Susitvarkykite: kaip kopijuoti kontaktus iš vienos programos į kitą

Kur yra tavo kontaktai? Ar jie yra ryšių su klientais valdymo (CRM) programinėje įrangoje, el. Pašto paskyroje, jūsų telefone ar el. Pašto rinkodaros programoje, pavyzdžiui, „MailChimp“? Jūsų kontaktų sąrašai gali būti paskirstyti visur. Ei, atsitinka. Kartais reikia juos sutvarkyti, sujungti ar tiesiog nukopijuoti savo duomenų bazę apie žmones ir jų kontaktinę informaciją iš vienos vietos į kitą.

Apskritai yra trys būdai, kaip adresatus kopijuoti iš vienos vietos į kitą.

1. Sinchronizavimas. Pirmiausia galite sinchronizuoti savo kontaktus. Tai yra pats lengviausias pasirinkimas, kai tik jis yra prieinamas. Rezultatas - turite dvi kontaktų duomenų bazes, kurios yra visiškai vienodos amžinai ir amžinai, kol nustosite jas sinchronizuoti.

2. Naudokite kontaktų programą. Rinkoje yra keletas kontaktinių programų ir paslaugų, tokių kaip „Contacts +“ (anksčiau - „Visas kontaktas“), kurios išsiurbia kontaktinius duomenis iš įvairių šaltinių („Facebook“, „Gmail“, „LinkedIn“), juos suglaudina, o paskui išspjauna kur nors. nori. Naudodamiesi šiomis programomis atminkite ir savo, ir kontaktų privatumą. Jūs nenorite noriai pateikti savo kontaktinės informacijos programoje, kuri tik apsisuks ir parduos.

3. Eksportuoti / importuoti ir pasirinktinai sinchronizuoti naujus pakeitimus. Antrasis būdas yra atlikti didelį kontaktų perdavimą. Tai galime vadinti eksporto / importo metodu. Čia atsisiųskite visą savo kontaktinę informaciją iš vieno šaltinio, o po to įkelsite į naują šaltinį. Tai vienkartinis pervedimas. Pasirinktinai galite pridėti žingsnį, kad nuo šiol visa nauja kontaktinė informacija, kurią sukuriate ar pakeistumėte pirmojoje duomenų bazėje, būtų atnaujinta antroje.

Pažvelkime į šias parinktis ir sužinokime, kas su jais susijusi.

Sinchronizuojami kontaktai

Kokie yra aiškūs pavyzdžiai, kur ir kaip galima sinchronizuoti kontaktus? Jei naudojate „iCloud“, galite sinchronizuoti kontaktus tarp savo „iPhone“, „iPad“ ir „Mac“ įrenginių. Lengva, tiesa? Gali atrodyti, kad tiesiog reikia turėti „Apple Contacts“ programą visuose savo įrenginiuose, tačiau iš tikrųjų, kad ji veiktų, turite įjungti sinchronizavimą ir per „iCloud“. Jei neįgalinsite sinchronizavimo, „Kontaktų“ programų informacija kiekviename įrenginyje bus skirtinga.

Pirmajame pavyzdyje naudojama viena programa. Čia yra dviejų programų pavyzdys. Yra sinchronizavimo parinktis tarp „MailChimp“ ir „Eventbrite“, kurią galite įjungti, kad „Eventbrite“ dalyvių informacija būtų įtraukta į „MailChimp“, kad galėtumėte lengvai jiems sukurti el. Pašto kampanijas. Jį nustatote pasirinkdami grupes, kurias norite sinchronizuoti, ir nuo to laiko, kol jų neišjungsite, visi pasirinkti duomenys bus vienodi abiejose programose.

Kai norite sinchronizuoti kontaktus, dažniausiai ieškoma integracijos. Jų yra daugybė. Pvz., Galite integruoti „Outlook“ ir „Salesforce“ norėdami sinchronizuoti kontaktinę informaciją tarp šių dviejų programų, taip pat galite sinchronizuoti „Gmail“ kontaktus su daugeliu CRM.

Naudokite programą „Kontaktai“

Rinkoje yra daugybė kontaktinių programų, kurios surinks duomenis iš įvairių šaltinių, juos sugretins ir sujungs bei padės suprasti. Jei turite kontaktinę informaciją keliose el. Pašto paskyrose, „LinkedIn“, „Twitter“ ir kitose vietose, kurias norite greitai ir lengvai sujungti, kontaktų programa tai padarys tiksliai. Šios programos dažnai sinchronizuoja gautus duomenis ten, kur norite. Taigi, pavyzdžiui, jei gaunate informaciją iš „iCloud“, „Google“ kontaktų, „LinkedIn“ ir „Facebook“, visa tai galite sinchronizuoti, pavyzdžiui, su „Google“ kontaktais ir „iCloud“.

Kaip minėta, tyrinėdami kontaktų programas būtinai atsiminkite privatumą. PCMag neperžiūrėjo daugelio iš jų, o keli iš jų jau neveikia. „Contacts +“ yra vienintelis toks, kurį aš naudojau bet kokiu laipsniu, kurį jaučiuosi patogiai rekomenduoti, tačiau tikrai yra ir kitų. Prieš pasitikėdami jais, bent šiek tiek perskaitykite juos.

„Export / Import Plus“ - pasirinktinai naujų pakeitimų sinchronizavimas

Jūs ne visada turite galimybę visiškai sinchronizuoti kontaktus tarp dviejų sistemų. Tokiais atvejais atsisiųskite arba eksportuokite savo kontaktus iš vienos programos, įkelkite juos į kitą, tada pasirinktinai sinchronizuokite visus būsimus pakeitimus.

Tiksli informacija, kaip eksportuoti kontaktus iš vienos programos, skirsis atsižvelgiant į tai, kokia programa ji yra. El. Pašto programoms, tokioms kaip „Gmail“ ir „Outlook“, kontaktus eksportuoti yra gana paprasta. Aktualiausias klausimas paprastai yra tas, kokio tipo failą norite naudoti, CSV ar „vCard“. Taigi aptarkime skirtumus prieš plukdydami į priekį.

Kas yra CSV failas?

CSV žymi kableliais atskirtas reikšmes ir tai yra dažniausiai priimamas adresų knygos duomenų failo formatas. Tai yra tos pačios kableliais atskirtos vertės, kurias gaunate eksportuodami skaičiuoklę į teksto apdorojimo failą. Kiekviena skaičiuoklės duomenų eilutė verčiama į teksto eilutę, o langelio turinys atskiriamas kableliais. CSV yra žmonėms lengvai skaitomi, lankstūs ir lengvi tuo atžvilgiu, kad failo dydis niekada nebus milžiniškas. Taigi kodėl gi ne naudoti? Na, eksportuodami į CSV galite prarasti duomenis, įskaitant kontaktų nuotrauką, slapyvardį, svetainę ir kartais lauką „pastabos“. CSV blogai tvarko specialiuosius simbolius, todėl, jei turite kontaktinę informaciją kitame scenarijuje arba žinote žmonių, kurių pavadinimuose yra kirčiavimo ženklai, jų nebebus arba jie nebus naudojami.

Kas yra „vCard“?

„vCard“ yra elektroninis vizitinės kortelės formatas. Tai yra išsamesnis kontaktinės informacijos eksporto formatas, o tai reiškia, kad gautas failas greičiausiai bus didesnis nei CSV. Eksportuota „vCard“ nepraranda tiek daug duomenų ir palaiko daugiau (bet ne visus) specialiuosius simbolius ir pašalines abėcėles. Eksportuodami į „vCard“, vis tiek prarasite slapyvardžius, svetaines ir AIM duomenis. „vCard“ paprastai yra siejama su OS X ir „iOS“ programomis, nors ja gali naudotis ir „Outlook“ bei kai kurios kitos el. pašto programos, kurios taip pat veikia „Windows“.

Grįžti prie eksporto / importo ir pasirinktinai sinchronizavimo. Kai išsiaiškinsite, kurį formatą norite naudoti, ir patikrinę, ar jis veiks su visomis turimomis programomis ir duomenų bazėmis, galėsite atsisiųsti savo kontaktus iš vieno ir įkelti juos į kitą. Nebloga idėja patikrinti keletą gautų kontaktų vietoje, kad įsitikintumėte, jog jie tinkamai veikia.

Dabar, kai nukopijavote kontaktus iš vienos programos į kitą, ar norite, kad nauji vienos programos pakeitimai būtų automatiškai rodomi kitoje? Jei taip, darbui atlikti jums reikės trečiosios šalies įrankio. Keletas pavyzdžių yra „IFTTT“, „Zapier“ ir „Microsoft Flow“. Jie kartais kolektyviai vadinami automatikos įrankiais.

Automatizavimo įrankiai gali sujungti programas, kurios nebūtinai integruojasi savarankiškai. Kitaip tariant, jūs turite A ir B programas, ir nė viena iš jų nesudarė integracijos vienu paspaudimu su kita. Automatizavimo įrankis suaktyvino ir sukūrė A ir B integraciją jums. Dabar jis gali padėti nustatyti ir valdyti duomenų srautus tarp šių dviejų programų.

Naudodami automatizavimo įrankius, dažnai negalite kopijuoti esamos informacijos iš vienos programos į kitą taip, kaip galite patys eksportuodami / importuodami. Yra keletas nesąžiningų problemų, susijusių su „Google“ skaičiuoklėmis, tačiau jas sukurti gali būti sunku ir sunku susitvarkyti. Tačiau galite naudoti automatizavimo įrankį, kad nustatytumėte taisyklę, kad visi nauji vienos programos pakeitimai būtų perkelti į kitą, o tai yra metodas, kurį rekomenduoju.

• Gaukite tvarką: el. Pašto adresus
• Kaip pasiekti savo kontaktus „Windows 10“ Kaip pasiekti savo kontaktus „Windows 10“
• 5 naujos „Gmail“ funkcijos, kurias reikia patikrinti dabar

Pvz., Galite nustatyti tokią taisyklę, kad automatizavimo įrankis aptiktų jūsų „iCloud“ kontaktų atnaujinimą, jis nuskaito pakeitimą ir nukopijuoja jį, tarkime, į „Google“ kontaktus. Arba atvirkščiai. Galite nustatyti ją tarp bet kurių dviejų programų, kurias palaiko jūsų automatikos įrankis.

Tikras triukas yra įsitikinimas, kad supratę, kas yra ir kas nevyksta, kai nustatote automatiką. Turite įsitikinti, kad žinote, kuria kryptimi sinchronizacija vyksta, ir ar yra vėlavimas tarp pakeitimo ir jo pasirodymo antroje programoje.

Nebereikia kopijuoti ir įklijuoti

Kopijuoti kontaktinius duomenis iš dviejų programų yra visiškai įmanoma, ir tai nereikalauja, kad vėl ir vėl paspausite „Ctrl-c“, „Ctrl-V“. Priklausomai nuo to, ką norite padaryti, turite kelias parinktis. Jie visi yra gana paprasti.