Organizuokitės: koks yra geriausias įrankis augančiam verslui organizuoti?

"Kuris įrankis padės man geriau valdyti augančią savo verslą?" Praėjusį mėnesį mane parašė skaitytojas, vardu Rafaelis, kad užduočiau šį klausimą. Jis buvo skaitęs apie geriausias projektų valdymo priemones, darbo valdymo programinę įrangą, ryšių programas ir visas kitas produktyvumo programas, skirtas verslo klestėjimui. Bet jis negalėjo tiksliai išsiaiškinti, kuris iš tikrųjų geriausiai valdys savo darbą.

"Aš ką tik pradėjau dirbti mažoje nekilnojamojo turto investavimo įmonėje", - rašė jis. "Ir jiems tikrai reikia pagalbos automatizuojant jų procesus. Jie tvarko reikalus daugiausia el. Paštu (argh!) Ir planuodami plėtrą, tai nėra keičiama struktūra Šiuo metu galvojau naudoti „Asana“ arba „Teamwork Projects“, kad operacijos būtų supaprastintos, ir norėjau jūsų indėlio. Norėdami suteikti jums šiek tiek perspektyvos, komandą sudaro penki vidaus darbuotojai, dirbantys kartu su investuotojais, norintiems nusipirkti ir parduoti nekilnojamąjį turtą. “

Rafaelis taip pat paaiškino, kad apie kiekvieną turtą galvoja kaip apie „projektą“ ir nori, kad būtų galima sudaryti užduočių sąrašą kiekvienai iš jų, kurios prireikus būtų paskirtos darbuotojams. Organizacijos vienu metu valdo nuo 150 iki 200 „projektų“. Laikas nuo laiko išoriniams žaidėjams reikia įžvalgos apie procesą.

Jis taip pat sakė, kad lankstumas ir komandos bendradarbiavimas yra nepaprastai svarbūs, nes jie yra daugelyje kompanijų. Bet jis atrodė gana pasiruošęs naudoti „Asana“ arba „Teamwork Projects“. Štai mano atsakymas:

Kortų paketas prieš stalo žaidimą

Pagalvokite apie Asaną kaip kortų paketą, o apie „Teamwork Projects“ - kaip stalo žaidimą. Su kortų deniu galite žaisti žaidimą, kurį sukūrė kažkas kitas, arba galite susikurti savo žaidimą. Su stalo žaidimu žaidime yra taisyklės, ir jūs galite juos sulenkti, jei norite, tačiau paprastai stalo žaidimas yra skirtas žaisti su jumis laikantis taisyklių.

Mano patirtis rodo, kad Asanai reikia laiko tinkamai įgyvendinti, tačiau galiausiai galite ja naudotis. Pirmosios kelios dienos bus tikrai klaidinančios visiems, kurie mokosi naudotis sistema. Priežastis ta, kad jūsų komanda turės nustatyti, kaip ja naudotis. Nėra tinkamo ar netinkamo būdo naudoti Asaną.

Tikimasi, kad po kelių savaičių penki darbuotojai bus laive ir šiuo metu jie tikriausiai pradės derinti savo taisykles. Asana imasi bandymų ir klaidų. Taip pat reikia tvirto komandos bendravimo, kad būtų užtikrinta, jog visi įrankį naudoja vienodai.

Dabar pakalbėkime apie komandinio darbo projektus. Jūsų komandai prireiks šiek tiek laiko, kad priprastumėte ir prie komandinio darbo projektų, tačiau dėl kitos priežasties. Žmonės pirmą kartą ištirs visas funkcijas ir įves užduotis. Jūsų komanda greičiausiai sukurs daugybę šablonų, kuriuos vėl galės panaudoti kitam pardavimui ar pirkimui. Tačiau naudojant „Teamwork Projects“ svarbiausia, kad kiekvieną nekilnojamojo turto pirkimą ar pardavimą tvarkytumėte kaip projektą.

Projektai visada turi pabaigos datas, o jūsų atveju tai yra pabaigos data. Jie paprastai turi gaires, galbūt sudaro sutartį ar gauna pinigų depozitoriume. Kalbant apie projektus, svarbios šių galutinių terminų ir gairių datos. Nežinau, ar jūsų komandai svarbūs terminai, ar ne. Ar jūsų komanda sako: „Nusipirkime šį turtą iki spalio 1 d.“ Ar tiesiog „Nusipirksime šį turtą“, nežinodami, kiek laiko tai užtruks? Jei turite nustatytus terminus, komandinio darbo projektai tikriausiai yra geresni.

Projektų valdymo įrankiai, tokie kaip komandinio darbo projektai, leidžia sukurti priklausomybes tarp užduočių, kad viena užduotis neįvyktų, kol neįvyks visos priklausomos užduotys. Pvz., Jei negalite sudaryti sutarties tol, kol nebus atliktas patikrinimas, tai galima nustatyti komandų darbo projektuose. Su Asana jūsų komanda gali pasirinkti žaisti pagal šią taisyklę, tačiau ji nebus pačios sistemos dalis. Galite nemokamai naudotis abiem įrankiais, kad suprastumėte, kaip jie veikia, ir tada naujovinti į mokamą sąskaitą, kurioje bus daugiau funkcijų.

Priemonės pasirinkimas

Po kelių savaičių pasitariau su Rafaeliu, norėdamas išsiaiškinti, ar jis priėmė sprendimą ir kaip įrankis veikė jo komandai. Jis pasirinko išbandyti komandinio darbo projektus. Pardavimų taškas, jo teigimu, buvo galimybė sukurti priklausomybes tarp užduočių. Kaip reikėjo tikėtis, sąranka užtruko šiek tiek laiko, tačiau Rafaelis turėjo ir puikių naujienų, kuriomis pasidalino:

"Reikia paminėti, kad yra„ Teamwork Projects Startup “pasiūlymas, kuriame pradedantiesiems pradedantiesiems nemokamai suteikiama programinė įranga per metus! Tai buvo labai naudinga judant“, - rašė Rafaelis.

Papildomi resursai

Susijusių patarimų ieškokite 7 būduose, kaip supaprastinti projektų valdymą komandinio darbo projektuose ir Asanos naudojimą versle.

Norėdami gauti daugiau verslo programų rekomendacijų, skaitykite geriausią internetinio verslo bendradarbiavimo programinę įrangą.