Video: The Choice is Ours (2016) Official Full Version (Lapkritis 2024)
Paskutinis organizacijos galvosūkio gabalas - ir tas, kurio žmonės dažniausiai bijo - yra el. Pašto valdymas.
Kaip ir aplanko tvarkymo bei failų vardų sudarymo atvejais, el. Pašto tvarkymui reikalingas gyvenimo būdo sprendimas. Turite sukurti taisykles ir principus, su kuriais galėtumėte gyventi kiekvieną dieną. Atminkite, kad buvimas organizuotai yra panašus į dietos ir mankštos režimo laikymąsi. To nedaryti ir elgtis su organizacija, kaip tai yra vienos dienos pavasario valymo projektas, yra panašus į laikymąsi dietos dietos. Visi matomi rezultatai bus labai trumpalaikiai.
Prieš pasinerdami į savo el. Pašto pertvarkymo projektą, skirkite šiek tiek laiko suprasti, kad neprivalote būti tobulas. Tikslas yra sugalvoti gyvenimo taisykles, kurių pagrįstai galėtumėte laikytis ir kurios palengvina jūsų darbą ar asmeninį gyvenimą, yra produktyvesni ir geresni. Jei diegsite madingą naują „Microsoft Outlook“ papildinį, tai sukurs jūsų gautųjų valymo variklį, išbandykite „Xobni“ (nemokama, 29, 99 USD plius versija, 4 žvaigždutės), kuriame indeksuojami jūsų failai, arba „Evernote“, skirtą „Windows Premium“ (45 USD per metus, 4, 5 žvaigždutės), leidžiančią išsiųsti el. Laišką į „Evernote“, kur yra šios programinės įrangos išskirtinės paieškos galimybės.
Žr. Dėžutės apačią
Pirmą kartą atidaręs gautųjų aplanką supratau, kad man reikalingas sistemingas požiūris į el. Paštą, turiu daugiau nei trijų puslapių turinį. Daugelis failų buvo pažymėti kaip „perskaityti“, tačiau kadangi aš jų neveikiau, palikau juos gautuosiuose. Prisimenu, kad buvau priblokšta ir galvojau, kad jei tą pačią sekundę nepradėčiau mesti el. Laiškų, per valandą problema bus dar blogesnė ir kitą rytą tikrai bus nepakeliama.
Todėl išsikėliau sau vieną paprastą tikslą: Visada galėčiau matyti tiek savo aplanko apačią. Kitaip tariant, noriu, kad viename ekrane būtų matomi paskutinio pranešimo ir seniausio pranešimo įrašai.
Aš nesilaikau šio standarto kiekvieną akimirką kiekvieną dieną. Tai būtų neurotiška ir neproduktyvu. Bet aš siekiu pamatyti aplanko apačią prieš išeidamas iš darbo kiekvieną dieną, o jei nepavyks, bent jau penktadieniais. Aš taip pat nerimauju dėl el. Pašto perkrovos, kai dieną sergu ar praleidžiu laiką. Grįžusi iš atostogų, suteikiu sau bent savaitę, kad susigaudyčiau el. Laiške ir stengiuosi pirmą dieną ar dvi nesirūpinti tuo.
Mėnesis į mėnesį
Aš savo verslo el. Pašto abonementą valdau lygiai taip pat, kaip elektroninius failus kaupu aplankuose. Viskas patenka į aplanką.
Pirma, aš sukuriu kelis pagrindinius aplankus pagal projektą, tokius kaip A, B ir C. Projektai. Kiekviename projekto aplanke sukuriu kiekvieno mėnesio poaplankius, pažymėtus dviejų skaitmenų metais ir mėnesiu, pabrauktu mėnesio raidžių santrumpa. Pavyzdžiui, 2011 m. Birželio aplankas pavadintas 1106_JUN.
Kai gaunami nauji el. Laiškai, jie dažnai būna mano pašto dėžutėje kelias valandas, dieną, o gal net savaitę ar dvi. Bet jie niekada manęs nežavi, nes turiu sistemą, kuri palaiko viską tvarkomu lygiu. Čia yra mano sistemos taisyklės. Tai gali būti netinkama jums, tačiau jie gali pateikti vieno sprendimo pavyzdį. Pritaikykite savo sprendimą taisyklėms, kurios atitiktų jūsų gyvenimo būdą.
1 taisyklė. Jei el. Laiškui nereikia imtis veiksmų (įskaitant pakartotinį skaitymą), aš jį iškart išmetu.
2 taisyklė. Jei el. Laiškas yra kritinis - tai reiškia, kad reikia nedelsiant imtis veiksmų arba nuodugniai perskaityti ir galbūt atsakyti - jis lieka gautuosiuose, kol aš imsiuosi jo. Gautųjų aplanke jis gali likti iki mėnesio. Po mėnesio privalau veikti. Tai terminas. Kai tik imsiuosi veiksmų, el. Laiškas įkeliamas į atitinkamą aplanką.
3 taisyklė. Jei el. Laiške yra man reikalingos informacijos, tačiau nereikalaujama skubių veiksmų, dienos pabaigoje arba savaitės pabaigoje, jei esu užimtas, jis turėtų būti perkeltas į atitinkamą aplanką. Jei bijau, kad pamiršiu veikti, nes tai ne iškart matoma gautuosiuose, galiu sukurti kalendoriaus elementą kaip priminimą. El. Laiškas turi būti įkeltas į aplanką. Jokių išimčių.
4 taisyklė. Penktadienio popietė leidžiu sau nuo 10 iki 20 minučių rūšiuoti viską, kas yra gautuosiuose, ir galbūt veikti pagal daiktus, kuriems nereikia ilgo atsakymo. Kai išeisiu iš darbo, apačioje turėčiau pamatyti colį ar du baltų plotų (kambarys vėl užpildomas savaitgalį).
5 taisyklė. Po metų archyvuokite jį arba suspauskite. Aš linkęs saugoti el. Pašto duomenis maždaug metus ir archyvuoti visa kita, o tai padaryti yra nepaprastai lengva, kai jūsų informacija yra suskirstyta į aplankus pagal mėnesį ir metus.
Kitas organizacinis metodas, kuris buvo išpopuliarintas dar fizinio dokumentų tvarkymo dieną, yra sukurti 31 katalogą, pažymėtą skaitine etikete, kurių kiekvienas atitiktų mėnesio dieną. Užuot sudarę kasdienį darbų sąrašą, turėtumėte sudėti dokumentus ir priminimus (ir gimtadienio korteles, bei apmokėjimo sąskaitas ir t. T.) Į aplankus, atitinkančius atitinkamą veiksmo datą. Kai ateina data, atidarote aplanką ir jums dabar pavesta pasirūpinti tuo, kas yra jo viduje.
Dar vienas metodas yra suskirstymas į segmentus. Jei naudojate projekto valdymo įrankį, pvz., „Basecamp“ (nemokama, 4 žvaigždutės ir „Redaktoriaus pasirinkimas“), niekada nereikia išsaugoti el. Laiškų, susijusių su toje sistemoje valdomais projektais. „Basecamp“ tai daro už jus. Daugelis žmonių asmeniniame el. Gyvenime naudoja suskirstymą į skyrių, vieną internetinę paskyrą skirdami sąrašų serveriams ir adresų sąrašams, o kitą palikdami bendravimui su draugais ir šeima. Kodėl versle nenaudojant tos pačios sąvokos?
Atsikratykite el. Pašto nerimo
Aš jokiu būdu nesisakau už tai, kad mano sistema ar 31 dienų aplanko sistema būtų tinkama visiems. Mano sistema veikia man, nes esu linkęs atsiminti dalykus remdamasis tuo, kada jie įvyko. Be to, aš labai laukiu tos kelios minutės kiekvienos savaitės pabaigoje, kai dar kartą pakartosiu gautuosius. Galiausiai, pagrindinis tikslas visada turėti galimybę pamatyti gautų laiškų aplanką suteikia man jaukumo. Pamačius informaciją, išsiliejančią už vieno vaizdinio ekrano, mane pasiekia tam tikras taškas. Tai jaučiasi nepakeliama, nes nieko nerandu ir niekada neieškosiu savo išeities.
Tačiau kiti žmonės gali jausti nerimą tvarkydami daugiau nei tuziną aplankų arba laikydamiesi pačių sukeltų terminų. Gali būti produktyviau, jei galėtumėte matyti savo laiškus vienoje slenkančioje srityje. Jei rizikuojate būti per daug nuolaidus ir nuobodus, nėra bloga idėja užrašyti įvairius dalykus, dėl kurių jaučiatės priblokšti, nes jei el. Laiške galite nustatyti tai, ko nenorite, galite sukurti taisykles ir rekomendacijas, tai.
Nepriklausomai nuo to, kokią organizacinę sistemą kuriate sau ar savo verslui, sutelkite dėmesį į į gyvenimo būdą panašius įpročius ir bendrąsias taisykles. Jūs neprivalote būti tobulas kiekvieną dieną. Jums tiesiog reikia sugalvoti sistemą, kuri jus nuolatos seka.
Pasitraukite
Svarbios idėjos atsisakyti šio straipsnio yra šios:
1. Turėdami tvarkomą el. Pašto kiekį, jūsų darbas taps lengvesnis ir geresnis.
2. Kurdami el. Pašto tvarkymo principus, atkreipkite dėmesį į gyvenimo būdo įpročius, o ne į griežtas ir greitas taisykles.
3. Nustatykite, kaip el. Laiškus tvarkysite kasdien, kas savaitę ir kas mėnesį, taip pat kaip dažnai archyvuosite el. Pašto duomenis.
4. Išsiaiškinkite, ko nenorite iš savo el. Pašto adreso, tada sukurkite įpročius, kurie neleidžia tai daryti.
