Susitvarkykite: kaip dirbti su taisymų istorija „Google“ dokumentuose

Vienas iš „Google Docs“ naudojimo pranašumų yra tas, kad jis visada automatiškai išsaugomas jūsų darbas. Kitas dalykas yra tai, kad „Google“ saugo visų jūsų dokumento pakeitimų istoriją. Kadangi „Google“ dokumentuose turite prieigą prie savo versijų istorijos, galite atkurti senesnę failo versiją arba pasidaryti ankstesnės versijos kopiją ir paversti ją kitu projektu.

Atminkite, kad ankstesnes failų versijas galite pamatyti ir gauti tik turėdami leidimą redaguoti. Jei kas nors su jumis bendrins failą ir suteiks jums leidimą tik skaityti, negalėsite pamatyti jo istorijos. Taip pat atminkite, kad „Google“ dokumentų verslo versija vadinama „G Suite“; šie patarimai turėtų veikti bet kurioje versijoje.

Štai kaip tai veikia.

Kaip pamatyti senesnes „Google“ dokumento versijas

Trimis būdais galite pamatyti bet kurio „Google“ dokumento versijų istorijos sąrašą.

1. Meniu pasirinkite Failas> Versijos istorija> Žiūrėti versijų istoriją.

2. „MacOS“ naudokite „Windows“ spartųjį klavišą „Ctrl“ + Alt + „Shift“ + H arba „Command“ + „Option“ + „Shift“ + H.

3. Spustelėkite pabrauktų žodžių grupę tiesiai iš meniu „Pagalba“. Šie žodžiai keičiasi priklausomai nuo failo būsenos. Kai aktyviai dirbate prie dokumento, jame rašoma: „Įrašoma…“ ir tai yra vienintelis kartas, kai negalite jo spustelėti. Kitu atveju sakoma: „Visi pakeitimai išsaugoti Diske“ arba „Paskutinis taisymas atliktas“, po kurio nurodoma data. Spustelėkite vieną iš jų, ir pasirodys jūsų versijų istorija.

Jūsų dokumento istorijos sąrašas pateikiamas naujame stulpelyje dešinėje. Individualios versijos yra sutrauktos po antrašte kiekvienai datai. Išskleiskite bet kurį iš jų, kad pamatytumėte daugiau pakeitimų detalumo.

Norėdami grįžti į dabartinę versiją, spustelėkite rodyklę Atgal, esančią lango viršutiniame kairiajame kampe.

Tačiau atminkite, kad galbūt neturite tobulos istorijos, nes „Google“ savo dokumentuose nurodo, kad „failo pataisos kartais gali būti sujungtos, kad būtų sutaupyta saugyklos vietos“.

Kaip atkurti „Google“ dokumento versiją

Kai turėsite prieigą prie „Google“ dokumento versijų istorijos, galėsite atkurti bet kurią ankstesnę versiją. Iš dešinėje pateikto versijų sąrašo tiesiog spustelėkite failą, kurį norite atidaryti.

Lango viršuje pasirodo didelis mėlynas mygtukas „Atkurti šią versiją“. Jei atkursite pasirinktą versiją, vis tiek išlaikysite visas kitas versijas, net tas, kurios buvo sukurtos po šiuo metu pasirinktos.

Kaip pasidaryti ankstesnės „Google“ dokumento versijos kopiją

Galite ne tik atkurti seną failo versiją, bet ir padaryti jos kopiją. Sukūrę kopiją galite greitai išaiškinti skirtingas to paties failo versijas. Pavyzdžiui, tai yra puikus triukas, kai kreipiatės dėl darbo, ir norite kiekvieną gyvenimo aprašymą bei motyvacinį laišką padaryti unikalų, tačiau nenorite kiekvieną kartą pradėti nuo nulio.

Norėdami pasidaryti kopiją, atidarykite failų istoriją, pasirinkite norimą, spustelėkite trijų sukrautų taškų piktogramą ir pasirinkite Padaryti kopiją.

„Google“ dokumentų redagavimo ir versijos valdymo patarimai

1) Pavadinkite savo versijas

Dabar, kai žinote, kaip „Google“ dokumentuose rasti savo versijų istoriją, galite daugiau išnaudoti, pavadindami skirtingas versijas. Pavadinę juos, galite lengvai nustatyti versijas, kurias galbūt norėsite atkurti vėliau arba išleisti kitam tikslui. Jei jų nepavadinsi, numatytasis vardas bus laiko ir datos antspaudas. Galite juos pervardyti naudodamiesi vienu iš šių būdų:

• Atidarykite savo versijos istoriją, spustelėkite piktogramą su trimis taškais ir pasirinkite Pavadinti šią versiją.
• Meniu pasirinkite Failas> Versijos istorija> Dabartinės versijos pavadinimas.

2) Stebėkite „Google“ dokumentų pokyčius

Viršutiniame dešiniajame meniu juostos krašte yra meniu mygtukas, kuriame sakoma, kad Redaguoti pagal numatytuosius nustatymus. Spustelėkite jį ir pasirodys dvi naujos parinktys: Siūlymas ir Peržiūrėjimas.

Kai perjungiate į Pasiūlymą, jis iš esmės įgalina dokumento pakeitimų stebėjimą. Kai jūs ir jūsų bendradarbiai ja naudojatės, „Google“ dokumentai išsaugo visą jūsų naują medžiagą ir pakeitimus pateikia kaip pasiūlymus. Jie yra kitokios spalvos, kad būtų lengvai matomi. Galite juos priimti arba atmesti po vieną arba masiškai .

3) Klausimams ir diskusijoms naudokite komentavimo įrankį

Rašytojai ir redaktoriai dažnai išmoksta sunkaus būdo, kai komentarai pateikiami kartu su kuriama medžiaga reiškia, kad ji gali būti netyčia paskelbta kartu su galutine kopija. „Google“ dokumentai turi komentavimo įrankį, kuris leidžia autoriams ir redaktoriams aptarti turinį nekeliant nereikalingų žodžių į puslapį. Būsite dėkingi, kad naudojote.

4) Naudokite „@ Messaging“

Kreipkitės į ką nors dėmesį į taisymą ar komentarą naudodamiesi @ pranešimais - o gal turėčiau pasakyti + pranešimų siuntimas, nes „Google“ naudoja kitokį simbolį, kurį naudoja dauguma kitų programų. Tiesą sakant, jei įvesite @, o ne +, „Google“ pakeis jį už jus.

Norėdami pažymėti kažkieno dėmesį, sukurkite komentarą, tada įveskite pliuso ženklą (+), po kurio nurodomas asmens vardas arba el. Pašto adresas. „Google“ automatiškai siūlo artimiausias atitiktis iš jūsų kontaktų. Jei asmens dar nėra jūsų kontaktų knygoje, tiesiog įveskite jo el. Pašto adresą. Nesinaudokite laiku ir pasinaudokite tuo geriau, kol nepaspausite „Enter“. Nepriklausomai nuo to, ką įvedate, jis nedelsdamas eina el. Paštu kartu su nuoroda į dokumentą. Jei atliksite komentaro pakeitimus, asmuo taip pat bus įspėtas apie juos. Taigi negailėkite jiems šlamšto ir pagalvokite apie savo komentarus prieš paspausdami Enter.

5) Rašykite ir redaguokite neprisijungę „Google“ dokumentuose / diske

Ar žinojai, kad „Google“ dokumentus gali naudoti net tada, kai tavo kompiuteris ar mobilusis įrenginys nėra prijungtas prie interneto? Tu gali. Mano kolega Ericas Ravenscraft'as parašė visą straipsnį apie tai, kaip nustatyti „Google“ diską neprisijungus, su išsamiais nurodymais.

6) Išjungti el. Pašto pranešimus

Jei naudojate „G Suite“ daug rašymui ir redagavimui, el. Laiško gavimas apie kiekvieną dokumento pakeitimą gali būti nepatogus. Štai kaip išjungti šiuos pranešimus. Eikite į „Google“ diską. Spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe ir atidarykite nustatymus. Kairėje pusėje pasirinkite Pranešimai ir panaikinkite žymėjimą laukelyje El. Paštas.

Trumpos instrukcijos yra: „Google“ diskas> Nustatymai> Pranešimai> El. Paštas

Daugiau „G Suite“ patarimų

Jei kasdien naudositės „Google Docs“, išmokę keletą naudingų patarimų, susijusių su „G Suite“, padėsite sutaupyti laiko ir efektyviau naudotis programa. Kai žinote, ką jūsų programinė įranga gali padaryti, ji taip pat gali suteikti naujų idėjų, ką galite padaryti atlikdami savo darbus.