi ši technologija egzistuoja, jie mano, kad mums nereikės sunkiai dirbti ir analizuoti savo verslo procesų. Visų pirma AI yra ta vieta, kur žmonės sako, kad laimėjo. "Nereikia atlikti sunkaus darbo, nes AI padarys stebuklingą darbą už mus. Tiesą sakant, AI yra sistemos, priklausančios nuo struktūrizuotų duomenų, ir struktūrizuoto proceso, skirto treniruoti šiuos algoritmus, pavyzdys."

Dėl tokio standartizacijos trūkumo įmonės, tokios kaip „SpringCM“, ragina įmones plėtoti sutarčių valdymo procesą dar prieš kalbėdamos su pardavėju. „Neturint proceso yra problemų visuose etapuose receptas“, - sakė Wiegleris. "Negalite išplėsti verslo be proceso, kaip tvarkote sutartis." Norėdami pradėti kodifikuoti sutarčių valdymo procesą, Wiegleris teigė, kad įmonės turi užduoti sau šiuos klausimus: „Ką jūs darote dabar? Ką galima susisteminti atsižvelgiant į procesą, kurį galima nustatyti?“ Kai išsiaiškinsite, koks buvo ir turėtų būti jūsų procesas, galėsite dirbti su IT ir programinės įrangos pardavėjais, kad sukurtumėte veikiančią sistemą. Arba, kaip sakė Wiegleris: „Jūs negalite kažko automatizuoti, jei nesuprantate, kas tai pirmiausia“.

„SpringCM“ apklausė 1 409 respondentus, iš kurių 32 procentai yra iš įmonių, kuriose dirba mažiau nei 100 darbuotojų, o 16 procentų - iš bendrovių, kuriose dirba daugiau nei 8000 darbuotojų.