Susitvarkykite: kaip išlaikyti tvarkingą, nuskaitytiną ir ne per daug užimtą darbą

Dėl silpnumo bendravimas komandoje yra daug lengvesnis nei naudojant el. Paštą, tačiau programa turi tendenciją atrodyti kaip nepatogus vaikų žaidimų kambarys. Jei jūsų komandos nariai yra giliai aistringi animaciniams gifams arba negalvoja apie tai, kaip pavadinti kanalus, jūsų asmeninė sąsaja tikriausiai kenčia nuo visiško netvarkingumo. Šie devyni patarimai gali padėti jums atgauti šios geriausios verslo pranešimų programos kontrolę.

1. Palengvinkite pranešimų kompaktiškumą

Du parametrai sustiprins jūsų „Slack“ sąsają, kad ji būtų supaprastinta. Eikite į Nuostatos> Žinutės ir laikmena. Dalyje Tema pasirinkite Kompaktiškas. Tada tiesiai po juo pasirinkite „Tiesiog rodomi vardai“.

Kartu šie parametrai pašalina perteklinius simbolius ir tarpus iš „Slack“. Tai gali būti ne jūsų mėgstamiausias stilius, tačiau verta išbandyti, jei norite, kad jūsų „Slack“ erdvė atrodytų tvarkingesnė ir mažiau užimta. Jei norite, kad būtų galima nuskaityti daug informacijos be daug slinkties, galbūt verta išbandyti tai.

2. Nuleiskite savo silpną šoninę juostą

Nėra jokios priežasties, kodėl jums pagal numatytuosius nustatymus reikia matyti kiekvieną kanalą ir pranešimą, išvardytą šoninėje juostoje. Pažymėkite kanalus ir tiesioginius pranešimus, kuriuos dažniausiai naudojate. Tai verčia juos sėdėti viršuje po antrašte „Pažymėti žvaigždute“, todėl galite sutelkti savo dėmesį į šį kuruojamą sąrašą.

Jei jūsų „Slack“ sąskaita yra rimtai užgriozdinta, taip pat apsvarstykite galimybę pakeisti nustatymus, kad būtų rodomi tik žvaigždute pažymėti ir neskaityti pranešimai. Eikite į Nuostatos> Šoninė juosta> Šoninės juostos nustatymai> Išvaizda ir pasirinkite Neperskaitytus ir žvaigždute pažymėtus pokalbius.

3. Pašalinkite vaizdo netvarką

Jei pagrindinis jūsų skundas dėl „Slack“ yra tai, kad jūsų kolegos paskelbia per daug animacinių gifų, jaustukų ir nuorodų su milžiniškais peržiūros vaizdais, galite juos tiesiog užgniaužti. Pažiūrėkite į Nuostatos> Žinutės ir laikmenos. Apatinėje pusėje yra žymės langeliai, kuriuose galite paslėpti įvairius vaizdus.

Jei norite, kad „Slack“ patirtis būtų kuo didesnė, nustatykite juos taip:

4. Tinkinkite pranešimus

Gavę per daug pranešimų, jie visi tampa triukšmu. Trimis etapais tinkinkite pranešimus, kuriuos gausite „Slack“.

Pirmiausia nutildykite kanalus, kur dauguma naujų pranešimų nėra svarbūs. Eikite į kanalą, spustelėkite šalia paieškos juostos esančią narvo piktogramą ir pasirinkite parinktį nutildyti tą kanalą.

Antra, pakeiskite savo pranešimų parinktis į Tiesioginiai pranešimai, paminėjimai ir raktiniai žodžiai arba į Nieko. Jei pasirinksite „Nieko“, pamatysite ženkliukus, nurodančius naujus pranešimus, tačiau negausite garso perspėjimų ar kitų pranešimų ekrane.

Trečia, atkreipkite dėmesį į dvi paskutines parinktis, kurios pateikiamos šiame jūsų nuostatų skyriuje: Pranešti man apie atsakymus į mano siūlomus gijas ir mobiliesiems įrenginiams naudoti skirtingus parametrus. Atsižvelgiant į tai, kaip jūs ir komandos draugai naudojate pokalbių sriegius, galbūt norėsite pasirinkti parinktį gauti pranešimus apie gijas. Kalbant apie mobiliojo prietaiso parinktis, pasirinkdami skirtingus savo telefono parametrus galite susikaupti. Kitą kartą, kai reikės dirbti be trikdžių, uždarykite „Slack“ darbalaukio programą ir atsijunkite nuo žiniatinklio programos, tačiau laikykite savo telefoną šalia, kad gautumėte svarbius „Slack“ pranešimus.

5. Norėdami surinkti panašius silpnus kanalus, naudokite priešdėlius

Štai taktika, kurią reguliariai matau, kaip komandos naudoja „Slack“: sukurkite kanalų, kurie turėtų būti sugrupuoti, priešdėlius. Pavyzdžiui, visi kanalai, skirti naudoti tik pardavimo komandai, turėtų turėti priešdėlį „pardavimai“, kad turėtumėte # pardavimų kontaktus, # pardavimo patarimus, # pardavimų laimėjimus ir pan. Kanalai, skirti tik linksmybėms, gali turėti priešdėlį „linksmas“ arba „vandens aušintuvas“.

Naudojant priešdėlius, panašūs kanalai automatiškai sugrupuojami tiek į šoninę juostą, tiek į visą kanalų sąrašą, kai tik reikia juos tyrinėti.

6. Naudokite apklausos įrankius (arba šį nulaužimą)

Kai užduosite savo komandos draugams apklausos stiliaus klausimą, pavyzdžiui, „Kurį laiką visi gali susitikti šią popietę?“. naudokite apklausos programą. Atsakymus į apklausą skaityti daug lengviau ir nėra reikalo, nei peržvelgti daugybę komentarų.

„Polly for Slack“ yra viena geriausiai žinomų apklausų ir apklausų programų. Įdiekite jį kaip „Slack“ priedą ir įveskite „/ polly“, kai tik norite sukurti apklausą.

Taip pat galite praleisti apklausos įrankius naudodami šį paprastą nulaužimą: Parašykite savo klausimą ir pateikite galimus atsakymus naudodami reaji. Jūsų komandos draugai išsiaiškins, kad jie turėtų pridėti tinkamą atsakymą į klausimą, kad parodytų savo pasirinkimą. Jei norite apklausos parinkčių, kuriose nėra aiškių piktogramų, naudokite skaičių reaji arba spalvotus taškus. Rezultatai yra griežti, tvarkingi ir lengvai skaitomi.

7. Sukurkite temų etiketą

Pranešimų gijos yra fantastiškos, kad „Slack“ būtų tvarkingos, tačiau tik tada, kai jas naudojate savo komandai tinkamu būdu. Pranešimo gija yra pokalbis, kuris iš pagrindinio kanalo pereina į šoninę juostą. Žmonės gali pasirinkti pokalbį arba jo nedaryti. Siūle jūs ir jūsų komandos draugai galite išsamiai kalbėtis viena tema be jos pertraukimo.

Tačiau kai gijų yra per daug, sunku nuskaityti kanalą ir susigaudyti, kas nutiko pastaruoju metu. Todėl turite rasti tinkamą siūlų naudojimo balansą ir jo etiketę. Nėra taisyklės, kaip tai padaryti.

Aš dirbau su komanda, kuri bet kokio pranešimo pabaigoje pridėjo vijų emocijų sąrašą, kurį norėjo nukreipti nuo pagrindinio kanalo. Laikui bėgant mes visi rinkomės neoficialias taisykles, kada siųsti pranešimus, ir visi atrodė patenkinti jų laikydamiesi.

Patarimas: norėdami pridėti pasirinktinį jaustuką, spustelėkite darbalaukį, esantį viršutiniame kairiajame kampe, pasirinkite Tinkinti silpnumą ir įkelkite pasirinktą vaizdą iš jaustukų skirtuko. Atminkite, kad administratoriai gali apriboti, kas gali pridėti tinkintų jaustukų.

Jei nesiekiate labiau pažengti, galbūt norėsite išmokti ir lengvo roboto kūrimo.

8. Organizuokite savo mintis formatuodami

Norėdami tvarkyti tai, ką rašote silpnuose pranešimuose, naudokite formatavimą. Kitiems žmonėms lengviau nuskaityti kanalą ir pasiimti svarbų dalyką.

„Lieknas“ naudoja žymėjimo formatu paryškintus, kursyvus, pabrauktus ir kodo formatus. Kai įvedate daugiau nei kelis simbolius, ekrano apačioje pasirodo apgaulingas lapas, kuris padės jums.

Be to, pridėkite eilutės pertraukas prie savo pranešimo naudodami „Shift“ + „Return“. Šis klavišų derinys leidžia kurti pastraipas neišsiunčiant pranešimo (jei paspausite grįžti be pamainos, jūsų pranešimas bus paskelbtas). Tai padarę, galite rašyti ilgesnius lengvai skaitomus ir redaguojamus pranešimus, užuot turėję rašyti penkis ar šešis iš eilės. Tokia praktika gali būti naudinga jūsų „Slack“ paieškos rezultatams, jei naudojate nemokamą paskyrą, kurioje ieškote tik paskutinių 10 000 pranešimų.

9. Sukurkite automatinius įspėjimus

Automatinis perspėjimas „Slack“ yra pranešimas, kurį automatiškai gaunate, kai atliekamas koks nors veiksmas. Pvz., Galite sukurti įspėjimą, kai kas nors užpildys jūsų įmonės žiniatinklio formą. Keletas kitų idėjų: galite gauti perspėjimą kiekvieną kartą, kai jūsų internetinėje parduotuvėje uždaromi išpardavimai, kai jūsų svetainėje pasirodo naujas komentaras arba kai tik jūsų komanda atidaro ar uždaro problemą „Github“.

Yra keletas būdų, kaip nustatyti ir valdyti automatinius įspėjimus. Paprasčiausias yra „Slack“ integracija su kitais „App Directory“ įrankiais. Pvz., Prijunkite „Slack“ prie „Freshdesk“ ir galite gauti įspėjimus apie palaikymo bilietus, pateiktus jūsų komandai.

Kitas būdas yra naudoti „Slack“ programą „Incoming Webhooks“, kurios nustatymas reikalauja šiek tiek techninių žinių, tačiau leidžia gauti įspėjimus apie veiklą, kuri gali būti už „Slack“ programų srities ribų. Paskutinis variantas yra naudoti trečiųjų šalių automatizavimo įrankį, pvz., IFTTT, „Workato“ ar „Zapier“. Šios paslaugos leidžia jums sujungti programas viena su kita, o „Slack“ atveju galite prijungti programą, net jei „Slack“ jos nepalaiko. Automatizavimo įrankiai taip pat gali suteikti daugiau įspėjimo pritaikymo galimybių.

Signalas prieš triukšmą

Slackas pažadėjo padėti ištaisyti kai kurias signalo ir triukšmo problemas, būdingas el. Tai taip pat pažadėjo suteikti žmonėms galimybę bendrauti, kad būtų smagiau. Tai tapo programa, kuriai daugiausia pasiseka abiejose srityse, tačiau tai padarius išaugo į kitokio pobūdžio žvėrį, kuris gali jaustis nemandagus. Išvalę „Slack“ sąsają galite žymiai sumažinti triukšmą ir sukurti tikslingesnę erdvę bendrauti.

Jei visa kita nepavyksta, visada galite peršokti laivą, ieškodami šių 17 „Slack“ alternatyvų. Jei esate pasiryžęs laikytis programos, būtinai išmokykite sau dar keletą patarimų ir gudrybių, kaip naudotis „Slack“.