Susitvarkykite: 5 programos, kurias turite naudoti be popieriaus

Dirbti be popieriaus nebūtinai turi būti sunku, ypač jei žinai, kokie įrankiai gali padėti tai padaryti. Jei bandai visiškai atsisakyti popieriaus, yra bent penki įrankiai, kurių reikia, kad jis veiktų.

Kur jūs vis dar naudojate popierių? Galbūt savo darbų sąrašą laikote užrašų knygelėje, o gal turite krūvą dokumentų, kuriuos turite pasirašyti rašalu. Galite pašalinti beveik visą popierių savo gyvenime, kai turite šiuos penkis įrankius:

1. „to-do list“ programa,
2. nuskaitymo programa,
3. failų sinchronizavimo paslauga,
4. elektroninio parašo priemonės ir
5. dokumentų įteikimo paslauga.

Pažvelkime atidžiau į kiekvieną iš šių įrankių ir į tai, ką jie daro. Taip pat pateikiu rekomendacijas dėl konkrečių programų, kurias galite naudoti norėdami pradėti.

1. „To-Do List“ programa

Niekada nemerkiu pirštu į žmogų, kuris naudoja popierinių darbų sąrašą, jei mano, kad jis tinka jiems. Tačiau jei bandote išeiti iš popieriaus, viena geriausių vietų pradėti yra perkelti visas užduotis ir sąrašus į programą.

Geriausių darbų sąrašo programos yra daug efektyvesnės nei popierinės. Naudodamiesi popieriumi, jums trūksta kryželių ir negalite lengvai pertvarkyti užduočių, kai pasikeičia prioritetai. Jūs taip pat negalite priskirti užduočių kitiems žmonėms ir gauti perspėjimų, kai tik jie jas įvykdys.

Naudodamiesi darbų sąrašo programa gausite priminimus apie artėjančius terminus, pranešimus, kai kažkas atliks užduotį, galimybę bet kada pertvarkyti jūsų sąrašą ir daug kitų privalumų. Mano trys populiariausios tarp darbų sąrašo programų yra šios:

• „Todoist Premium“
• Asana (parodyta aukščiau)
• Any.do

Jei bandote išeiti iš elektroninės informacijos, turite rasti jums tinkančią „to-do list“ programą, kuri turi būti naudojama kelioms savaitėms.

Pradėkite nuo trijų sąrašų kategorijų sudarymo: darbo, asmeninio ir namų ūkio. Visada galite juos pakeisti vėliau, jei jie nėra tinkami jūsų poreikiams. Savo darbo skyriuje užsirašykite užduotis darbe, kurią turite atlikti šią savaitę. Savo asmeniniame sąraše užrašykite viską, ko jums reikia, pavyzdžiui, atsiųskite padėkos kortelę ar suplanuokite kirpimo paskyrimą. Norėdami sudaryti maisto prekių pirkinių sąrašą, naudokite savo namų ūkio skyrių.

Pakanka pradėti. Kai naudojatės „to-do“ programa, išsiaiškinsite, kokios strategijos jums labiausiai tinka, kai reikia tvarkyti sąrašus, nustatyti priminimus ir priskirti užduotis kitiems žmonėms. Tačiau pirmąsias kelias savaites geriau, kad sąrašai būtų trumpi ir aiškūs. Pirmą kartą naudojant „to-do list“ programą yra tarsi naujo įpročio įvedimas; jei tai per daug sudėtinga, galbūt nesilaikysite. Kai tikrai sumažinsite įprotį, galėsite pradėti tobulinti savo darbų sąrašo strategijas.

2. Nuskaitymo programa

Nuskaitymo programa yra neįkainojama norint svarbius popierinius dokumentus paversti skaitmeniniais failais. Kai suskaitmeninate dokumentus, pasidarote atsarginę jų kopiją, tai reiškia, kad originalus galite susmulkinti ar perdirbti arba saugiai nusiųsti. Kai kurie elementai, kuriuos galbūt norėsite suskaitmeninti, yra popierinės mokesčių deklaracijos, asmens dokumentai, oficialūs pažymėjimai (pvz., Gimimo, mirties, santuokos ar diplomas), garantijos ir kvitai, receptai ir net ne popieriniai dokumentai, tokie kaip išsami informacija ir instrukcijos atspausdinta jūsų namų „wifi“ maršrutizatoriaus apačioje.

Nuskaitymo programos paverčia jūsų telefono kamerą skaitytuvu. Nors dokumentus skaitmeninti galite naudoti bet kurį spausdintuvą su skaitytuvu, mobiliojo nuskaitymo programos yra daug patogesnės, jau nekalbant apie nešiojamąsias. Bet kurioje vietoje galite užfiksuoti bet ko vaizdą.

Geriausios nuskaitymo programos nustato ne tik nuskaityto elemento kraštus, bet ir tai, koks jis yra, ar tai yra knygos puslapis, ar vizitinė kortelė. Pačios geriausios taip pat apima optinio simbolių atpažinimo (OCR) technologiją, kad maždaug per minutę po dokumento nuskaitymo galėtumėte nukopijuoti ir įklijuoti tekstą iš jo. Gera nuskaitymo programa taip pat turėtų padėti sudėti kelis puslapius į vieną failą.

Dvi nuskaitymo programos, kurios atitinka visus šiuos reikalavimus ir yra prieinamos tiek „Android“, tiek „iOS“, yra:

• „FineScanner Pro“ „FineScanner Pro“ (prenumeratos nuo 9, 99 USD per metus; arba 59, 99 USD, norint ją įsigyti tiesiogiai) ir
• „Scanbot Pro“ (6, 99 USD).

3. El. Parašo įrankis

Jei ketinate naudoti be popieriaus, turite mokėti pasirašyti dokumentus nespausdindami. Beveik nėra priežasties niekada atspausdinti ir pasirašyti popieriaus lapo, kurį kažkas jums siunčia elektroniniu būdu. Jūs turėtumėte mokėti pasirašyti daugumą dokumentų skaitmeniniu būdu, išskyrus keletą išimčių. Norėdami tai padaryti, jums reikia programos, kuri leidžia jums sukurti skaitmeninį parašą ir pritaikyti jį failams.

Keli programinės įrangos, apimančios el. Parašo įrankius, pavyzdžiai:

• Adobe Reader,
• „Adobe Acrobat“,
• „Docusign“ ir
• „MacOS“ peržiūra (parodyta aukščiau).

Norėdami pradėti, pirmiausia turite sukurti parašą, kuris dažnai būna pats sunkiausias, nes parašai atrodo suklusnūs, kai daromi su pele, pirštu ir jutikliniu ekranu ar plunksna. Geros žinios yra tai, kad šį veiksmą turite atlikti tik vieną kartą. Sukūrę ir išsaugoję parašą, galėsite jį naudoti vėl ir vėl. Norėdami gauti daugiau informacijos apie du populiariausius metodus, galite gauti daugiau informacijos apie „PCMag“ pasakojimus, kaip pasirašyti PDF naudojant „Acrobat Reader“ ir kaip pasirašyti PDF „MacOS“ peržiūroje.

Jei pastebite, kad stengiatės pasirašyti savo vardą pele, pirštu ar plunksna, patikrinkite, ar yra galimybė prisegti pieštuko ir popieriaus paveikslėlį, kurį galite įkelti.

4. Failų sinchronizavimo tarnyba

Failų sinchronizavimo paslauga suteikia jums visus dokumentus, nesvarbu, kokį įrenginį turite. Štai pavyzdys, kaip būtina failų sinchronizavimo paslauga: Prieš kelerius metus buvau oro uoste, prašydamas gauti „Global Entry“. Mano pašnekovas paprašė manęs patvirtinti pašto adresą. Tai nėra mano vairuotojo pažymėjime ir aš nenešiau pašto, kad parodyčiau jam. Tada prisiminiau, kad nuskaitydavau ir išsaugodavau nekilnojamojo turto dokumentą, kuris man buvo atsiųstas man reikalingu adresu. Atidariau savo failų sinchronizavimo tarnybos mobiliąją programą ir susikūriau dokumentą, kad parodyčiau pašnekovui. Jis liko patenkintas, ir aš gavau savo visuotinį įrašą.

Trys labiausiai žinomos failų sinchronizavimo paslaugos - ir aš nedvejodamas rekomenduoju bet kurią iš jų - yra šios:

• Dėžė,
• „Dropbox“ ir
• Google diskas.

Daugybė failų sinchronizavimo programų taip pat leidžia išsaugoti neprisijungus pasiekiamas dokumentų kopijas savo įrenginiuose. Tai ypač patogu viskam, ko jums gali prireikti esant avarinei situacijai, pavyzdžiui, draudimo pažymėjimams, ID ar vardams ir telefonų numeriams telefonų medyje..

Kai kurios pačios geriausios failų sinchronizavimo paslaugos taip pat turi dokumentų dalijimosi įrankius, kuriais galime naudotis toliau.

5. Dokumentų bendrinimo įrankis

Įprastas būdas siųsti skaitmeninius dokumentus yra pridėti juos prie el. Pašto. Tačiau ši parinktis ne visada yra ideali, nes ne visada galite pasakyti, kada ar kada gavėjas jas gavo. (Galite naudoti skaitymo kvitus, tačiau jie veikia tik tuo atveju, jei gavėjas jų neužblokavo ar neatmetė.) Kita el. Pašto problema yra ta, kad kai kurie failai yra per dideli arba jūsų el. Pašto programa automatiškai pablogina originalo kokybę.

Alternatyvus būdas siųsti skaitmeninius dokumentus yra dalintis jais naudojant kitas debesijos paslaugas. Failų sinchronizavimo paslaugos, tokios, kaip minimos ankstesniame skyriuje, paprastai leidžia bendrinti failą sukuriant nuorodą į jį, kurį vėliau galėsite nusiųsti, jei norite. Debesų saugyklų paslaugos (kurių daugelis dabar nesiskiria nuo failų sinchronizavimo paslaugų) paprastai jas taip pat turi.

Paprastai failus, kuriuos norite bendrinti, dedate į aplanką sinchronizavimo arba debesies saugyklos programoje ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, kad gautumėte nuorodą, kuria galite bendrinti. Iš šios nuorodos gavėjas gali atsisiųsti failus. Priklausomai nuo to, kokią paslaugą naudojate, galbūt turėsite galimybę pamatyti, kada ir kaip dažnai asmuo atsisiunčia failą. Kai kurios paslaugos, įskaitant „Dropbox“, netgi leidžia jums sukurti galiojimo pabaigos datą.

Žiūrėk į priekį, pradėk jau šiandien

Paskutinis patarimas, kaip atsisakyti popieriaus, yra pradėti šiandien ir žiūrėti į priekį, o ne atgal. Aš turiu omenyje tai, kad nereikia suskubti suskaitmeninti turimo popieriaus. Vietoj to, priimkite keletą programų, kurios padės jums nuo šiol būti be popieriaus ir galėsite žengti į priekį kurdami naujus įpročius.