Susitvarkykite: kaip išvengti žinučių siuntimo laiko

El. Paštas niokoja produktyvumą ir beveik niekas nesuvokia, kaip blogai. Laikas, kurį žmonės praleidžia el. Pašto programose, yra nepaprastas ir užima beveik 30 procentų kiekvienos dienos. Vis dėlto yra būdas susitvarkyti. Ir iš tikrųjų galite įveikti el. Pašto problemą, nebūtinai sutrumpindami visą laiką, kurį praleidžiate el. Sprendimas, kuriuo dalinuosi toliau, priklauso nuo to, ar geriau suprasi problemą.

El. Paštas yra blogiau nei „Facebook“

Remiantis tyrimais, el. Paštas jūsų produktyvumui yra blogesnis nei „Facebook“, o problema ta, kad žmonės nesuvokia, kiek laiko praleidžia el.

Robby Macdonell, „RescueTime“ produkto plėtros viceprezidentas, sutinka remdamasis tuo, ką mato ir girdi iš vartotojų. „RescueTime“ yra laiko valdymo įrankis, kuris stebi programas ir svetaines, kurias naudojate dirbdami kompiuteryje ir mobiliajame įrenginyje. Tada jis sukuria ataskaitas, kuriose parodo, kaip praleidžiate laiką.

Aš paklausiau „Macdonell“, kokias produktyvumo tendencijas mato jis ir jo kolegos „RescueTime“, kai jie į visus vartotojus renka duomenis. "Didžiausia tendencija, kurią matome, yra tai, kad žmonių laiką dažniausiai domina komunikacijos programos. Konkrečiai el. Paštas yra tas, kuris, mūsų duomenimis, visada yra šalia."

„Vienas dalykas, kurį girdime iš žmonių, kurie prisiregistruoja prie„ RescueTime “, yra toks:„ Aš bijau pamatyti duomenis, nes aš nenoriu pamatyti, kiek laiko praleidžiu „Facebook“ ar „Reddit“. Dažnai po savaitės jie sako: „Nebuvo taip blogai, kaip aš galvojau, bet, dieve, aš daug laiko praleidžiu elektroniniu paštu“, - pridūrė Macdonell.

Kodėl el. Paštas yra blogas?

Taigi, kodėl būtent el. Paštas yra blogas? Kai kurie produktyvumo ekspertai sako, kad el. Paštas yra „darbas apie darbą“, o ne pats darbas. Kitas, tikriausiai tikslesnis, argumentas yra tas, kad el. Paštas nuolat mus trikdo. Laikas, kurį praleidžiame el. Paštu, nėra problema. Laikas pasiskirsto per dieną.

Visų pirma, žinių darbuotojams paprastai reikia nepertraukiamo dėmesio periodo, kad būtų galima atlikti tikrai svarbų darbą. „Daugumai žmonių glosto tai, kad el. Paštas yra veikla, kuri visą dieną atitraukia jus nuo tos kūrybinės minties“, - teigė Macdonell.

El. Laiško skaitymas daugiau nei vieną kartą sukelia perkrovą ir pavargsta, sako Mikaelis Berneris, programos „EasilyDo“ generalinis direktorius, kuris automatizuoja mažus jūsų gyvenimo aspektus, kad padėtų jums sutaupyti laiko. Kai visą dieną tikriname el. Paštą, mes faktiškai jo netvarkome ir juo nesirūpiname, o tos sekundės sugaišta daug laiko. "Jei ketinate atidaryti el. Laišką, darykite su juo ką nors, pavyzdžiui, atsakykite į jį, ištrinkite arba paduokite. Negalima atidaryti net el. Laiško, nebent tuo metu galite jį apdoroti."

Be to, ryšių sistemos yra skirtos pranešti jums apie gautą naują pranešimą. „Jie visą laiką tave traukia pranešimais“, - sakė Macdonelis. "Vis rečiau būna, kad gauni daugiau nei keletą minučių, kol tave įtraukia į kitą veiklą". Net jei neperskaitysite visų el. Laiškų, gautų į gautuosius, jūsų dėmesys pasiskirsto, kai gausite pranešimą, kad gautas naujas el. Laiškas. Ir net jei neįjungėte pranešimų, jūs vis tiek sutrinkate dėmesį, kiekvieną kartą tikrindami gautųjų aplanką, norėdami sužinoti, ar kas nors jums bando išsiųsti el. Laišką apie neatidėliotiną reikalą.

"Ne taip, kaip 30 procentų kažkieno laiko praleidžiama elektroniniu paštu dienos pradžioje, o tada likusią dienos dalį praleidžiama dirbant kitus dalykus", - sakė jis. "Tai labai išsisklaidė, o tai rodo, kad jūs nuolat esate pertraukiami".

Kaip kovoti su el

Galite išeiti iš el. Pašto ir grįžti prie tikro, sunkaus darbo. Tai galima padaryti per kelias savaites ir atlikti penkis paprastus veiksmus.

1. Įdiekite laiko stebėjimo programą, pvz., „RescueTime“ arba „Toggl“, ir leiskite jai sekti, kiek laiko kiekvieną dieną praleidžiate el. Paštu. Įsitikinkite, kad visos jūsų el. Pašto ir pokalbių programos yra tiksliai klasifikuojamos kaip bendravimas.

2. Palaukite maždaug dvi savaites, kad turėtumėte pakankamai duomenų. Tada atsitiktinai pasirinkite datą ir pažiūrėkite į valandinę ataskaitą. Jūs esate geros būklės, jei jūsų komunikacijos priemonės yra sutelktos vieną ar du kartus per dieną. Jūs esate blogos būklės ir turite atlikti pakeitimus, jei jūsų komunikacijos programų naudojimas yra paskirstomas mažomis dalimis per dieną, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau.

Tikslas nebūtinai yra sumažinti el. Paštu praleidžiamų valandų skaičių. Tikslas yra, kad el. Pašto naudojimas būtų mažiau išskaidytas ir koncentruotas, kad jūsų ataskaitos atrodytų daugiau taip:

3. Remdamiesi savo modeliais, nustatykite vieną ar du kartus per dieną, kai nepatikrinsite el. Laiškų. Daugeliui žmonių rytas, iki maždaug valandos iki dienos vidurio pertraukos, ir popietė, prasidedanti maždaug valandą po dienos pertraukos, yra idealus laikas. Per tuos laikotarpius uždarykite el. Pašto programas ir užblokuokite žiniatinklio paštą, įdiegdami nesiblaškymo įrankį, pavyzdžiui, „StayFocusd“. Jei turite „RescueTime Premium“ paskyrą, galite naudoti jos įrankius, kad užkirstumėte kelią pasiekti internetinį paštą.

4. Taip pat pasirinkite laiką, kada tikrinsite el. Tarkime, kad ne el. Pašto adresas bus nuo 9:00 iki 11:30, o jūsų el. Pašto sesija bus nuo 11:30 iki pietų. Jei laikas 11:10 ir jūs jaučiate pagundą tikrinti el. Laiškus, bus lengviau jų atsisakyti, jei turėsite iš anksto nustatytą laiką, kada atidarysite tą pašto dėžutę.

5. Jei esate paranojiškas, kad bandant dirbti, ateis skubus ir svarbus pranešimas, nustatykite VIP perspėjimo sistemą. „iOS“ vartotojai jau turi vieną integruotą savo „Mail“ programoje. Jei nenaudojate „iOS“ arba norite VIP perspėjimo sistemos, kurioje būtų daugiau parinkčių ir tinkinimų, pabandykite „AwayFind“. Bet kuriuo atveju galite gauti perspėjimą, pavyzdžiui, tiesioginį pranešimą savo telefone ar net tekstinį pranešimą, kai labai svarbus asmuo jums siunčia el. Laišką. Tai reiškia, kad el. Laišką galite patikrinti tik gavę pranešimą, kuris, tikimės, bus retai. Visi kiti el. Laiškai gali palaukti.

Kitas triukas, kurį aš asmeniškai naudoju, yra atidėti mano el. Pašto programų atidarymą, kai tik pradėsiu dirbti. Aš norėčiau nugrimzti per darbo el. Laišką pirmiausia ryte savo telefone, tik norėdamas patikrinti, ar yra tikrai skubių dalykų. Naudoju telefoną todėl, kad man lengviau išjungti nei nešiojamąjį ar stalinį kompiuterį, jei nėra nieko, dėl ko reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Jei matau el. Laišką, kuris yra svarbus, bet nėra skubus, galiu pridėti žvaigždutę. Jei tai tikrai skubu, atsakau tiesiai iš telefono. Bet kadangi aš nemėgstu skaityti ar rašyti telefonu, nesu pagunda įsibrauti į kitus el. Laiškus, kurie nėra skubūs.

Būtent tokios mažos gudrybės sukuria didelę naudą, leidžiančią atsisakyti el. Laiškų ir sugrąžinti jus į svarbų darbą.