Video: Darbas su el. paštu: laiškų siuntimas, atsargus elgesys su laiškais. 6 klasei (Lapkritis 2024)
Man patinka klausti žmonių apie tai, kaip jie naudoja biuro el. Paštą, jei tik norėčiau geriau suprasti skirtumą tarp to, kaip el. Paštas buvo sukurtas naudoti, kaip jis efektyviausiai naudojamas ir kaip žmonės iš tikrųjų tuo naudojasi.
Paklaustas, daugelis žmonių išdidžiai apibendrina savo el. Pašto valdymo metodus taip: „Mano el. Pašto dėžutė yra mano darbų sąrašas“.
Jie paprastai mano, kad tai išradinga sistema, tačiau tai mane verčia verkti. Aš atsitraukiu iš siaubo, kai girdžiu šį gerai apgalvotą, bet galiausiai žlugdantį pareiškimą. (Mano fizinė reakcija, sužinojau, nėra ideali, jei ketinu tęsti pokalbį.)
Tikimės, kad šis straipsnis įtikins jus pakeisti savo požiūrį. Kitos savaitės stulpelyje (kiekvieną pirmadienį patikrinkite, ar nėra naujausios šios serijos „Get Organised“), aptarsiu kitą lygties pusę: kaip sudaryti protingesnių darbų sąrašą. Taip pat būtinai perskaitykite praėjusios savaitės stulpelį su 11 patarimų, kaip tvarkyti el. Paštą.
Kam skirtas el. Paštas?
„El. Paštas“ nebėra tiksliai apibūdinantis programinės įrangos ir paslaugų, kurias naudojame elektroniniam paštui siųsti, pavadinimas. Jie daro daug daugiau. Turėdami visas el. Pašto galimybes ir funkcijas - galimybę siųsti priedus (gyvenimas keičiasi!), Įmontuotas adresų knygas, planavimo ir priminimo funkcijas, viešus ir asmeninius kalendorius - stebuklas, kad mes vis dar vadiname tai „el. Paštu“.
Bendradarbiaujant tarp organizacijų el. Paštas veikia puikiai. Jūs turite popierinį pokalbių pėdsaką, pažymėtą visais laiko ir datos ženklais, pateiktą beveik akimirksniu ir saugiai. El. Paštas leidžia jums tvarkytis su darbu savo tempu, prioritetus pateikiant atsakymams, kaip jums atrodo tinkama.
Tačiau, jei bendraujate organizacijos viduje (tai reiškia jūsų organizacijoje), el. Paštas gali būti paslėptai pasenęs ir netgi pakeliui į morgą (žr. „Ar el. Paštas miręs?“). Dabar turime platesnį priemonių asortimentą, kuris mums padeda pasiekti tuos pačius galutinius tikslus, tačiau efektyvesniais ir naudingesniais būdais. Keletas pavyzdžių yra momentinių pranešimų programos, verslo socialiniai tinklai ir projektų valdymo portalai (pvz., „Basecamp“). Kai kurie žmonės pamiršta, kad telefonai ir susitikimai akis į akį dažnai yra geriausia bendravimo priemonė atliekant tam tikras užduotis.
El. Paštas tikrai turi savo vietą, tačiau daugelis žmonių jį naudoja užduotims, kurioms būtų naudingas kitoks sprendimas, atlikti. El. Paštas turėtų būti naudojamas komunikacijai, kuriai reikia popierinio takelio, ypač organizacijų pranešimams. El. Pašto programos ir funkcijos, tokios kaip kalendoriai ir planavimas, turėtų būti naudojamos taip, kaip buvo numatyta. Jei norite, kad jūsų darbų sąrašas būtų el. Pašto programoje, greičiausiai tam yra įrankis (pavyzdžiui, „Outlook“ jis vadinamas užduotimis). Tačiau gautieji nebuvo skirti pasakyti, kokias užduotis reikia atlikti kiekvieną dieną. Štai kelios priežastys:
Priežastys, kodėl gautieji neturėtų būti jūsų darbų sąrašas
1. Nevaldo gaunamų daiktų.
Darbų sąraše yra tik tie daiktai, kuriuos įdėjote. Kita vertus, jūsų gautieji yra tarsi snapelis, kuriame nėra kaiščio. Jūs nekontroliuojate gaunamų elementų, išskyrus tai, kad galite juos apsvarstyti po vieną ir ištrinti. Tai labai neveiksmingas būdas susikurti darbų sąrašą. Pranešimai rodomi bet kuriuo paros metu. Jie gali kilti iš bet ko, neatsižvelgdami į hierarchiją, kuri gali nulemti jūsų tikrąjį darbų sąrašą. Ir labiau tikėtina, kad tik dalis jų atspindės tai, ko jums reikia padaryti.
2. Netinkamai įvardytos užduotys.
Paklauskite savęs: ar nėra gautos gautosios medžiagos dalies, kuri iš tikrųjų atspindi dalykus, kurie turėtų būti jūsų darbų sąraše, ar temos eilutė tiksliai apibūdina, ką turite padaryti? Daugeliu atvejų kiti žmonės sudarė temą, kuri gali neatspindėti paties pranešimo, juo labiau ta pranešimo dalis, kuri susijusi su tavimi. Turėdami tinkamą reikiamų darbų sąrašą, jūs naudojate savo kalbą, kad greitai gautumėte svarbią informaciją. Tinkamai surašytą darbų sąrašą galite nuskaityti per sekundę ar du ir tiksliai žinoti, ką reikia padaryti. Tik jūs galite rašyti tokiu būdu, kad greitai perduotumėte informaciją sau.
3. Per ilgai.
Aš žinau, kad ką tik pasakiau šį teiginį, bet jis kartojamas: Tinkamai surašytą darbų sąrašą galite nuskaityti per sekundę ar du ir tiksliai žinoti, ką reikia padaryti. Laimėčiau 50 USD, kad nepavyko rasti vieno asmens PCMag su el. Pašto dėžute, galinčia perduoti informaciją iš pirmo žvilgsnio.
Nekankink savęs. Visi gautuosiuose laikome pranešimus, primenančius užduotis, kurias norėtume atlikti, bet ne. Ir viskas gerai. Tačiau šie elementai nepriklauso būtinųjų darbų sąrašui.
4. Trūksta priemonių, pagal kurias būtų galima nustatyti prioritetus ir nustatyti terminus.
Raudoni šauktukai, vėliavos, žvaigždės, spalvų burbuliukai - el. Pašto programos paprastai suteikia jums keletą įrankių svarbiems pranešimams žymėti. Kai kuriose programose netgi galite susieti datą „reaguoti iki“, tokią kaip šiandien, rytoj arba laisvai „šią savaitę“. Naudokite šias funkcijas, kad primintumėte apie tai, kaip bendraujate su žmonėmis, bet ne kaip prioritetinius žymenis ar konkrečias konkrečių užduočių atlikimo datas. Kaip minėta, temų eilutės niekada nenurodo jums, ką turite padaryti, o pridedant vėliavas nepateikiama tokia pati vertinga informacija, kokia yra darbų sąraše. Gerų darbų sąrašas sudėlioja užduotis pagal prioritetus ir naudojasi terminais.
5. Neleidžia jūsų el.
Tikiuosi, kad aš jus daugiausiai įtikinau, kad bandant sureguliuoti gautuosius, kad jie veiktų kaip darbų sąrašas, gaunamas labai prastas darbų sąrašas. Spėk? Tai taip pat sukuria labai blogus gautuosius, taigi dabar jūs du neveiksmingumai! Jei bandysite manipuliuoti gautuosius taip, kad jie būtų dvigubai svarbesni kaip jūsų darbų sąrašas, jis leis jums pereiti tarp operacijų. Štai kaip tai gali atsitikti: rūšiuokite gautuosius vienaip, kad rastumėte svarbiausio prioriteto darbus; pastebėti naują pašto srautą; įsiterpti; panaudoti gautąją; patikrinti naują paštą; nuspręskite, kad tai jums netaikoma; vėl pasinaudokite vėliavomis ar žvaigždėmis; pabandykite atsiminti, kur buvote, su darbų sąrašu…
Atminkite, kad jei jūsų el. Pašto programoje yra integruota programa ar funkcija, skirta darbų sąrašams, galite tuo naudotis!
Paštas yra el. Paštas
Laikykite savo el. Pašto dėžutę kaip el. Pašto dėžutę, o ne kaip darbų sąrašą, ir jūs būsite daug efektyvesni. Tikėtina, kad ir jūsų darbinis gyvenimas taps šiek tiek laimingesnis. Ateinančios savaitės stulpelyje „Organizuota organizacija“ išsamiau paaiškinsiu, kas sudaro gerų darbų sąrašą, kaip juo naudotis, ir keletą įrankių, kurių dėka darbų sąrašas yra labai automatizuotas.
