Kaip užmušti el. Laišką naudojant tinkamą projekto valdymo programinę įrangą

El. Paštas padidina stresą, sukuria nereikalingą darbą ir priverčia žmones pasijusti. Niekas negali būti geriausia savęs versija darbe tokiomis sąlygomis. Per pastaruosius kelerius metus organizacijos pradėjo atsisakyti el. Pašto, naudodamos komandų pranešimų siuntimo programas, tokias kaip „Slack“ ir kitas darbo vietos komunikacijos priemones. Tinkamo įrankio ar įrankių rinkinio pasirinkimas lemia, ar jūsų komanda galės atsisakyti tradicinių gautų laiškų. Daugeliui komandų projekto valdymo programinė įranga turėtų būti sprendimo dalis.

Kas yra projektų valdymo programinė įranga?

Projektų valdymo programinė įranga, dar vadinama projektų valdymo programomis, yra internetiniai įrankiai, kuriuos komandos naudoja darbui sekti. Plačiąja prasme projekto valdymo programa gali būti bet kas, pradedant nuo sudėtingos programinės įrangos, skirtos darbui valdyti, pavyzdžiui, „Microsoft Project“, ir baigiant pagrindine „to-do“ programa. Pačios skaniausios programos apima kitas verslo priemones, skirtas išteklių valdymui, užduoties atlikimo laiko stebėjimui ar net sąskaitų išrašymui.

Mes dažnai skiriame skirtingus bendradarbiavimo įrankių tipus nuo projektų valdymo programų, kad būtų lengviau rekomenduoti tinkamą programą tinkamam tikslui. Beje, šios dvi ir dar kelios kategorijos (tokios kaip „kanban“ lentų programos ir darbo valdymo programos) iš esmės sutampa. Taigi, nors kartais manau, kad tokios programos kaip „Asana“, „Trello“, „Airtable“ ir „Basecamp“ nėra griežtai projektų valdymo programos, galime jas įtraukti čia.

Ką jūs darote projektų valdymo programinėje įrangoje?

Kiekviena projekto valdymo programa yra šiek tiek kitokia, tačiau dauguma jų leidžia pamatyti įvairius komandos darbo aspektus nereikalaudami iš jų klausti kolegų.

Prisijungdami matote visas užduotis, kurias turi atlikti jūsų komanda, ir galutinius terminus. Matote, kam buvo paskirta kokia užduotis, kada ir kada jie ją įvykdė, ir ar jie turėjo kokių nors pastabų apie tai. Jei vienas iš jūsų kolegų netikėtai išvyksta, galite prisijungti prie projekto valdymo programos ir patikrinti, ar šiandien jiems nebuvo skubiai priskirtas dalykas, kurį turėtų pasiimti kitas komandos narys. Jei šiuo metu naudojate el. Laišką norėdami kam nors pasakyti, kad užduotis atlikta, užduokite klausimų dėl užduoties ar atsiųskite ką nors patvirtinti, jums tikriausiai būtų naudinga projekto valdymo programa.

Čia yra daugiau nei tai. Kai jūs ir jūsų kolegos naudojatės projekto valdymo programa, programa suskaičiuoja atliktą darbą. Kiek užduočių buvo atlikta laiku? Ar apskritai projektas vis dar eina į pabaigą iki jo pabaigos? Tvirtos projektų valdymo programos pateikiamos su visomis diagramomis ir grafikais, kurie padės jums nepamiršti tokio pobūdžio dalykų. Tokiu būdu, jei projektas pradeda lieknėti, galite jį anksti aptikti ir stengtis jo išvengti. Tačiau neapsiriksime. Laikykimės, kaip projektų valdymo programos padeda žmonėms bendrauti.

Ką veikia projekto vadovas?

Projektas yra užduočių serija. Projekto vadovas yra asmuo, kuris žino, kas yra visos tos užduotys arba bent jau jas prižiūri. Kartais projekto vadovas užduoties atlikimą atlieka arba sudeda į telkinį, kad žmonės galėtų reikalauti. Projekto vadovas stebi užduotis ir jas atliekančius žmones, kol jos bus atliktos.

Ne kiekviena komanda turi projekto vadovą per se, bet dauguma turi ką nors atsakingo. Tai gali būti įmonės savininkas, vadovas ar komandos vadovas. Kas yra jūsų asmenybė ar kasdienis sprendimų priėmėjas, tai yra jūsų projekto vadovas.

Kodėl el. Paštas netinkamas projektams

El. Paštas yra elektroninis paštas, kuris, aš žinau, skamba akivaizdžiai, tačiau pasilik čia. Paštas yra žiaurus būdas paskirstyti darbus. Įsivaizduokite, jei užduotys jums atkeliavo sraigių paštu. Tai beveik juokinga. Tačiau el. Paštas ne taip skiriasi nuo įprasto pašto, išskyrus tai, kad jis yra greitesnis.

Pagalvokite apie tai, kokį el. Pašto adresą verta pateikti:

• asinchroninis ryšys su popieriaus taku
• dokumentų įteikimas

Dabar pagalvok apie tai, ką projekto vadovas turi žinoti vykdydamas užduotis:

• kas prieinamas
• kiek darbo kiekvienas darbuotojas jiems šiuo metu paskyrė ir kada tai bus padaryta
• jau paskirto darbo eiga (pvz., „Jonas turi dvi užduotis, o abi yra atlikę 90 proc.“)
• terminų kalendorius
• gebėjimas prioritetus išdėstyti ir prioritetus paskirstyti atsižvelgiant į projekto poreikius

Juoktis atliekant tokį darbą paštu.

Dar svarbiau, kad tai, kaip dauguma biuro darbuotojų naudojasi el. Laiškais, trukdo. Kai gaunami nauji el. Pašto pranešimai su pranešimais ar iššokančiaisiais pranešimais, darbuotojai paprastai tikrina, ar gaunamas pranešimas nėra skubus. Tada jie grįžta prie to, ką darėme, iki kito pertraukimo. Žmonės tai daro visą dieną, tikrindami ir nuskaitydami savo el. Keli tyrimai rodo, kad el. Pašto naudojimas užima apie 30 procentų žinių darbuotojo dienos ir laikas yra paskirstomas tolygiai per dieną, užuot buvęs atskirais gabalėliais. Kitaip tariant, el. Paštas mus nuolat trikdo.

Pertraukimai paprastai daro neigiamą neigiamą poveikį, nors tai gali būti ne taip, kaip jūs manote. Dėl pertraukimo žmonės jaučia didesnį stresą ir mėgsta didesnį darbo krūvį nei iš tikrųjų. Žmonės taip pat jaučia didesnį nusivylimą ir laiko spaudimą.

Tai, kaip žmonės bendrauja su el. Laiškais, taip pat eikvoja laiką. Mes prarandame laiką, kai turime perskaityti tą patį el. Laišką, kurį nuskaitėme anksčiau dieną, nes pamiršome, ką jis pasakė. Jei pamiršite, kokia yra svarbiausio dokumento pateikimo data, jį ištraukti iš el. Pašto reikia daug laiko. O kas, jei jūsų sugalvotas el. Paštas yra senas, o data paskui perėjo į savaitę?

Visa tai reiškia, kad el. Paštas nebuvo skirtas užduotims valdyti. Tai netinkamas įrankis tam darbui.

Bendravimas su projektų valdymo tarnyba

Projekto valdymas apima žmonių ir išteklių žongliravimą, budrų laiko stebėjimą ir užduočių perskirstymą ar prioritetų paskirstymą keičiantis situacijai. Projektų valdymo programinė įranga buvo sukurta spręsti tas ir kitas problemas, kurios paprastai kyla projekto metu.

Ką reiškia bendrauti projekto valdymo programoje, palyginti su el. Paštu? Tai tarsi skirtumas tarp to, kad ką nors matai savo akimis ir skaitai to aprašymą. Pirmajame scenarijuje jūs galite valdyti, ką ir kada norite pamatyti. Antruoju atveju jūs pasitikite kitais žmonėmis, norėdami išsiųsti pranešimus, kurie jums pasakys, kas, jų manymu, yra svarbiausia - arba, dar blogiau, ką jie mano, kad norite išgirsti.

Skirtingose ​​projektų valdymo programose yra skirtingi bendravimo įrankiai. Pvz., Beveik visi jie palaiko @ minėjimus. Matydami, kad „Slack“ ir kitos komandos pranešimų siuntimo programos tapo tokios populiarios, galite dažnai jas sujungti su savo projekto valdymo programa ir taip supaprastinti pokalbius vienoje vietoje. Jei dar neturite komandos pokalbių programos, galite ją praleisti ir ieškoti projekto valdymo programos, kurioje yra programos pokalbių laukelis. Tiek „Zoho Projects“, tiek „ProofHub“ tai siūlo.

Tarkime, svarstomas projektas turi daug vizualinių elementų, o komanda, dirbanti prie jo, turi juos aptarti. Jūsų gyvenimas bus daug lengvesnis, jei projekto valdymo programoje turėsite vaizdo žymėjimo įrankius. Tokiu būdu galite elektroniniu būdu rašyti ant paveikslėlio ir pridėti komentarų, kad kiekvienam jūsų komandos nariui būtų lengviau tiek atsiliepti, tiek suprasti. „Volerro“ yra vienas projektų valdymo programos su žymėjimo įrankiais pavyzdys.

Kaip minėta, projektų valdymo programos tvarko visus pagrindinius dalykus, kuriuos reikia žongliruoti ir sekti, pavyzdžiui, užduotis, terminus, pažangą ir įgaliotinius. Visa ta informacija yra matoma tiems, kuriems jos reikia. Šia prasme reikia mažiau bendrauti apie tokius dalykus. Niekada nereikia kam nors siųsti el. Laiško ir pusšimčio žmonių CC, kad žinotumėte, ar jie beveik įvykdė užduotį, kai galite prisijungti prie sistemos ir pamatyti, kad tai pažymėta kaip atlikta 75 proc. Daugybė dalykų, kuriuos reikia perskaityti tarp eilučių, kai naudojate el. Laišką užduočių valdymui, staiga tampa visiškai aiški, kai naudojate projektų valdymo programinę įrangą.

Mažiau laiko siunčiant el. Paštu reiškia daugiau laiko dirbant

Komandos atsikratymas el. Paštu ir projekto valdymo programos bendravimas gali būti labai naudingi. Vien tik el. Laiškų skaičiaus sumažinimas tikrai nudžiugina visus, tačiau tai palyginus su pridėtine verte yra didesnis matomumas, kas ką daro, ką dar daro, ir kiekvienos užduoties statusas. Dirbant daug lengviau turėti tikslią informaciją po ranka, kad sprendimus priimantys asmenys galėtų priimti gerus sprendimus.

Norėdami gauti konkretesnių patarimų, kaip dirbti su projektų valdymo programa, skaitykite 7 skyriuje „Projektų valdymo supaprastinimo būdai komandinio darbo projektuose“ ir 5 „Zoho“ projektų ypatybes, kaip organizuoti savo verslą.