Susitvarkykite: kaip perėjau į darbą debesyje

Po ilgų metų darbo hibridinėje sistemoje, kai kai kurie failai buvo vietiniai, o kai kurie buvo debesyje, neseniai perėjau prie darbo tinkle. Aš pasirinkau naudoti „Google“ diską, tačiau tokia pat lengva paslauga galėjo būti ir bet kokia panaši paslauga, tokia kaip „Microsoft Office Online“.

Štai kaip aš persikėliau į naują aplinką, kai kuriuos privalumus ir trūkumus turiu dirbdamas internete ir patarimų, jei galvojate ir apie keitimąsi.

Kodėl aš perėjau į „Google“ diską

Jau seniai naudojau „Google“ diską, įskaitant „Google“ dokumentus, Skaičiuokles ir Skaidres. Bet aš iki šiol niekada to nenaudojau išskirtinai visiems savo darbams.

Ankstesnės sąrankos metu kai kurie failai buvo saugomi mano kompiuteryje (žinoma, kuriamos atsarginės kopijos) ir tik keletas failų, kurie išliko kaip „Google“ dokumentai ir kiti internetiniai failai. Dažniausiai „Google“ diską naudojau bendradarbiaujantiems failams, tokiems kaip dokumentas, skirtas planuoti atostogas su draugais.

Viena pagrindinių priežasčių, dėl kurių nusprendžiau visiškai persikelti į debesis, buvo ta, kad aš naudoju daug skirtingų prietaisų, daug daugiau nei bet kada anksčiau. Bet kurią dieną aš norėčiau gauti darbą iš bet kurio iš penkių skirtingų įrenginių, atsižvelgiant į tai, ar aš namuose, ar susitikime, ar keliauju, ar kur nors kitur. Turiu „Mac“ stalinį kompiuterį, „Chromebook Pixel“, kuris yra nešiojamas, bet nėra puikus susitikimams, išmanųjį telefoną ir nešiojamąjį kompiuterį. Ir kartais aš dirbu kažkieno kompiuteriu.

Kai tik įmanoma, aš norėčiau padaryti pastabas ir taisyti tiesiogiai savo failuose, o ne daryti atskirą pastabą užrašų darymo programoje apie tai, ką vėliau turiu padaryti su failu. Darbas debesyje patenkina tą poreikį, o „Google“ diskas patenkino ir daugumą kitų mano poreikių, tokių kaip suderinamumas su „Microsoft Office“ failų formatais, daug saugyklos vietos ir visų mano turimų įrenginių palaikymas.

Kai visas jūsų darbas yra debesyje, turite prieigą prie failų tiesiogiai. Kol turite interneto ryšį (ir kartais net neturėdami), galite redaguoti failus. Prireikė kelerių metų, kol „Google“ diskas pasiekė šį tašką, bet dabar, kai jis yra čia, aš naudoju jį puikiais rezultatais.

Migracijos į debesį patarimai

Nusprendę visą savo darbą laikyti debesyje ir jo neišsaugoti vietoje, jums teks susidurti su vienu dideliu iššūkiu: išsiaiškinti, ką daryti su visais senais failais. Mano patarimas: nesijaudinkite per daug senų failų. Negaiškite laiko bandydami nepriekaištingai perkelti ar pertvarkyti visus savo senus duomenis, į kuriuos galbūt vis tiek nebežiūrėsite.

Geriau sutelkite dėmesį į tai, kaip organizuosite ar kaupsite naujus duomenis. Mano atveju aš pradėjau naudoti „Google“ diską visiems savo naujiems dokumentams. Internetiniame „Google“ diske sukūriau naujus aplankus, kurie atspindėjo tą pačią organizacinę sistemą, kurią naudojau savo darbalaukyje. Kai pradėjau kurti naują failą, padariau jį „Google“ dokumentu. Aš daugiau dėmesio kreipiau į dabartį nei į praeitį.

Turėjau keletą failų, kuriuos priskirčiau nei seniems, nei naujiems, bet „besitęsiantiems“. Vykdomas failas yra tas, kurį sukūriau seniai, tačiau jis vis dar yra aktualus ir naudojamas šiandien. Mano atveju, jie dažniausiai būna skaičiuoklės, kuriose aš įrašau darbą, kai jį baigiu. Pvz., Turiu vykdomą failą, kuriame seku straipsnius, kuriuos rašau, jų paskelbimo datas ir kitus metaduomenis. Aš jį nuolat papildau, ir jis visada naudingas ir aktualus, net jei aš jį kūriau prieš metus.

Norėdami perkelti šiuos vykstančius failus, aš paprasčiausiai įkėliau juos į „Google“ diską po vieną ir paverčiau juos „Google“ formato failais. „Excel“ failai tapo „Google Sheets“. Lengva.

Priežastis, kodėl aš juos padariau po vieną, buvo patikrinti ir įsitikinti, ar jie atsidarys, ir kad turinys nebuvo sugadintas. Laimei, viskas vyko sklandžiai. Nepaisant to, aš maždaug mėnesį savo kompiuteryje laikiau šias labai vertingas failų originalų kopijas maždaug tuo atveju, ir tai man paskatino pateikti dar vieną patarimą: Laikykite savo svarbių failų originalų kopijas tą patį laikotarpį.

Jei per migraciją kažkas nutinka, norėsite originalų. Tai panašu į tai, kai nuotoliniu būdu įdedate popierinį čekį naudodamiesi mobiliąja programa, o bankas jums stumia pranešimą, sakydamas: „Kodėl jūs nepakabinate ant to čekio, kol jis neišvalomas?“

Kitas patarimas yra patikrinti, ar paslauga veikia visuose jūsų įrenginiuose. Atidarykite skirtingus failus. Dabar išjunkite „Wi-Fi“ ir pabandykite juos atidaryti. Ar įmanoma, ty ar turėjote neprisijungę failų, kuriuos tikėjotės turėti, kopijų (akimirksniu daugiau naudokitės neprisijungus prie interneto)? Ar galite redaguoti? Ar jums reikia įdiegti programas ar papildinius, kad galėtumėte atlikti norimą darbą? Sunkiau, nei jūs manote, kad laikas atlikti šiuos bandymus, tačiau tai tikrai pranoksta kažkur pasirodymą ir negalėjimą padaryti nieko, ką planavote.

Kai aš pradėjau naudotis savo naująja sistema, visiškai veikiančia „Google“ diske (bet vis tiek tuo sutapimo laikotarpiu, prieš tai sunaikindama visus savo vietoje saugomus duomenis), savo kompiuteryje įdiegiau „Google“ disko sinchronizavimo komponentą ir sukuriau paskutinių dvejų metų atsargines kopijas “. vertės duomenų į debesį. Nebandžiau kiekvieno failo, norėdamas įsitikinti, kad jie tinkamai konvertuojami į „Google“ diską, kaip aš dariau turėdamas svarbius vykstančius failus, tačiau jaučiausi geriau žinodamas, kad įdėjau daug savo senų duomenų, jei tik man to prireiktų. Patarimas tame priekyje: sukurkite senų failų atsargines kopijas, tačiau neskirkite jiems per daug laiko.

Svarstydamas riziką ir naudą, patogumus ir nepatogumus pajutau, kad man pakako sukurti senus duomenis, kurių man daugiau niekada nebereikės, ir paskambinti per dieną.

Yra ir kitų privalumų ir trūkumų. Atminkite, kad nevardžiu visų privalumų, bet tik kelis, susijusius su „Google“ disko naudojimu išskirtinai darbo failams.

Darbas debesyje: už

Automatinės atsarginės kopijos. Žinau, kad dauguma žmonių, kurie dabar nepateikia savo duomenų atsarginių kopijų, netrukus pradės veikti. Kai dirbate „Google“ diske, jums nereikia galvoti apie atsarginių kopijų kūrimą. Tai atsitinka automatiškai ir dažnai.

Tiek daug vietos! „Google“ diske yra daug vietos. Kiekvienas, turintis „Google“ paskyrą, gauna ne mažiau kaip 15 GB, tačiau nusipirkti daugiau yra pigu. Be to, yra ir kitų spragų, suteikiančių daugiau vietos. Pvz., Failai, kuriuos sukuriate „Google“ diske, pavyzdžiui, „Google“ dokumentai, neįskaičiuojami į saugyklos limitą! Tai didžiulis.

Suderinamas su „Office“. Kurdamas ir redaguodamas failus tik „Google“ diske, ne visi, su kuriais bendradarbiauju, tai daro. Daugelis žmonių vis dar naudojasi „Microsoft Office“. Naudodami „Google“ diską galite eksportuoti bet kokį „Google“ failo tipą į „Microsoft“ formatą. Vos keliais paspaudimais galiu paversti „Google“ dokumentą „Word“.docx failu.

Bendradarbiavimas. Bendradarbiaujant realiuoju laiku niekas neprilygsta „Google“ diskui. Galite bendrinti failus su kitais vartotojais, valdyti, kas juos gali peržiūrėti ir redaguoti, ir netgi galite kalbėtis su bendradarbiais, kai kartu dirbate su failu.

Vietinis sinchronizavimas. Kaip jau minėjau, galėjau greitai sukurti savo senų failų atsargines kopijas „Google“ diske, nes jame yra vietinis sinchronizavimo komponentas. Ši funkcija leidžia „Google“ diskui atlikti dvigubą pareigą, kaip internetinio bendradarbiavimo biuro rinkinį ir failų sinchronizavimo bei atsarginės kopijos programą.

Kaina. „Google“ diskas yra nemokamas. „Microsoft Office“ per metus kainuoja apie 100 USD. Ar reikia pasakyti daugiau?

Darbas debesyje: trūkumai

Privatumo ir saugumo problemos. Žmonės, kurie visai nenori naudotis debesies paslauga, beveik visada yra susirūpinę dėl privatumo ir saugumo. Kažkas kitas saugo jūsų duomenis toje vietoje, kurios tikriausiai negalite tiksliai nustatyti. Pagal numatytuosius nustatymus „Google“ šifruoja jūsų failus, saugomus Diske, tačiau įmonė taip pat tvarko jums skirtus raktus, kurie yra raudona vėliava. Jei nepasitikite įmone, kuri saugo jūsų failus, arba jei jūsų failuose yra labai neskelbtinos informacijos, perkėlimas į debesį gali būti ne jums.

Prieiga neprisijungus. Darbas debesyje reiškia, kad jums reikia interneto ryšio. Naršymas internete ir neprisijungus prie taisyklių ir konfigūracijų gali būti tikras skausmas. Kartais viskas klostosi blogai arba ne taip, kaip tikėjotės.

Su „Google“ disku galima dirbti neprisijungus, o tai puiku, išskyrus tuos atvejus, kai yra daugybė įspėjimų, ir atvirai pasakius, aš jų neįsimenu. Aš žinau, kad norint ją naudoti, reikia naudoti „Chrome“ naršyklę, tačiau dažnai pamirštu išsamią informaciją. Aš sužinojau, kad failų, su kuriais noriu dirbti, įkėlimas prieš išeinant iš „Wi-Fi“ zonos yra geras sprendimas, bet vėlgi, tik tada, jei paleidžiu „Chrome“. Tada aš galiu lengvai dirbti su šiais failais (tol, kol netyčia neuždarau skirtuko).

Bet tai gali pasidaryti nepatogu.

Kai baigiu redaguoti neprisijungęs, vis tiek turiu prijungti įrenginį prie interneto, kad pakeitimai būtų įtraukti į debesį. Kartais tai sukelia problemų. Tarkime, aš dirbu neprisijungęs prie nešiojamojo kompiuterio, kol esu lėktuve. Lėktuvas nusileidžia, įsėdu į taksi, tada prisimenu kitą norimą atlikti pakeitimą. Jei atidarau telefoną ir įkeliu failą naudodamas duomenų ryšį, pamatysiu seną kopiją prieš visus lėktuve atliktus pakeitimus, nes jų dar nesinchronizavau. Tarkime, aš pamirštu tą punktą ir darau keletą pakeitimų telefonu. Kai pagaliau prijungsiu savo nešiojamąjį kompiuterį prie interneto, „Google“ man pasakys, kad kažkas neveikia. Yra sprendimų, tačiau nė vienas iš jų nėra švarus ar paprastas. Pasiruoškite kopijuoti ir įklijuoti.

Paieška veikia, išskyrus atvejus, kai ji neveikia. Kai saugote failus naudodami „Google“, pirmąjį vardą ieškant interneto, turite didelių lūkesčių dėl paieškos įrankio. Man nepavyko rasti failų „Google“ diske. Kai ieškau pagal failo pavadinimą, greičiausiai randu tai, ko man reikia, bet ne visada. Visų pirma, nepaisant to, kad failų pavadinimai yra prastesni, „Google“ užkliūva už akių. Turiu failą 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, bet kai ieškau „Bendradarbiavimas“, žemiau pateiktame paveikslėlyje rodoma, kas pasirodo.

„Google“ ieško jūsų failų turinio, ir tai padeda, tačiau vis tiek gali prireikti bandymų ir klaidų, kad rastumėte tai, ko jums reikia. Kai kiti bendradarbiai dalijasi failais su jumis, man dažniausiai būna sunkiausia rasti, su paieška ar be jos. Galiausiai pasikliauju žvaigždėmis pažymėtais failais (parankinėmis) ir naujausių failų, kuriuos „Google“ diskas siūlo gana daug, sąrašu.

Internetinis blaškymasis. Norėdami dirbti „Google“ dokumentuose, turite atidaryti naršyklės langą, o kai kuriems žmonėms buvimas internete yra slidus šlaitas. Man tai nėra daug problemų. Aš naudoju keletą priemonių ir gudrybių, kad padidinčiau produktyvumą ir sumažinčiau blaškymąsi. Tačiau kitiems tiesiog buvimas internete yra kvietimas naršyti internete ir neužsiimti realiu darbu. Jei jums geriau sekasi atlikti darbą atsijungus nuo interneto, darbas debesyje greičiausiai ne jums.

Ar turėtumėte persikelti į debesį?

Darbas išskirtinai debesyje turi savo privalumų, tačiau jis taip pat sukelia tam tikrą nusivylimą. Kaip sakiau, darbas internete nebūtinai reiškia naudojimąsi „Google“ disku, tačiau daugelis privalumų ir trūkumų bus vienodi visuose panašiuose sprendimuose. Keli klausimai, kuriuos turėtumėte užduoti sau prieš pereidami prie debesies, yra šie:

• Ar dažniausiai turiu patikimą interneto prieigą?
• Ar aš noriu išmokti darbo neprisijungęs ir internete taisykles?
• Ar darbas debesyje suteiks man prieigą prie failų tokiu būdu, kokio dabar neturiu ir kurį iš tikrųjų naudosiu?
• Ar aš noriu organizuoti, kur yra saugomi mano darbai, kad galėčiau lengvai juos rasti?
• Ar galėsiu atsispirti pagundoms naršyti internete, jei visada būsiu prisijungę?

Norėdami gauti daugiau patarimų, skaitykite 30 „Google“ disko patarimų.