Namų biuro darbuotojai: virtualių padėjėjų armija

Malonu sulaukti šios savaitės Nacionalinės smulkaus verslo savaitės pripažinimo, tačiau daugelis namuose dirbančių darbuotojų gyvena smulkaus verslo gyvenimą septynias dienas per savaitę. Vis dėlto buvau suintriguota rasti įmonę, kuri sujungtų šiuos darbuotojus su įmonėmis, pradedančiomis namuose ir baigiant įmonėmis. Tai „Atlanta“ metro apranga, vadinama „eaHELP“, kuri suderina namų biurų darbuotojus su dešimčių pramonės sričių įmonėmis. Jie turi verslo klientų, pradedant mažmenininkais ir skaitmeninės rinkodaros agentūromis, baigiant ne pelno organizacijomis ir universitetais.

Kalbėjau su įmonės prezidente Tricia Sciortino apie tai, kaip „eaHELP“ vetuoja savo virtualius padėjėjus ir derina jų įgūdžių rinkinius su įmonėmis. Mes taip pat kalbėjome apie tai, kokių įrankių, strategijų ir kokios namų biuro darbo kultūros jums reikia, norint užtikrinti sveikus darbo santykius ir nuotolinį produktyvumą tarp virtualiojo padėjėjo ir darbdavio. „Sciortino“ buvo pirmasis virtualus asistentas, kurį kada nors pasamdė „eaHELP“, ir iš pradžių žino, kaip valdyti namų biuro darbuotojo darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą.

PCMag: Papasakok man šiek tiek apie „eaHELP“.

Tricia Sciortino: Mes teikiame vadinamųjų virtualiųjų asistentų (VA) sprendimus labai užimtiems lyderiams. Mes esame tai, ką laikyčiau VA personalo kompanija. Mes padedame visų tipų įvairių žanrų lyderiams - pradedant nuo vienkartinio verslo ir verslininko, ir baigiant smulkaus verslo įmonių vadovais - teikiant VA sprendimus, kurie gali būti labai nedideli - penkios valandos per savaitę - beveik visą darbo dieną. Džiaugiamės galėdami suteikti pagalbą, leidžiančią vadovui iš tikrųjų išeiti iš administracinių verslo dalių, ir nerimauti dėl to, ar galime susitelkti ties verslu, bendrauti su klientais ar sukurti verslo planą. Tai verčia juos nerimauti dėl detalių.

PCMag: Tai yra Nacionalinė smulkaus verslo savaitė. Kodėl smulkaus verslo reikalingas virtualus asistentas?

Sciortino: Aš sakyčiau, kad dauguma mūsų klientų yra mažos įmonės. Paprastai manome, kad jums, kaip mažai įmonei, dar nereikia visam darbuotojui samdyti darbo vietoje visą darbo dieną; jums gali prireikti penkių ar 10 valandų per savaitę. Sakyk, kad 10 valandų. Jie ateidavo kiekvieną rytą nuo 9:00 iki 11:00, tada jie dingo. Bet su VA šios valandos yra lanksčios. Galite naudoti 30 minučių 9:00 ryto, o tada 15 minučių vidurdienį. Galite paskirstyti laiką per dieną ir savaitę ir naudoti ne visą darbo dieną dirbdami tokiu budėjimo režimu, kuris veikia kaip visą darbo dieną.

PCMag: Kaip aš tapsiu VA ir dirbsiu „eaHELP“?

„Sciortino“: Mūsų karjeros puslapyje yra paraiška, kurios prašome kandidatų pateikti, ir tai pradės pareiškėjo bendravimo su mūsų įsigijimo komanda procesą. Priimame visus savo kandidatus į gana gilų įgūdžių ir įgūdžių tikrinimo procesą. Mes juos suskirstome į dvi kategorijas: minkštus įgūdžius ir sunkius įgūdžius. Mes ieškome to, kas, mūsų manymu, yra labai gili savo stende, nes mes labai apgalvotai norime, kad mūsų klientai atitiktų ne tik įgūdžių rinkinį ar užduotį.

Be abejo, mes vertiname kandidatų techninius sugebėjimus: kokį kompiuterį jie naudoja, kokias programas turi prieigą ir įgūdžius, tačiau mes taip pat ieškome minkštųjų įgūdžių. Būti geru komunikatoriumi yra svarbiau nei tuo atveju, jei turi „Microsoft Office“. Mes norime, kad žmonės, kurie labai jautriai reaguotų, būtų geri profesionalūs komunikatoriai, atsakingi, užjaučiantys, iniciatyvūs ir pakankamai išradingi, kad rastų atsakymus, jei jų klientas prašo to, ko niekada anksčiau nepadarė. Be to, mes patikriname ir patvirtiname jų tvirtus įgūdžius, kuriuos, jų teigimu, turime, naudodami kai kurias įprastas VA užduotis, tokias kaip kalendoriaus tvarkymas, el. Pašto tvarkymas ir kelionės užsakymas.

PCMag: Ko reikia namų biuro darbuotojui, kad jis galėtų sėkmingai veikti?

Sciortino: Pirmas dalykas yra visada skirta darbo vieta. Galbūt namuose neturite papildomo kambario biure, tačiau jums reikia konkrečios erdvės, kurią vadinate savo biuru, net jei tai yra jūsų svetainės kampas, atsarginis miegamasis ar kas kita. galite pasakyti: "Aš darbe; aš einu į savo biurą". Mes iš tikrųjų tariamės dėl to ir užtikriname, kad mūsų virtualūs padėjėjai turėtų tam skirtą erdvę ir kad jie dirbtų toje, kurią mes vadiname „besiblaškymo zona“. Jei bandysite dirbti prie savo virtuvės stalo ir einate pro šalį su šeima ar vaikais (ar augintiniais), jis neveiks.

Antras dalykas, kurį norėčiau pasakyti, yra jūsų darbo laiko ribų nustatymas. Labai lengva visada dirbti, kai dirbate iš namų, nes jūs neturite galimybės išeiti iš biuro; darbas lieka biure. Dabar, kai jau baigėte dieną, labai lengva dar kartą patikrinti savo el. Paštą, kol jūs ruošiatės vakarienę. Turite kiek įmanoma geriau nustatyti pradžios ir pabaigos laiką, tarsi dirbtumėte biure. Geriausia, jei jūsų asmeninės ribos yra sakomos: „Aš padarysiu kiekvieną dieną iki 6 val.“, Kad išvengtumėte perdegimo ar jausmo, kad nuolat dirbate. Aš turėjau dukrą man pasakyti: „Mama, ar tu visą laiką dirbi?“ ir aš pagalvojau: „Ai, ji teisi“. Aš leisdavau perkrauti.

Kitas dalykas, kurį galime prie to pridėti, būtų laiko planavimas, kai esate ne jūsų namuose. Tai gali būti pietų pasimatymas su kaimynu arba darbas „Starbucks“ keletą valandų per savaitę. Jūs tapsite šiek tiek pašėlęs ir jausitės, lyg būtumėte įleistas į dėžę, jei… visą dieną esate susikabęs prie savo stalo.

Paskutinė dalis yra sąmoninga apie jūsų technologijas ir įrankius, kurie padeda dirbti nuotoliniu būdu, nesvarbu, ar turite mašiną, galinčią valdyti jūsų darbo krūvį: puikų kompiuterį, puikią programinę įrangą, švarią mašiną, naujesnę mašiną. Bet tai gali būti ir programos naudojimas, kuris gali padėti dalintis su žmonėmis, tokiais kaip „Basecamp“ ar „Slack“. Turėdami gerą technologiją ir būdami išties patogūs naudotis kompiuteriu bei naujomis technologijomis, tikrai padidinsite nuotolinio darbo naudą.

PCMag: Ko reikia vadovui, kad namų biuro darbuotojas būtų sėkmingas? Ką tik pasirinkau programą, kuri „skatina pasitikėjimą tarp darbdavių ir darbuotojų“. Tai trunka ekrano kopiją kas tris minutes. Tai neatrodo pernelyg pasitikinti.

Sciortino: Mes suprantame, kad kartais kažkam sunku dirbti su kuo nors nuotoliniu būdu, jei jie nėra pripratę; reikia laiko, kad susiformuotų pasitikėjimas tuo, kad iš antrosios pusės asmuo dirba tą darbą, kurio paprašėte. Tačiau yra dalykų, kuriuos rekomenduojame savo klientams ir VA, naudodamiesi komunikacijos priemonėmis, kad jiems būtų lengviau. Rekomenduojame surengti bent kartą per savaitę vykstančius vaizdo susitikimus, kad suprastumėte, ką reikia padaryti šią savaitę, o kas liko iš praėjusios savaitės, galite pamatyti akis į akį, skaityti kūno kalbą. Tai tik kažkas, kuo mes iš tikrųjų tikime; jei ketinate dirbti nuotoliniu būdu, jums reikalinga internetinė kamera.

Taip pat turime daugybę įrankių, kuriuos rekomenduojame padėti žmonėms palaikyti glaudžius ryšius. Yra įvairių programų, kuriose galite bendrinti darbo vietas, pvz., „Basecamp“, „Asana“, „Evernote“ ir „Wunderlist“, kuriose galite pamatyti darbą, kurį žmonės dirba visą dieną (ir pridėti užrašą ar atlikti užduotį). Labai lengva pasakyti: „Ei, pažiūrėkime, kur mes esame su šiuo projektu“.

Tada mes rekomenduojame tokius dalykus kaip programos jūsų telefonui, tai tikrai patogu siųsti trumpąsias žinutes arba naudoti tokias programas kaip „Voxer“ ar „HeyTell“ (kai tai yra kaip greitas nešiojamasis telefonas, skirtas siųsti balso atmintinę).

Sąžiningai mes stengiamės netapti pernelyg sudėtingais kultūromis ir komandos drąsinimu. Mes naudojame tokius dalykus kaip „Facebook“, o savo komandai turime privačias grupes, kuriose palaikome ryšius. Jie vadinami mūsų virtualiu vandens aušintuvu, užduodant vienkartinį klausimą: „Ei, vaikinai, kokių patarimų, ar kas nors turi patirties?“ Komanda pasitelkia viena kitą pagalbos.

Mes taip pat skelbiame savaitinius pardavimų aprašymus: „Ei, komanda, štai kur mes vadovaujame. Ei, puikūs kubai ir šauksmai“. Mūsų virtualus biuras yra ta privati ​​„Facebook“ grupė, ir tai mums buvo viena didžiausių komandos formavimo sėkmių.