5 dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis laiko stebėjimo programinę įrangą

Jei jūsų įmonė ieško laiko stebėjimo sprendimo, kuris galėtų padėti geriau stebėti, kiek laiko darbuotojai praleidžia atliekant konkrečias užduotis, tada jums bus malonu išgirsti, kad yra dešimtys sprendimų, kurie gali padėti. Deja, kadangi egzistuoja tiek daug paslaugų, surasti tinkamą įrankį gali būti baugu. Tokie veiksniai kaip projekto valdymo (PM) funkcionalumas, darbuotojų priežiūra, pritaikymas ir, žinoma, kaina yra vienodai ir intensyviai tiriami aspektai.

, išskaidysime svarbiausius dalykus, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis laiko stebėjimo programinę įrangą. Išsamiai paaiškinsime kiekvieną veiksnį ir papasakosime, ko reikėtų ieškoti norint priimti teisingą sprendimą. Laimingos medžioklės!

1 1. „PM vs. Pure Play“

Laiko stebėjimo programinė įranga būna dviejų skirtingų skonių. Galite nusipirkti įrankių, kurie yra nedidelės visų apimančių PM rinkinių dalys, arba galite nusipirkti programinės įrangos, kuri ne tik užregistruoja, seka ir padeda išmokėti už dirbtą laiką. PM įrankiai yra idealūs profesionalių paslaugų įmonėms, norinčioms atlikti tokius veiksmus, kaip dalijimasis debesimis paremtais failais, užduočių valdymo delegavimas, projekto analizė, išlaidų ataskaitų sudarymas, biudžeto prognozavimas, sąskaitų faktūrų išrašymas, mokėjimų atlikimas, apmokestinamų valandų sekimas ir būsimų personalo poreikių prognozės.. Vidutinės didelės įmonės paprastai naudoja šias priemones daugiau nei mažos įmonės ir nepriklausomi rangovai. Šioje kategorijoje rasite tokius įrankius kaip „Mavenlink“, „Wrike“ ir „Zoho Projects“ - kiekvienas iš jų atspindi geriausią PM rinkos kokybę, o įmontuotas kokybės laiko stebėjimas.

Laisvai samdomiems darbuotojams ir įmonėms, kurios yra labiau pasiryžusios sekti, kas dirbo ir kada, yra dar viena laiko stebėjimo programinės įrangos kategorija, kuri tikriausiai turi daugiau prasmės. Šioje klasėje rasite tokią programinę įrangą, kaip „Hubstaff“ ir mūsų redaktorių pasirinkimo įrankio TS lentelės. Šiomis priemonėmis galima tik pridėti ir sekti laiką, redaguoti jau įrašytą laiką, pranešti apie dirbtą laiką ir prižiūrėti darbuotojų personalą. Abi priemonės šias užduotis atlieka ypač gerai. Deja, gryni žaidimų laiko stebėjimo įrankiai nesuteiks jums PM funkcijų, kurias rasite pastarojoje kategorijoje. Tai reiškia, kad didesnės įmonės, reikalaujančios PM įrankių, turės pasirinkti trečiosios šalies įrankį, jei pasirinks grynojo žaidimo stebėjimo laiką.



2 2. Kaina ir planai

Gryno žaidimo laiko stebėjimo sprendimai yra pigesni nei laiko stebėjimo sprendimai, susieti su PM rinkiniais. TS lentelės prasideda nemokamu planu, skirtu vienam vartotojui. Šis planas yra idealus laisvai samdomiems darbuotojams, kuriems reikia sekti laiką dirbant prie projektų. „TSheets“ taip pat turi planą iki 99 vartotojų, kainuojančių 4 USD vienam vartotojui per mėnesį, o bazinis mokestis - 16 USD per mėnesį. „Hubstaff“ prasideda nuo pagrindinio 5 USD per mėnesį plano, suteikiančio prieigą prie paprastų laiko stebėjimo įrankių, darbuotojų mokėjimų tvarkaraščio tvarkytojo, palaikymo visą parą ir vartotojo parametrų, kuriuos galima valdyti kiekvienam darbuotojui atskirai. „Hubstaff“ taip pat siūlo 9 USD / mėn. Vienam vartotojui „Premium“ planą, kuriame yra viskas, ką rasite pagrindiniame plane, tačiau taip pat gausite prieigą prie „Hubstaff“ programų programavimo sąsajos (API) ir pagrindinio planavimo įrankio.

Kadangi jūs naudojate daug daugiau funkcijų iš į PM nukreiptų įrankių, neturėtų nieko keista, kad mokėsite daugiau. Pigiausias „Mavenlink“ planas, į kurį įeina laiko stebėjimas, kainuoja 39 USD vienam vartotojui per mėnesį. Pigiausias „Zoho“ laiko stebėjimo planas kainuoja 25 USD per mėnesį neribotam vartotojų skaičiui, tačiau tik 20 projektų. Pigiausias „Wrike“ laiko sekimo planas kainuoja 24, 80 USD vienam vartotojui per mėnesį.



3 3. Darbuotojų stebėjimas

Kai kurie sprendimai yra svarbesni nei įsitikinę, kad darbuotojai dirba ten, kur ir kada sako. Kai kurios priemonės, tokios kaip „Hubstaff“, įrašo ekrano kopijas, kol darbuotojai dirba, ir tada pateikia šias ekrano kopijas vadovams, kad darbuotojai galėtų būti įskaityti atlikę pamainą. Šie įrankiai taip pat gali įrašyti klaviatūros ir pelės veiklos apimties žurnalus pamainų metu. Daugelis mūsų išbandytų įrankių leidžia stebėti darbuotojų judesius naudojant GPS sekimą, kai jie naudojasi įrankio programomis mobiliesiems, o kai kurie leidžia reikalauti, kad naudotojai užfiksuotų asmenukę, kai jie atvyksta ar išvyksta iš vietų.

Jei jums reikia tokio (bauginančio) priežiūros lygio, jūsų laukas bus siauras. Ne kiekvieną kartą stebėjimo įrankis tai pasiūlys kaip integruotą funkciją, o PM pagrindu sukurti įrankiai išvis nesiūlo šios funkcijos. Prieš pradėdami išbandyti gaminius, būtinai paklauskite kiekvieno pardavėjo, jei jie tai siūlo.



4 4. Pasirinktiniai laukai

Daugelis įrankių yra visiškai pagrįsti stebėjimo laiku. Tačiau kai kurie įrankiai leidžia atsižvelgti į papildomus duomenų rinkinius įmonėms ir asmenims, kurie gali būti labiau orientuoti į gamybą, o ne į trukmę. Tai ypač naudinga statybos, transportavimo ir gamybos paslaugoms, kurios yra tokios pat linkusios matuoti pagal sukurtas konstrukcijas, nuvažiuotus atstumus ir pagamintus daiktus, kiek jie dirba pagal darbo valandas. Pavyzdžiui, „TSheets“ leidžia sukurti šešis visiškai pritaikomus laukus, kuriuos galima pridėti kaip raginimą kiekvienam laikui bėgant. Jei vadovaujate statybų įmonei, galite nedelsdami paklausti: „Ar buvo incidentas? Taip arba Ne“ Jei darbuotojai neatsako, jie negalės praleisti laiko. Arba galite paklausti sunkvežimių vairuotojų, kiek mylių jie tiesiog nuvažiavo. Tuomet šie laukai bus sudedami į ataskaitas, kad gautumėte išsamesnį vaizdą apie tai, kaip atliekamas darbas, kaip dirba produktyvios komandos ir pateikiami kiti svarbūs duomenys apie darbo vietą, kurių jums gali prireikti norint sukurti išsamų darbo dienos ar pamainos vaizdą.

Nors „Wrike“ nesuteikia jums tokio pat išplėstinio sekimo kaip TS aprašymai, pamainų pradžioje ir pabaigoje vis tiek galėsite rinkti svarbius duomenis iš darbuotojų. „Wrike“ leidžia prie užduočių juostos pridėti pasirinktinių laukų, kad, perėję ataskaitas, galėtumėte pamatyti tokius dalykus kaip „atsiskaitymas“, darbo įvykiai, rida ir kt. Deja, šie elementai bus rodomi jūsų bendras užduoties vaizdas iš PM pulto, tačiau duomenys nebus rodomi jūsų laiko įvesties ataskaitose.

Jei jūsų verslas yra labiau linkęs matuoti gamybą nei žmogaus valandas, tada sprendimas su pasirinktiniais laukais jums gali būti geresnis. Nepamirškite paklausti pardavėjo, kokius tinkinimo būdus jie siūlo, taip pat kaip šie pritaikymai atsižvelgia į ataskaitas.



5 5. Integracijos ir plėtiniai

Didžiausias „Zoho Projects“ pranašumas yra galimybė naudotis „Zoho“ programinės įrangos ekosistema, kurią sudaro ryšių su klientais valdymas (CRM), el. Pašto rinkodara, žmogiškųjų išteklių (HR) programinė įranga ir valdymo įrankiai. Šiuos produktus galite lengvai paversti visapusišku sprendimu, teikiančiu duomenis iš vieno į kitą be jokio rankinio įsikišimo. Tai puikiai tinka mokėjimų apdorojimui, projekto personalui, sąskaitų faktūrų išrašymui ir beveik viskam, kas derina dirbtą laiką su duomenimis, rodomais kitoje programinėje įrangoje.

Nepamirškite paklausti pardavėjų, ar jie integruojasi su trečiųjų šalių įrankiais. Jei jums vienodai patinka du pardavėjai, bet vienas siūlo daugiau šių organinių integracijų nei kitas, tuomet turėtumėte eiti su pirmuoju. Atminkite: dauguma laiko stebėjimo sprendimų siūlo atvirą programų programavimo sąsają (API), tai reiškia, kad jūsų vidinė kūrimo komanda gali kurti integracijas su kitomis atviromis API priemonėmis. Tačiau jei jūs vadovaujate mažai įmonei arba jei tiesiog neturite vidinio techninio meistriškumo, jums greičiausiai reikės šių integracijų, kad jos būtų pristatytos natūraliai per jūsų pardavėją.