Organizuokitės: 10 geresnių, veiksmingesnių darbų sąrašų strategijų

Ar veiksmingas jūsų darbų sąrašas? Ar tai padeda planuoti savo dieną? Ar tai padeda nustatyti prioritetus? O gal tai yra nesibaigiantis sąrašas dalykų, dėl kurių jaučiatės kalti, kad dar nepadarėte, ir dabar greičiausiai to nepadarysite?

Tinkamas darbų sąrašas gali ne tik formuoti jūsų dieną, bet ir nukreipti dėmesį į tai, kas jums yra prasmingiausia. Užrašydami užduotis, jūs efektyviau suskaidote savo didesnius tikslus į lengviau valdomas dalis. Savaitės užduotis išvalyti ant jūsų stalo susikaupusius dokumentus gali padėti pasiekti didesnį tikslą - išlikti organizuotiems ir išeiti iš popieriaus. Net maisto prekių pirkinių sąrašas gali parodyti didesnį tikslą tinkamai valgyti ar gaminti daugiau namų.

Sužinoję, kaip sudaryti veiksmingų darbų sąrašą, galite geriau įsivaizduoti savo tikruosius tikslus. Gerų darbų sąrašas turėtų suteikti jums nurodymų, o ne užpildyti baimę. Čia yra keletas patarimų, kaip sudaryti geresnių darbų sąrašus.

1. Pasirinkite jums tinkamiausią programą

Pirmasis veiksmas, kurį reikia padaryti geriau, yra nuspręsti, kur jį laikyti. Turint popierinį darbų sąrašą nėra nieko blogo. Jei tai jums tinka, puiku. Beje, yra daugybė priežasčių, kodėl tikrai gera „to-do list“ programa yra pranašesnė:

• „To-do“ programose yra įmontuoti priminimai.
• Skaitmeninius sąrašus lengviau redaguoti nei popierinius, todėl galite koreguoti savo prioritetus ir paaiškinti užduotis, kiek reikia.
• Negalite prarasti skaitmeninio sąrašo, išsaugoto debesyje. Jei nesate natūraliai organizuotas žmogus, tai gali būti pagrindinis pranašumas.
• Skirtingi uždavinio programos rodiniai leidžia pamatyti tik tas užduotis, kurios yra aktualios šiuo metu.
• „To-do list“ programos gali būti bendradarbiaujančios; galite priskirti užduotis kitiems žmonėms ir gauti pranešimą, kai jie jas atliks.
• Galite pasirinkti norimų darbų sąrašo programą su funkcijomis, kurios jus motyvuoja, nesvarbu, ar tai gražus dizainas, ar žaisminga patirtis.

Yra be galo daug „to-do list“ programų. Naršydami visas užduočių tvarkymo programas, rodomas ieškant bet kurioje programų parduotuvėje, galite prarasti visą dienų produktyvumą. Išbandžius daugelį iš jų, labiausiai rekomenduoju:

• Todoistas
• Any.do
• Asana
• Daiktai

Kelios kitos programos, kurios tam tikromis aplinkybėmis yra puikios, yra „Google“ užduotys (skirtos integruoti su „G Suite“ programomis), „Microsoft To-Do“ (jei naudojate „Microsoft Office“ ar „Windows 10“), „Habitica“ (jei jums patinka žaidimų formavimas) ir „Omnifocus“ (toms, kurios tinka kurie į savo užduotis įtraukia labai daug detalių). Tačiau yra tiek daug kitų. Jei nė vienas iš šių pavyzdžių neįtakoja jūsų, paklauskite savo draugų (ypač jūsų organizuotų), ką jie naudoja. Pabandykite keletą ir išsirinkite jums patinkantį, kuris sukuria jūsų duomenų kopiją debesyje, kad niekada nieko neprarastumėte.

Jei jums reikia pagalbos sekti užduotis, nes jos visada atrodo vykdomos ar sulaikytos, „kanban“ lentos programa, tokia kaip „Trello“, gali būti jums naudingesnė nei labiau tradicinis darbų sąrašas.

2. Sudarykite daugiau nei vieną sąrašą

Labai nedaugelis žmonių turi tik vieną darbų sąrašą. Sukurkite darbų sąrašą, o asmeninėms užduotims - atskirą. Galbūt turite bendrą buities darbų sąrašą, „Someday“ sąrašą, kuriame užrašykite dalykus, kuriuos norėtumėte atlikti, bet kurie nėra skubūs, ir dar daugiau.

Turėdami daugiau nei vieną sąrašą, galite susikaupti. Kai esate darbe ir esate pasirengęs atlikti kai kurias su darbu susijusias užduotis, nenorite blaškytis dėl to, kad poilsio dieną turite iškepti gimtadienio tortą.

Visos puikios daromos programos leidžia sudaryti kelis sąrašus. Pradėkite nuo kelių lengvų ir akivaizdžių, tokių kaip:

• Darbas
• Asmeninis
• Buitiniai

Gal jums prasmingiau turėti A projektą ir B projektą, o ne bendrą darbų sąrašą. Ko tau dar reikia? Savo sąrašų sąrašą visada galite pakeisti vėliau.

3. Kaip įmanoma greičiau pridėkite naujas užduotis

Kai į galvą užsuka nauja užduotis, kuo greičiau įrašykite ją į savo darbų sąrašą. Jei jūsų „to-do“ programoje yra tam tikras spartusis klavišas, skirtas pridėti naują užduotį, sužinokite ją. Jei jūsų programoje yra mobiliojo telefono nuoroda, nustatykite ją.

Kai įtraukiate užduotis į savo darbų sąrašą, kai tik pagalvojate apie jas, galite neleisti sau jų laikyti. Kai jis bus užrašytas, jums jo nebereikės prisiminti.

4. Paskirkite terminus

Kai užduoties terminas baigiasi, pridėkite ją prie savo darbų sąrašo. Terminai padeda nustatyti prioritetus.

Ne kiekvienai užduočiai realiame gyvenime reikia sunkios ir greitos datos, kad ji būtų įtraukta į jūsų darbų sąrašą. Kai apytiksliai žinote, kada manote, kad galite tai padaryti, nustatykite užduočių datą.

Tai veiksminga dėl dviejų priežasčių: pirma, dauguma neveikiančių programų leidžia pamatyti, kas bus „šiandien“, „rytoj“ ir „šią savaitę“, nepaisant to, kokiame sąraše jie yra. Taigi, jūs galite pamatyti viską, kas yra „ šiandien “visame jūsų darbo sąraše, asmeniniame sąraše ir kt. Antra, nurodydami užduočių įvykdymo terminus, jūs efektyviai planuojate savo savaitę, kuri yra puiki laiko valdymo strategija.

5. Peržiūrėkite „Daily“

Pradėkite kiekvieną dieną užmesdami akį į dienos darbų sąrašą ir įvertindami, ar tai pagrįsta. Tada peržiūrėkite. Jei šiandien turite per daug užduočių ir žinote, kad su jomis visų nesusitvarkysite, ruošiatės nesėkmei.

6. Apsiribokite nuo trijų iki penkių kasdieninių užduočių

Vidutiniškai dieną aš patikrinu nuo trijų iki penkių užduočių. Jei netyčia suplanuosiu 12 užduočių dienai, žinau, kad nesusigaudysiu jų visų, tai reiškia, kad turiu joms perskirstyti prioritetus ir pakeisti jų terminus. Jei pastebėčiau šią galimą problemą dar neprasidėjus mano dienai, galėčiau prisitaikyti, o ne jausti stresą dėl visų tų užduočių, kurias norėjau atlikti ir kurių nedariau.

Kokia jūsų dienos užduočių riba? Tai priklauso nuo to, kokias užduotis užrašote ir kokias sudėtingas jas atlikti. Laikui bėgant, jei stebėsite, kiek užduočių atlikote kiekvieną dieną (geriausias programas atliksite už jus), sužinosite savo maksimumą. Sužinoję savo maksimalų skaičių, galite apriboti savo dienos užduočių skaičių.

7. Užsirašykite užduotis, o ne tikslus ar uždavinius

Tai, ką rašote savo darbų sąraše, yra svarbi. Savo sąrašus užpildykite užduotimis, o ne tikslais. Norėdami tai padaryti, turite žinoti skirtumą tarp dviejų.

Tikslai yra pasiekimai arba norimi rezultatai. Paprastai juos sunku įvertinti. Pavyzdys yra „laisvai mokykis hindi kalbos“. Įrašyti tai į savo darbų sąrašą nebus labai efektyvu.

Tikslai yra žymekliai siekiant tikslo. Tai daug lengviau supainioti su užduotimis, nes tikslai yra konkretesni ir kiekybiškai įvertinti. Tikslo pavyzdys gali būti „pokalbis hindi kalba apie mano mėgstamus filmus“.

Taigi, kas yra užduotys? Užduotys yra veiksmai, kurių imatės siekdami tikslo. Suskaidykite tikslą ir turite savo užduotis. Labai dažnai tai yra atskiri įvykiai, nors jie gali pasikartoti. Tai gali būti užduotis „išmokti tris naujus hindi kalbos veiksmažodžius“ arba „mokytis 30 minučių“.

Darbų sąraše yra užduotys, o ne tikslai ar uždaviniai.

8. Laikykitės savo tikslų ir uždavinių atskirai

Apibrėždami savo tikslus ir uždavinius, turite sudaryti geresnius ir veiksmingesnius darbų sąrašus. Tobulame pasaulyje užduotys, kurias vykdote, pirmiausia yra jūsų tikslai. Jei ne, kodėl jūs švaistote laiką juos darydami? Jūs turite žinoti, kokie yra jūsų tikslai, bet jums jų nereikia jūsų darbų sąraše.

Kur nors kitur užsirašykite savo tikslus ir uždavinius. Jei jūsų darbų sąraše yra pastabų skyrius, įdėkite juos ten. Jei vystate žurnalą, galite užsirašyti savo tikslus ir persvarstyti juos kas ketvirtį ar kasmet. Kartkartėmis atkreipkite dėmesį į savo tikslus, tačiau neleiskite jiems atitraukti jūsų nuo konkrečių dalykų, kuriuos turite atlikti šiandien.

9. Dažnai žiūrėkite į savo darbų sąrašą

Veiksmingas darbų sąrašas padės jums visą dieną. Suplanuokite laiką savaitės pradžioje. Pažvelkite į tai dienos pradžioje, kad pakeistumėte dienos planą. Pažvelkite į jį po pietų, kad žinotumėte, į ką dar reikia atkreipti dėmesį likusią dienos dalį. Kai jaučiatės pasimetę atlikdami užduotį ar jai reikia pertraukos, pažvelkite į savo darbų sąrašą, kuriame rasite ką nors mažo ir lengvo, kurį tuo metu galite išspręsti.

Kuo daugiau žiūrėsite į savo sąrašą, tuo labiau juo pasitikėsite. Kuo labiau ja pasitikite, tuo mažiau turite atsiminti, kokias užduotis turite atlikti. Kuo mažiau turėsite atsiminti, tuo daugiau išlaisvinsite savo dėmesį sutelkdami dėmesį į užduotą užduotį.

10. Padarykite nuskaitytiną savo darbų sąrašą

Jei dažnai žiūrėsite į savo darbų sąrašą, ir, manau, turėtumėte, greitai suprasite, kaip naudinga pamatyti tai, ko jums reikia iš pirmo žvilgsnio, o ne giliai perskaityti.

Rašykite užduotis griežta kalba ar trumpiniais. Daugelyje programų yra prioritetiniai įvertinimai arba žvaigždės, kurias galite pridėti, kad galėtumėte pabrėžti svarbiausias užduotis. Spalvokite kodą jūsų užduotims, jei tai padeda. Taikykite piktogramas, kurios suteikia daugiau informacijos apie užduotį, pvz., Ar reikalingas telefono skambutis, ar ji susijusi su sveikatos priežiūra. Nesvarbu, kaip greitai jūs žiūrite į savo darbų sąrašą, turėtumėte sugebėti gauti daug informacijos apie tai, ką reikia padaryti.

Produktyvumo širdis

Puikus darbų sąrašas yra asmeninio produktyvumo pagrindas. Tai toks džiaugsmas, kai rasite užduočių valdymo programą ir procesą, kuris jums tinka. Pažymėję sąraše esančius elementus, jūs jaučiate pasiekimus ir tai yra pagrindinis elementas organizuojant. Patikima „to-do“ sistema palengvina gyvenimą ir sukelia mažiau streso.