Video: You Bet Your Life: Secret Word - Door / Foot / Tree (Lapkritis 2024)
Jei jūsų įmonė svarsto verslo dokumentų tvarkymo programinę įrangą, leiskite numeriams nurodyti. Aišku, jums tikriausiai rūpi dar vienas nuolatinis programinės įrangos licencijavimo mokestis, kuris didės kiekvieną mėnesį ir metai po metų, tačiau būkite tikri, kad šios priemonės padės sutaupyti daugiau pinigų nei kainuoja. Redaktorių pasirinkimo įrankis, toks kaip „Zoho Docs“, suteikia daugiau lankstumo, bendradarbiavimo funkcijų ir saugojimo galimybių, kurias turėsite kada nors naudodami popierių, failų aplankus ir saugojimo spinteles.
Kalbėjau su Lisa Croft, „Adobe Document Cloud“, efektyvaus ir ekonomiškai efektyvaus verslo dokumentų valdymo įrankio grupės produktų rinkodaros vadove, apie daugybę būdų, kaip verslo dokumentų tvarkymas gali sutaupyti jūsų įmonės laiką, erdvę ir, kas dar svarbiau, krūvius pinigų. Štai keturi akivaizdžiausi būdai, kaip šios priemonės suteikia puikią investicijų grąžą.
1. Spausdinimo išlaidos
Jei sugebėsite visiškai atsikratyti popierinių dokumentų, padarydami visą savo veiklą skaitmenine, nusipirksite daug mažiau popieriaus nei konkurentai. Be to, jūs sutaupysite lėšų spausdindami mažiau pinigų, įskaitant energijos sąnaudas, rašalą ir išlaidas, susijusias su fiziniu dokumentų siuntimu į atokias vietas.
Remiantis „Adobe“ skaičiavimais, įmonės, spausdinančios 10 000 dokumentų, sutaupys maždaug 2 740 USD, pereidamos prie skaitmeninių dokumentų (10 000 dokumentų yra maždaug 1/6 GB; daugiau apie tai vėliau). Jei popieriaus kaina jūsų nestabdo, pagalvokite, kiek jūs padėsite aplinkai. Dešimčiai tūkstančių dokumentų pagaminti reikia 11 427 galonų vandens, 961 svaro atliekų ir 3 725 svarų medienos. Tai daro didelę žalą mūsų ekosistemai.
„Stenkitės niekada nespausdinti“, - sakė „Croft“. "Kai atsispausdinate dokumentą, įvedate to dokumento tvarkymo išlaidas. Jei laikysite skaitmeninį nuo galo iki galo, sutaupysite pinigų nuo pat pradžių."
2. Sandėliavimo išlaidos
Manhatano miesto centre, kur yra „PCMag“ biurai, komercinio nekilnojamojo turto kaina yra maždaug 73 USD už kvadratinį pėdą. Jei dokumentų saugojimui skiriate tik 100 kvadratinių pėdų, jūs išleidžiate maždaug 7300 USD per mėnesį arba 87 600 USD per metus, kad tik saugotumėte popierių.
Tačiau jei jūs visiškai skaitmenintumėte savo popierinę operaciją, 64 800 „Microsoft Word“ dokumentų puslapius galėtumėte laikyti mažiau nei 1 GB skaitmeninės debesies saugykloje. Pavyzdžiui, naudodamiesi „Zoho Docs“ už 100 GB saugyklos vietos per metus galėtumėte sumokėti tik 96 USD. Šimtas gigabaitų yra 64 800 000 „Word“ puslapių atitikmuo. Naudodami „Zoho Docs“ taip pat gausite prieigą prie tokių funkcijų kaip grupinių failų bendrinimas, internetinis ir vienu metu vykstantis komandos redagavimas ir net audito žurnalai, kuriuose tiksliai nurodoma, kas pasiekė jūsų dokumentus ir juos pakeitė (plačiau apie tai vėliau).
3. Daryk daugiau už mažiau ir daryk greičiau
Anksčiau minėjau keletą skaitmeninių funkcijų, kurios daro verslo dokumentų valdymo sistemas vertingesnes jūsų verslui nei standartiniai popieriniai dokumentai. Šiame skyriuje apžvelgsiu šiek tiek nuodugniau. Pavyzdžiui, naudodamiesi „Adobe Document Cloud“, galite nusiųsti vieną failą keliems vartotojams ir paprašyti kiekvieno gavėjo parašų. Pagalvokite, kiek sudėtingesnis ir brangesnis šis procesas būtų naudojant popierių ir Jungtinių Valstijų pašto tarnybą. Padauginkite tą kainą, kad ir kiek kartų galėtumėte pakartoti procesą ištisus metus.
„Elektroniniu būdu pasirašydami dokumentą sutaupysite pinigų“, - teigė „Croft“ atstovas. "Jūs neprivalote jo naudoti" FedEx ". Nereikia laukti, kol jis bus išsiųstas atgal. Tai sumažina laiką ir papildomas dokumento kopijas. Taip pat pašalinate problemas, susijusias su dokumento keitimu, todėl žinote dokumentą, kuris išėjo ir pasirašiau yra dokumentas, kurį iš tikrųjų išsiuntėte “. Aš pateksiu į saugumą kitame skyriuje.
O kaip grupės redagavimas? Naudodamiesi tokiais įrankiais kaip „Zoho Docs“, galite suburti grupę ir tuo pačiu metu pakeisti dokumentus, nesiųsdami jų atgal ir atgal iš nario į narį. Net jei jūs jau naudojote „Microsoft Word“ ir el. Paštą, šis procesas būtų daug lėtesnis ir mažiau bendradarbiautų. Greičiausiai sukursite dokumentą ir nusiųsite jį komandų grandine, kad būtų galima atlikti keletą peržiūrų. Tuomet dokumentas bus atsiųstas atgal jums taisyti. Turėdami verslo dokumentų valdymo programinę įrangą, visos investuotos šalys galėjo taisyti dokumentą iš karto, visos toje pačioje dokumentų peržiūros priemonėje.
„Neabejotinai privalumas yra galimybė bendradarbiauti rengiant dokumentą“, - teigė Croft. "Tai reiškia, kad tai taupo pinigus kelionėms ir taip pat sumažina peržiūros ciklus. Jūs imate dokumentą nuo pradžios iki pabaigos per gana sudėtingą ciklą. Bet kada galite sutrumpinti laiką, sutaupysite pinigų. Tie periferiniai dalykai, apie kuriuos žmonės negalvoja, bet ilgainiui taupo pinigus “.
4. Daugybė dokumentų saugumo aspektų
Neįmanoma įvertinti, kiek dokumentų saugumas gali išgelbėti jūsų įmonę, kol dar nevėlu. Pvz.: Ką daryti, jei kas nors priima sutartį, kurią jūs jiems atsiųsite ant fizinio popieriaus lapo, ir nepatvirtintai pakeis sutarties sąlygas? Gali būti, kad prieš pasirašydami nepamatysite apgaulingo dokumento pakeitimų. Dabar esate teisiškai atsakingas už naujo ir apgaulingo susitarimo sąlygas.
Be to, ką daryti, jei kas nors pameta popieriaus lapą, kuriame yra gyvybiškai svarbi įmonės informacija, ir ta informacija patenka į netinkamas rankas? Jūs galite prarasti savo konkurencinį pranašumą arba gali būti iškelta byla. Nors nėra galimybės nurodyti skaičiaus, kuo ši žala gali kainuoti jūsų verslui, ji tikrai neabejotinai mažesnė už metinės verslo dokumentų tvarkymo prenumeratos kainą.
Verslo “dokumentų valdymo įrankiai leidžia žinoti, kas turi prieigą ir ką jie gali padaryti su dokumentu“, - teigė Croft. "Aš galiu atsiųsti jums failą ir pasakyti, kada jį atidarėte. Jei pažiūrėjote, ar atsispausdinote. Žinau, kur yra dokumentas. Ar tas dokumentas pateks į netinkamas rankas? Šios priemonės visiškai pašalina šią riziką. Tai kažkas, apie ką negalvojate taupyti pinigus, tačiau ilgainiui tai gali būti “.
Raskite sau tinkamiausią įrankį
Nors „Zoho Docs“ ir „Adobe“ yra vieni geriausių įrankių rinkoje, kiti produktai, tokie kaip „Google Drive“, „Microsoft SharePoint“ ir „Dropbox Business“, siūlo unikalius funkcijų rinkinius, kurie galėtų geriau atitikti jūsų poreikius.
Pvz.: „Google“ diskas suteikia visišką prieigą prie dokumentų, gali skaityti „Microsoft Office“ failus ir siūlo neribotą saugyklą daugiau nei penkiems vartotojams. „SharePoint“ yra idealus įrankis įmonėms, kurios pirmiausia pasikliauja „Microsoft Office 365“ įrankiais, tokiais kaip „Word“, „PowerPoint“ ir „Excel“. „Dropbox“ yra geriausias failams saugoti, tvarkyti ir perduoti. Bendrovė net neseniai pridėjo IT administratoriaus įrankius, kad suteiktų daugiau lankstumo nustatant, kas mato kokius dokumentus.
