Organizavimas: galvok kitaip apie duomenis

Organizuotumas ir buvimas organizme yra tarsi numesti svorio. Trumpalaikiai sprendimai neveikia. Jūs turite pakeisti gyvenimo būdą, kurio ilgalaikėje perspektyvoje galite laikytis jūs ir jūsų darbuotojai ar verslo partneriai.

Šioje serijoje pateiksiu patarimų, kaip sutvarkyti tiek jūsų verslą, tiek asmeninius duomenis:

1. Kaip jūsų verslas galvoja apie informaciją.

2. Aplankų pavadinimų įvardijimas ir kaip apie juos galvoti.

3. Failų pavadinimų sudarymo tvarka.

4. Dalijimasis informacija.

5. Kaip valdyti el. Paštą.

Dieta būti organizuotam

Kai reikia numesti svorio, kai kurie žmonės mano, kad penkių ar šešių mažų patiekalų dieta visą dieną tinka jiems, o kitiems reikia trijų reguliarių patiekalų ir visiškai nereikia užkandžiauti. Kai kurie žmonės perka narystę sporto salėje (postūmis iš tikrųjų išeiti iš išleistų pinigų), o kiti geriau neįtraukia mažų mankštos pratimų į savo kasdienybę, pavyzdžiui, eina laiptais, o ne liftu ar važiuoja dviračiu į darbą.

Esmė ta, kad tie patys sprendimai veikia ne visiems. Lygiai taip pat ir su organizuotumu.

Informacijos mąstymo būdai

Organizavimas ir buvimas organizacijoje turi būti jūsų gyvenimo būdo įsipareigojimas. Kiekvienas darbuotojas ir suinteresuotas asmuo, vykdantis kasdienes operacijas, turi sugebėti laikytis programos. Jūsų organizacinė sistema turi būti sudaryta iš praktikų, tinkančių kiekvienam įprasta tvarka, nesvarbu, ar tai reiškia nuoseklų mažų žingsnių atlikimą, pavyzdžiui, nereikalingų failų ištrynimas jums einant, ar didesnių žingsnių atlikimas pagal reguliariai suplanuotą tvarkaraštį, pavyzdžiui, rezervavimas kiekvieną penktadienio popietę valymui. nėra gautųjų.

Taigi prieš pradėdami sau ir savo kolegoms rengti naują dietą, skirtą organizuoti, skirkite šiek tiek laiko pagalvoti, kaip jūsų verslas vertina informacijos organizavimą. Keletas galimybių yra:

• pagal datą arba mėnesį, pvz., Kada kažkas įvyko arba planuojama baigti

• pagal projekto pavadinimą

• atsakingo asmens vardu

• pagal fiskalinį ketvirtį

Praktikos suderinimas su realybe

Svarbu neišbandyti vienos iš šių organizacinių sistemų savo versle, jei ji neatspindi to, kaip jūsų komanda iš tikrųjų veikia. Paklauskite savo kolegų, jei jiems reikėjo rasti tam tikrą dokumentą, galbūt sąskaitą faktūrą ar sutartį, kur jie atrodytų pirmiausia? Dar svarbiau, kaip jie atrodytų? Ar jie ieško savo kompiuterio ar įmonės tinklo pagal pardavėjo pavadinimą, datą, produkto aprašą? Ar jie atidaro aplanką ir nugręžia failų pavadinimus, ar rūšiuoja pagal datą, ar rūšiuoja pagal failo tipą? Kiek laiko trunka informacijos suradimas? Ar jie eikvoja laiką, nes ieško taip, kad nepadeda greitai susiaurinti rezultatų?

Jums tam nereikia oficialaus susitikimo. Tiesiog praleisk pro šalį ir paklausk. Tai užtruks dvi minutes.

Gali būti daugiau nei vienas atsakymas. Kartais galite prisiminti mėnesį ir metus, kuriais projektas buvo pradėtas, o jūsų kolega gali nurodyti projekto pavadinimą. Ir abiem atvejais informacija nebūtinai yra statiška. Gal kurdamas projektą projektas turėjo kodinį pavadinimą, o gal jis pradėtas vėlai. Kitame straipsnyje apie aplankų pavadinimų sudarymo tvarką paaiškinsiu, kaip įdiegti sistemą, galinčią sutvarkyti tokio pobūdžio neatitikimus.

Miegoti ant jo

Atlikdami šį pratimą turėtumėte padėti susidaryti supratimą apie tai, kaip jūsų verslas turėtų struktūriškai išdėstyti savo informaciją, bet miegokite ant jo dieną ar dvi ir pamėginkite dar kartą prieš priimdami sprendimus ar pakeisdami esamą struktūrą. Kartais mes pamirštame, kodėl yra taikoma tam tikra praktika, ir staiga juos pakeisdami netyčia galime sunaikinti kitą verslo pagrindimą.

Pvz., Aš dirbau biure, kur laisvai samdomų vertėjų sutartys buvo suskirstytos į du faktinius pakabinamų failų aplankus, vieną sąskaitoms faktūroms, kitą mokesčių formoms. Man atrodė, kad daug prasmingiau juos sujungti į vieną. Kodėl dvi bylų spintelės ir du aplankai paženklinti „Doe, Jane?“ Kai man prireikė galimybės susipažinti su sąskaitomis faktūromis, aš taip pat paprastai turėjau ieškoti laisvai samdomo darbuotojo mokesčių informacijos. Kodėl gi ne tik supaprastinus sistemą? Viena iš priežasčių, kurios man akivaizdžios, bet tuo metu dar nebuvo, yra tai, kad daugeliui organizacijos žmonių reikėjo prieigos prie sąskaitų faktūrų, tačiau tik nedaugelis žmonių turėjo prieigą prie asmeninių duomenų, tokių kaip socialinio draudimo numeriai. Gerai, kad mano vadovas suprato šį pagrindimą ir sugebėjo man tai paaiškinti prieš reorganizuodamas visą sistemą.

Pasitraukite

Pirmieji žingsniai, skirti atsisakyti šio straipsnio, yra šie:

1. Paklauskite savo kolegų ir savęs: „Kaip aš galvoju apie mūsų informaciją?“

2. Prieš darydami išvadas, duokite atsakymams vieną ar dvi dienas galvoje.

3. Turėtų pradėti formuotis tam tikros rūšies struktūra. Kai tai matote, nesijaudinkite apie tai dar reagavę.

Atminkite, kad susitvarkyti yra tarsi išlikti tinkamam. Niekas nesikeis per naktį, o svarbiau yra atlikti tinkamus gyvenimo būdo pokyčius jums ir jūsų organizacijai - pakeitimus, kurie išliks.