Susitvarkykite: 10 patarimų, kaip valdyti savo skaitmeninius užrašus

Seinfeldo gerbėjai prisimins šlovingą sceną iš pasirodymo, kai Jerry ir Elaine pasirodys automobilių nuomos agentūroje. Džeris prašo pasiimti vidutinio dydžio automobilį, kurį rezervavo. Agentas prie prekystalio atsako, kad jiems neliko nė vieno vidutinio dydžio modelio, nes jie pasibaigė. "Žiūrėkite, - sako Džeris, - jūs žinote, kaip priimti rezervaciją. Jūs tiesiog nežinote, kaip laikyti rezervaciją." Aš taip pat galvoju apie skaitmeninius užrašus. Labai lengva padaryti užrašus, bet daug sunkiau jais naudotis .

Norėdami iš tikrųjų naudoti jūsų užrašus, turite juos sutvarkyti ir žinoti, kaip juos rasti. Šie patarimai, kaip pradėti naudotis užrašų programa ir tvarkyti užrašus, padės.

1. Pasirinkite puikią užrašų knygą

Jūsų pasirinkta užrašų programa daro didelę įtaką tam, ar ir kaip jūs vėl matysite užrašus. Pagrindinė užrašų programa, kuri buvo iš anksto įdiegta į jūsų telefoną ar planšetinį kompiuterį, tikriausiai nėra labai gera. Aišku, jūs jau naudojote tai anksčiau, ir jis veikia gerai, bet galbūt jūs nežinote, kokių funkcijų jums trūksta, kad atskirtumėte tik patenkinamas programas nuo puikių.

Trys funkcijos, kurios užrašų darymo programas daro tikrai naudingas:

• aplankai,
• etiketes ir
• optinis simbolių atpažinimas (OCR).

Aš įsigilinsiu į kiekvieną akimirką išsamiau.

Trys programos, kurias rekomenduoju labiausiai, remdamasis asmeniniu daugelio metų užrašų programų išbandymu, yra šios:

• „Microsoft OneNote“, jei norite nemokamos užrašų programos,
• „Evernote“, jei neprieštaraujate mokėti už „Premium“ prenumeratą ir
• „Quip“ už bendradarbiavimo užrašų darymą.

2. Sukurkite gautuosius

Greitai užrašant užrašą, jums reikia vietos, kur jį išsaugoti ten, kur jis nepraras. Savo užrašų programėlėje sukurkite aplanką „Gautieji“ ir nustatykite jį kaip numatytąją saugojimo vietą.

Reguliariai eikite į „Inbox“, kad pridėtumėte daugiau informacijos apie savo užrašus ir rūšiuotumėte juos. Kaip tai padaryti, pamatysite artimiausiuose keliuose patarimuose. Nereikia valyti gautų laiškų nustatytu grafiku, bet stenkitės tai padaryti, kai užrašų programa bus atidaryta viso dydžio ekrane (žr. 10 numerį žemiau). Tai leidžia lengviau pamatyti, ką darote, ir pamatyti visas turimas galimybes.

Nereikia šaudyti, jei naudojate „Inbox Zero“ naudodamiesi užrašų programa. Gautieji yra puiki vieta saugoti užrašus, kuriuos dažnai aplankyjate. Pvz., Aš turiu užrašą su visais savo draugų „Wi-Fi“ tinklo pavadinimais ir slaptažodžiais, taigi, jei aš atsinešu naują įrenginį į jų namus ar nuvalau išsaugojimo slaptažodį, vėl galiu prisijungti prie tinklo, nesivargindamas su jais sužinoti daugiau informacijos. Toje dėžutėje yra nuolatiniai namai.

3. Rūšiuokite užrašus į aplankus ar užrašų knygeles

Aplankai, kuriuos kai kurios programos taip pat vadina užrašų knygomis, padeda tvarkyti užrašus rankiniu būdu. Jie tampa naudingi vėliau, kai norėsite panagrinėti užrašus tam tikra tema, pavyzdžiui, visus užrašus, kurie yra receptai.

Kuriami aplankai ir tai, kaip juos pavadinate, priklauso nuo to, kokias užrašus pasiimate ir kaip juos naudojate. Jei nesate tikri, pradėkite nuo katalogų „Gautieji“, „Skaitymas“, „Buitiniai“, „Asmeniniai“ ir „Darbai“. Visada galite juos pakeisti ir sukurti daugiau, kai tik suprasite, kaip jais naudojatės.

4. Padarykite mėgstamiausių aplankų nuorodas

Bet kuri gerai naudojama užrašų programa turi aplankus, kuriuose matoma daugiau veiksmų nei kituose. Padarykite tuos aplankus lengvai pasiekiamus sukurdami nuorodas į juos arba pažymėdami juos kaip parankinius. Tai yra aplankai, kuriuose jūs dažnai žiūrite į savo padarytus užrašus ir pridedate naujų.

Tikriausiai turite kitų aplankų, kuriuose tik užrašai laikomi iki netikėto laiko, kai jums jų prireiks. Jie neturi būti priekyje ir centre.

5. Naudokite žymes

Žymos padeda rasti esamus užrašus. Jie gali susiaurinti tai, ką matote konkrečiame aplanke, arba parodyti jums visus užrašus, pažymėtus bendra tema keliuose aplankuose. Jie taip pat padeda rasti užrašus, susijusius su kokia nors tema, net jei teminis žodis nerodomas pačiame užraše. Leiskite pateikti keletą pavyzdžių.

1 pavyzdys: Tarkime, kad turite aplanką pavadinimu Receptai ir planuojate vakarėlį kai kuriems vegetarams. Galite pasiimti visas pastabas tik iš to aplanko, kurios pažymėtos vegetariškai, kad galėtumėte idėjų, ką daryti.

2 pavyzdys: Turbūt esate rašytojas, rašantis skirtingoms publikacijoms. Galite rašyti pastabas apie straipsnius ir suskirstyti juos į aplankus pagal tai, kur jie paskelbti. Tačiau kartais gali būti, kad norėsite ištirti visas jūsų užrašus tam tikra tema, nepaisant to, kas publikavo kūrinį. Jei pažymėjote užrašus šia tema, galite ieškoti žymos ir pamatyti juos visus, nesvarbu, kuriame aplanke jie yra.

3 pavyzdys: Persiųskite el. Laišką, susijusį su projektu, kuriame dirbate, į savo užrašų programą. Laiške niekada nėra pasakytas projekto pavadinimas ar jo esmė. Štai kaip žmonės bendrauja, kai jiems kažkas trūksta. Tokiu atveju galėtumėte pridėti žymas, kad apibrėžtumėte užrašą (projekto pavadinimas, klientas, darbo aprašymas), kad galėtumėte rasti užrašą, kai jums jo prireiks.

6. Skerdimo žymės

Yra toks dalykas, kad turi per daug etikečių. Kuo daugiau pridėsite žymų, tuo netalesni jie bus. Taigi kartas nuo karto išmeskite savo etiketes. Štai kaip tai padaryti.

Sudarykite visų naudojamų žymų sąrašą. Dažnai šalia etiketės galite pamatyti užrašų skaičių. Pirmiausia ieškokite beveik kopijų. Jei turite žymes ir „programai“, ir „programai“, atsikratykite to, kurioje yra mažiau pastabų. Atidarykite paveiktus užrašus ir pridėkite žymą, kurią laikysite. Ištrinkite kitą žymą.

Be to, jei turite žymių su dviem ar mažiau užrašų, apsvarstykite galimybę jų atsikratyti. Tikriausiai jie tau nieko gero nedaro.

7. Sukurkite nuorodą savo telefone

Padarykite nuorodą savo telefone, kad pradėtumėte naują užrašą savo užrašų darymo programoje, kad idėjas ir informaciją būtų galima užfiksuoti greitai. „IOS“ įrenginiuose galite padaryti „Siri“ nuorodą, o „Android“ programoje ieškoti parinkties Naujas užrašų valdiklis.

8. Diktuokite

Kai kažkas ateina į galvą, jūs norite užsirašyti, bet diktuojate, kai rimtai skubate ar vaikštote su savo šunimi ir sunkiai sugebate vienu metu laikyti ir pavadėlį, ir telefoną.

Daugelis išmaniųjų telefonų turi kalbėjimo į tekstą funkciją. Panaudok tai! Pradėkite naują užrašą, paspauskite mikrofono piktogramą ant klaviatūros ir kalbėkite, ką norite užrašyti. Arba galite įrašyti balso atmintinę ir vėliau ją perrašyti. Jei įgyjate įprotį ir dažnai diktuojate ilgas ištraukas, galite sutaupyti laiko, norėdami pasinaudoti transkripcijos paslauga. Yra daug gerų nemokamų ir mokamų variantų, nors mokamos galimybės yra žymiai tikslesnės.

9. Pridėkite paveikslėlius ir PDF failus, naudokite OCR

Jei jūsų programoje yra OCR, ji gali ieškoti teksto, esančio vaizduose, PDF rinkmenose ir kituose įkeltuose failuose. Nebijokite pridėti failų prie savo užrašų, kai jums jų reikia. Tai apima informacinių ženklų, ranka rašytų užrašų, knygų puslapių ir pan. Nuotraukas.

Kaip pavyzdį galite pamatyti, kaip tai naudinga. Tarkime, kad pridedate valgio, kurį turite pateikti išlaidų ataskaitoje, PDF kvitą. Pamiršote pažymėti jį „kvitu“ ir nežinote, kur jis yra. Jei atsimenate restorano pavadinimą, galite įvesti jį į paieškos juostą, o OCR jį suras.

Atkreipkite dėmesį į apribojimus, kuriuos jūsų užrašų programa ar paskyros tipas nustato OCR naudojimui ir saugojimui. Pvz., Nemokama „Evernote“ versija paleidžia OCR vaizdams, bet ne PDF ir „Office“ dokumentams. Tam jums reikia „Premium“ arba „Business“ paskyros. Jei jūsų programoje nėra nuskaitymo, galite apsvarstyti galimybę susieti ją su mobiliąja nuskaitymo programa.

10. Organizuokite dideliame ekrane

Geriausia, jei užrašų programa turės stalinio kompiuterio ir žiniatinklio programas. Rūšiuokite per gautuosius ir tvarkykite užrašus naudokite vieną iš jų (paprastai kalbant, geriau naudoti darbalaukio programas). Turėdami didelį ekraną galite pamatyti daugiau programos, todėl daugiau aplanko struktūros, žymų ir kitos informacijos, kurią pridedate prie pastabų, kad jos būtų tvarkingos. Jei matote visas savo galimybes, labiau tikėtina, kad pasirinksite tinkamas.

Paimkite užrašą, laikykite užrašą, dar kartą peržiūrėkite užrašą

Organizuodami užrašų darymo patirtį, padidinsite galimybę ne tik padaryti svarbesnius užrašus, bet ir saugoti juos tokiu būdu, kuris leis jums dar kartą juos peržiūrėti.