Video: Buhalterinė apskaita. Sąskaitų planas (2-a pamoka iš 5-ių). (Gruodis 2024)
Jei jums pavesta surasti geriausią programinę įrangą įmonės knygoms tvarkyti, turite atsižvelgti į daug svarbių veiksnių. Visų pirma, labai svarbu nustatyti, ar jūsų įmonei reikalinga internetinė buhalterinės apskaitos tarnyba mažoms įmonėms ar įmonės klasės programinė įranga, kuri gali būti išplėsta augant jūsų operacijoms. Kai priimsite tokį sprendimą, yra daugybė puikių sprendimų, kurie suteiks jums būtent tai, ko jums reikia, kad jūsų sąskaitos būtų tipiškos.
Tiems iš jūsų, kuriems reikia tik kažko mažo ir veržlaus, negalite suklysti naudodamiesi „Intuit QuickBooks“ ir „Freshbooks“. Abi sistemos yra idealios mažoms „mama“ ir „pop“ parduotuvėms, kur nereikia daug sudėtingesnio fono. Tačiau jei nusprendėte, kad jūsų didelei organizacijai reikia šiek tiek apskaitos galios, turėtumėte patikrinti „Intacct“.
Nepaisant jūsų pasirinkimo, yra penkios esminės klaidos, kurių turėtumėte vengti diegdami apskaitos programinę įrangą. Jūs turite žinoti, kas jie yra, kodėl jų reikia vengti ir kaip maksimaliai išnaudoti savo naująją sistemą.
1. Nebūk pigus
Kaip minėjau aukščiau, didelėms įmonėms reikia didelių sistemų. Žinoma, „Intuit“ ir „Freshbooks“ siūlo prieinamus ir lengvai pritaikomus sprendimus, kuriuos lengva įgyvendinti. Tačiau įmonės, turinčios didelį personalą ir vykdančios tarptautines operacijas, norės išleisti šiek tiek daugiau monetų sistemai, kuri gali būti pritaikyta mastui ir integruota su kitų verslo sričių įrankiais. Pvz.: Įmonių klasės sistemos gali tvarkyti užklausas net iš labiausiai išsiplėtusios verslo informacijos (BI), projektų valdymo ir ryšių su klientais valdymo (CRM) sistemų.
Be to, įmonės klasės apskaitos programinė įranga leidžia sukurti unikalią sistemą, pagrįstą jūsų įmonės specifiniais poreikiais. Jie siūlo skirtingus variantus skirtingoms vertikalėms ir gali būti pritaikyti įvairioms geografinėms vietovėms ir valiutoms. Bet jei pasirinksite pigesnę programinę įrangą, įstrigsite naudodamiesi „visiems tinkančia“ sistema „plug-and-play“.
2. (Tikriausiai) nepirkite vietoje
Jei tikitės, kad jūsų verslas augs, nenorite įsigyti sistemos, kuri priklauso nuo jūsų duomenų centro infrastruktūros. Naudodami debesies sistemas, galėsite sumokėti nedidelį mokestį, kad padidintumėte pardavėjo infrastruktūros poreikius, tačiau tai nieko, palyginti su tuo, ką mokėsite, jei turėsite atnaujinti savo vidaus ekosistemą.
Padidinus vietinės apskaitos programinės įrangos apimtį, reikės mokėti daugiau už licencijavimo ir priežiūros mokesčius. Taip pat turėsite nuolat atnaujinti savo aparatinę įrangą į pajėgesnius ir išplečiamus serverius, kad galėtumėte tvarkyti papildomus duomenų reikalavimus, o tai reiškia daugiau energijos sąnaudų ir daugiau programinės įrangos tinklo našumui stebėti. Kaip jau minėjau, iš debesies pagrįstų sprendimų vis tiek reikės mokėti šiek tiek daugiau, augant poreikiams, tačiau išlaidos nebus beveik tokios dramatiškos kaip naudojant vietoje esančią sistemą. Dabar, jei galite sau leisti atnaujinti verslą arba tiesiog jaučiatės patogiau laikyti duomenis savo duomenų centre, nekreipkite dėmesio į šį poskyrį.
3. Neignoruokite duomenų bazės
Nepriklausomai nuo to, ar pasirinksite programinę įrangą įmonėje, ar už jos ribų, jūs turėsite atsiminti duomenų bazę, kurią naudojate kurdami visą savo informaciją. Jei pasirinksite vieną vartotoją arba įprastą sistemą, turėtumėte remtis pardavėjo duomenų baze, kad pateiktumėte visus savo duomenis. Kai kurie pardavėjai apriboja duomenų, kuriuos galite saugoti savo sistemose, kiekį, taigi, jei jūsų įmonė smarkiai išsiplės, turėsite pakeisti programinę įrangą.
Laimei, dauguma įmonių klasės sprendimų gali valdyti įvairias duomenų bazes, todėl svarbu nustatyti, ar duomenų bazė ir sistema gali gerai veikti viena su kita, kad maksimaliai padidintumėte jūsų foninio našumo galimybes. „Microsoft SQL Server“ yra tinkamas ir standartinis pasirinkimas, kurį daugelis iš jūsų jau gali naudoti. MYSQL yra dar vienas populiarus pasirinkimas. Dauguma apskaitos sistemų pakankamai gerai naudojasi abiem duomenų bazėmis. Dirbkite su savo IT skyriumi ir apskaitos komanda, kad nustatytumėte, kuri sistema yra geriausias pasirinkimas sinchronizuoti su jūsų duomenimis, ypač jei jūsų įmonė naudoja nišą ar unikalią duomenų bazių programavimo kalbą.
4. Nepamirškite įtraukti HR
Jūsų žmogiškųjų išteklių (HR) valdymo programinė įranga, tokia kaip mūsų redaktorių pasirinkimas „BambooHR“, sąveikaus su jūsų apskaitos programine įranga daugiau nei dauguma kitų jūsų priimtų sistemų. Jei neužtikrinsite sklandaus abiejų įrankių integravimo, beveik garantuosite, kad turėsite perjungti vieną ar kitą trumpą tvarką.
Sujungę šias dvi sistemas gausite žvilgsnį iš paukščio skrydžio, kaip jūsų darbuotojai daro įtaką esminėms linijoms. Jūs galėsite geriau suprasti kryžminį visko poveikį, pradedant išlaidų valdymu, įdarbinimo ir atleidimo išlaidomis. Galėsite išgyventi neintegruodami sistemų, tačiau jūsų operacijos bus lėtesnės, mažiau intelektualios ir mažiau automatizuotos nei konkurentų, kurie klausėsi šio patarimo.
5. Nepamirškite pardavimo vietos (POS)
Nustebsite, kiek apskaitos sprendimų nesiūlo POS integracijos. Tai yra didžiulė problema, ypač plytų ir skiedinių įmonėms ir restoranams, vykdantiems daugybę mažų operacijų keliose vietose.
Tinkamas sprendimas leis automatiškai rinkti, tvarkyti ir sinchronizuoti operacijas jūsų apskaitos sprendime. Ši integracija smarkiai sumažina rankiniu būdu įvestų duomenų, reikalingų iš jūsų apskaitos komandos, kiekį ir suteikia jūsų finansų komandoms priežiūrą, kur ir kada gaunamos pajamos. Jau neminint to, kaip šis kapitalas gali būti nedelsiant pritaikytas įmonės negrąžintiems likučiams.
