Organizuokitės: 3 metodai geresniam laiko valdymui

Norėdami būti produktyvesni, turite efektyviai valdyti savo laiką. Kaip tau geriau sekasi tvarkyti savo laiką? Nesvarbu, kur esate su savo laiko valdymo įgūdžiais, pats pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra sekti, kaip šiuo metu praleidžiate savo laiką. Negalite pakeisti savo laiko praleidimo būdo, jei nežinote, kaip jį naudojate dabar.

Yra trys pagrindiniai būdai, kaip sekti savo laiką, ir kiekvienas iš jų turi privalumų ir trūkumų. Paprastai manoma, kad lengviausias būdas yra tiksliausias. Tiksliausias yra labai daug laiko reikalaujantis. Galiausiai yra būdas sekti laiką naudojant technologijas, kurios yra labai lengvos, tačiau tikslios tik tam tikrų rūšių užduotims atlikti.

Štai ką turite žinoti apie šiuos tris metodus:

1. Laiko sąmata (dar žinoma kaip darbo savaitės įvertinimo metodas)

Kas yra laiko sąmata? Laiko sąmata yra sąrašas visko, ką padarėte per tam tikrą laiką, kartu su tuo, kiek valandų ir minučių jūs manote, kad praleidote darydami.

Kaip apskaičiuoti laiką: Laiko įverčiai dažnai daromi savaitės pabaigoje. Galvojate apie savo savaitę ar bet kokį norimą atgalinį laikotarpį ir suskaičiuokite, kiek valandų, jūsų manymu, dirbote, miegojote, eidavote į pareigas, ruošėte, valėte ar žiūrėjote filmus, pavyzdžiui. Tai padeda ieškoti rekomendacijų jūsų kalendoriuje, jei jo laikotės.

Argumentai "už": laiko sąmatai sukurti reikia labai mažai laiko. Kadangi juos galite išsaugoti iki savaitės pabaigos, jūsų kasdienybės netrukdo varginančios laiko registravimo užduotys.

Suvart: Laiko įverčiai yra mažiausiai tikslus būdas įvertinti, kaip leidžiate laiką. Tyrėjai nustatė, kad kai žmonės įvertina, kaip jie praleidžia laiką, naudodamiesi atgalinio požiūrio metodu, jie iš viso praleidžia daugiau valandų nei yra realią savaitę (168). Žmonės linkę pervertinti tai, kiek dirba, ir nuvertina savo laisvalaikį.

2. Laiko žurnalas (dar žinomas kaip viso laiko dienoraščio metodas)

Kas yra laiko žurnalas? Laiko žurnalas yra įrašas apie tai, ką padarėte visą dieną, padalytą per laiko blokus, kurie sudaro visą dieną. Idėja yra atsiskaityti už kiekvieną bloką per 24 valandas.

Kaip sudaryti laiko žurnalą: Norėdami sudaryti laiko žurnalą, jums reikia šiek tiek daugiau nei popieriaus lapas arba skaičiuoklė. Sukurkite stulpelį ir įveskite į jį eilės laiko blokus, didindami po 15, 30 arba 60 minučių. Galite sujungti kelis laiko blokus kelioms valandoms, kai dažniausiai miegate. Periodiškai visą dieną arba dienos pabaigoje šalia kiekvieno laiko bloko užpildykite vietą, ką veikėte tuo metu. Tai, kaip konkrečiai jūs apibūdinsite savo aprašą, priklauso nuo to, ką norite sužinoti apie save ar kokią laiko valdymo pertvarką norite padaryti.

Argumentai "už": laiko žurnalai yra tikslesni nei laiko dienoraščiai. Jie labiau tinka, kai pildote juos rečiau ir rečiau, tuo ilgiau laukiate, kol juos užpildysite. Labai lengva suskirstyti laiką į kategorijas, sudėti skaičius ir išanalizuoti rezultatus.

Suvart: vieno atsakymo užrašymas, ką padarėte tarp, tarkime, 9–10 ryto, gali būti nerealus atspindys, kaip iš tikrųjų naudojote tą valandą. Tarkime, kad dirbote. Ar per tą laiką palikote savo stalą ir išgėrėte vandens? Ar greitai paskambinote? Ar kelias minutes internete skaitydavote naujienas, įpusėjus darbui? Laiko žurnalai apibendrina laiko blokus, neįsigilinant į tikrąją jūsų padaryto darbo detalę.

3. Laiko stebėjimo programos

Kas yra laiko stebėjimo programa? Laiko stebėjimo programa yra programinė įranga, kurią naudojate norėdami stebėti, kiek laiko praleidžiate dirbdami įvairius veiksmus, daugiausia prie kompiuterio ir telefono. Yra pasyvių laiko stebėjimo programų ir aktyvių. Pasyvūs, tokie kaip „RescueTime“, matuoja, kiek laiko praleidžiate skirtingose ​​programose ir skirtingose ​​svetainėse. Aktyvios laiko stebėjimo programos, tokios kaip „Toggl“, suteikia laikmatį ekrane, kuris veikia dirbant, todėl dirbdami su viena užduotimi galite naudoti kelias programas ir svetaines.

Kaip naudoti laiko stebėjimo programą: naudodamiesi pasyviu laiko stebėjimo įrankiu, įdiekite ją savo kompiuteryje ar mobiliajame įrenginyje ir tiesiog leidžiate paleisti. Tai automatiškai fiksuoja visą jūsų veiklą, kad ją būtų galima įrašyti, suskirstyti į kategorijas, sugretinti ir išanalizuoti. Paprastai šias programas galite pristabdyti bet kada, o jūs galite nustatyti, kad jos išsijungtų tuo metu, kai nenorite sekti savo veiklos. Aktyvūs laikmačiai pasikliauja jums paspaudus mygtuką, kad juos paleistumėte ir sustabdytumėte. Jie leidžia įvesti informaciją apie tai, ką veikėte, kol ji veikė, o programa automatiškai prideda tą informaciją prie įrašo, kurį galite peržiūrėti ir toliau analizuoti bet kuriuo metu. Programų mobiliesiems versijos, aktyvios laiko stebėjimo priemonės, gali būti naudingos leidžiant paleisti laikmatį, kai esate susitikimuose, keliaujate darbo reikalais ir dirbate kitą darbą, kurį norite atlikti su kompiuteriu.

Yra keletas laiko stebėjimo programų mobiliesiems, kurios stebi jūsų buvimo vietą ir tariamai padeda tokiu būdu suskirstyti laiką, tačiau jos dar nėra labai intelektualios ir reikalauja per daug įvesti rankiniu būdu, kad šiuo metu būtų labai vertingos. Galbūt kada nors jie pagerės.

Argumentai „už“: laiko stebėjimo programos yra puikios, kai reikia pateikti išsamios informacijos apie savo skaitmeninę veiklą. Jie turi įrankius jūsų laikui suskirstyti į kategorijas ir išskaidyti diagramas bei grafikus. Geriausius iš jų labai lengva naudoti, o dauguma jų turi nemokamą parinktį.

Suvart: Laiko stebėjimo programos suteikia išsamią analizę to, ką darote savo kompiuteryje, tačiau jos nėra sukurtos stebėti visą jūsų laiką, todėl jos praleis valandas, kurias praleidai sulankstant skalbinius, gaminant maistą, skaitant, žaidžiant su vaikais. ar naminius gyvūnėlius, ar dar ką jūs darote.

Sekite dvi savaites, tada išanalizuokite

Jei dar nesinaudojote laiko stebėjimu, rekomenduoju derinti laiko žurnalo metodą su laiko stebėjimo programa. Tokiu būdu galite gauti apžvalgą, kaip praleidžiate visas savo dienos valandas, taip pat išsamią kompiuterio laiko analizę.

Prieš analizuodami, norėsite prisijungti bent dvi savaites. Per pirmąsias vieną ar dvi dienas galite šiek tiek pakeisti savo elgesį, nes galvojate apie tai, kad stebite savo laiką. Jūsų elgesys greitai normalizuosis.

Be to, jei pastebite, kad sakote: „O, tą dieną nereikėtų skaičiuoti, nes ji buvo labai neįprasta“, sustok. Kuo daugiau stebėsite savo laiką, tuo daugiau suprasite, kad turite daugiau neįprastų dienų, nei tikriausiai supratote. Idėja yra geriau suprasti, kaip jūs iš tikrųjų praleidžiate savo laiką, o ne tai, kokia yra vidutinė diena. Sužinoję, kaip praleidžiate savo laiką, galite pradėti priimti pagrįstus sprendimus dėl to, ko norite padaryti daugiau, mažiau ar norėti pradėti daryti visiškai ką nors naujo.