Organizuokitės: 5 patarimai, kaip laikytis terminų

Vienas mėgstamiausių mano posakių visada buvo „Jei norite, kad kažkas būtų padaryta, duokite tai užimtam žmogui“. Neatmetama paslaptis, kad nuolat užsiėmę žmonės turi strategijas, pagal kurias prioritetai nustatomi ir tvarkomi visi dalykai, kuriuos jiems reikia atlikti. Šios strategijos, nors ir retai skelbiamos, paprastai sukasi viena pagrindine koncepcija: terminais.

Galutiniai terminai pateikia struktūrą. Jie sukuria atskaitomybę ir padeda išvengti neigiamų padarinių. Kai kurie žmonės juos myli, kai kurie jų nekenčia, bet dažniausiai juos apkabina.

Rašydamas šį stulpelį galvojau apie savo strategijas, kaip valdyti terminus, tada kalbėjau su produktyviais ir sėkmingiems kolegoms ir draugams, norėdamas pamatyti, kokia jų ir mano ir kitų strategija. Patarimai nepaprastai sutampa.

Čia yra 5 patarimai, kaip organizuoti žmonės tvarko terminus ir laikosi savo žaidimo viršaus.

1. Visada nustatykite galutinį terminą!

Galbūt jūs manėte, kad svarbiausia taisyklė yra pateikti sau pagrįstus terminus. Tai pagrįstas patarimas, tačiau iš tikrųjų svarbesnis nei: Visada nustatykite savo terminą!

Visada yra du galutiniai terminai: netinkamas jūsų paskirtas terminas ir „atsisakymo terminas“. Nutraukimo terminas, dar žinomas kaip „arba dar“ data, yra absoliuti paskutinė diena ir laikas, kai kažkas gali įvykti. Beveik visada tai yra terminas, kurį jums kažkas suteikia. Nutraukimo termino pavyzdys yra jūsų vyriausybės nustatytas mokesčių deklaravimo terminas. Kitas yra paraiškų teikimo terminas koledžui.

Padėties terminas, kita vertus, yra jūsų pačių nustatytas terminas. Padidėjęs terminas reiškia, kad jūs nustatote terminą šiek tiek anksčiau nei nurodytas terminas, kad paliktumėte šiek tiek pasisukimo vietos, kad viskas klostytųsi netinkamai. Visada nustatykite terminus ir visada nurodykite kitus. Niekada neplanuokite kažko gauti tiesiog po viela (ar tai tikrai nėra „planas“?). Geriau planuokite nenumatytus atvejus, pavyzdžiui, nedarbingumo dienas, įstrigimą sustingusiame metro traukinyje, el. Pašto pertrauką, pašto streiką ar kitas šalis, tiesiog pakeisdami savo mintis apie tai, ko jie nori ir kada nori.

2. Padarykite matomus savo galutinius terminus.

Galutiniai terminai turi būti ten, kur juos galite pamatyti. Kaip ir darbų sąrašai bei tikslai, kuo daugiau matysite terminų, tuo mažesnė tikimybė juos pamiršti. Atspausdinti sieniniai kalendoriai veikia nepriekaištingai. Jei naudojate popierinę užrašų knygelę, parašykite galutinius terminus į vieno puslapio kalendorių (galite atspausdinti iš interneto), sulankstykite jį per pusę ir naudokite kaip savo žymą. Jei esate ne popierinių užrašų rūšis, nustatykite terminus programoje, kurią naudojate kasdien, nesvarbu, ar tai „Outlook“, „Google“ kalendorius, „Excel“ ar kažkas kita. Jūs netgi galite naudoti darbalaukio valdiklio kalendorių, atsižvelgiant į tai, kiek artėjančių terminų jums reikės valdyti.

Vienas iš terminų įtraukimo į programą pranašumų yra tas, kad juos lengva bendrinti. Keliais pelės paspaudimais ar bakstelėjimais ekrane galite priminti savo kolegoms ar partneriams apie artėjančius terminus.

3. Žinokite savo darbo ciklus.

Tai, kaip jūs matote savo galutinius terminus, labai priklauso nuo jūsų darbo ciklų, tai reiškia, ar jūs linkę nustatyti dienos, savaitės ar mėnesio terminus. Pvz., Aš dirbau ketvirtinį žurnalą, todėl visada prie savo kamštinės lentos prisegdavau tris kalendorius, rodančius kitus tris mėnesius. Kai buvo rugsėjis, galėjau pamatyti svarbiausius artėjančius terminus, nors jie nepasirodys iki lapkričio mėn. Aš taip pat turėjau metų kalendorių, kuriame buvo nurodyti svarbūs terminai, kurie buvo dar toliau, tačiau aš laikiau šį kalendorių skaitmeniniu, nes man nereikėjo jo matyti kiekvieną dieną. Labai produktyvūs žmonės suderina terminus, kuriuos jiems reikia pasiekti, su terminais, kuriuos jiems reikia pamatyti. Matyti per daug terminų tampa nepaprasta. Matydami būtiniausių svarbiausių būsimų projektų terminus, galėsite atlikti užduotis.

4. Naudokite dvigubus priminimus.

Kai terminas yra labai ilgas, bet labai svarbus, pasinaudokite dvigubu priminimu. Kitaip tariant, nustatykite du aliarmus ar pranešimus, kad keletą dienų prieš laiką primintumėte, kad galutinis terminas yra artimas. Šis triukas yra ypač svarbus terminams, kurie nepatenka į jūsų įprastą darbo sritį, tokius dalykus, kuriuos greičiausiai pamiršite. Jei turiu pristatyti pokalbį (ką darau retai) šešias savaites nuo ketvirtadienio, į kalendorių įtrauksiu priminimą šešioms savaitėms nuo pirmadienio, kad paskirtos savaitės pradžioje atsimenu, kad renginys artėja ir kad man reikia pasiruošti.

5. Nuosekliai laikykitės savo terminų.

„Laikykitės savo terminų nuosekliai“ yra vienas iš tų dalykų, kurį lengviau pasakyti nei padaryti. Bet jei jūs suprantate, kad tai daro įtaką jūsų vertei darbo vietoje, gerai, tai vien tik gali būti gana motyvuota.

Nuoseklus terminų laikymasis gali padidinti jūsų, kaip darbuotojo, komandos nario ar partnerio, vertę. Pagalvokite, kaip žiūrite į žmones, kurie nuosekliai laikosi terminų. Jie yra patikimi, laikosi stiprios darbo etikos ir yra vertinami kaip komandos žaidėjai. Laikantis galutinių terminų, darbas atliekamas tik dėl savęs. Beveik visada reikia užpildyti vieną grandinę, o ten, kur yra grandinė, yra ir kitų žmonių, kurie negali laikytis savo terminų, kol nesutikote savo. Jei nesi laiku, jie taip pat negali laiku.

Tiek daug žmonių nuolat nesilaiko terminų, nei tie, kurie paprastai išsiskiria. Jei keliais mėnesiais iš eilės laikysitės galutinių terminų, žmonės pastebės, ir tai pasikeis, kaip jie mato jus ir kiek pasitiki norėdami jumis pasitikėti.

Kaip ir posakis? „Jei norite, kad kažkas būtų padaryta, atiduokite jį užimtam asmeniui“? Kuo daugiau laikysitės terminų, tuo didesnė tikimybė, kad ir toliau laikysitės terminų. Tai cikliškas elgesys.

Daryk ar nedaryk… Nėra „išbandykite“ su terminais

Nors visi šie terminų patarimai tinka daugumai žmonių, visada darykite tai, kas jums, jūsų darbui ir įpročiams yra tinkamiausia. Pavyzdžiui, kai kurie žmonės tiesiog nesilaiko nustatytų terminų. Jiems reikia, kad data, įrašyta kalendoriuje, būtų paskutinis terminas, ir bet koks įklijavimas turi įvykti jų galvoje. Ir viskas gerai.

Bet kai jūsų įpročiai trukdo jūsų pačių produktyvumui ir sėkmei, pabandykite tai atpažinti ir pakeiskite. Labai paprastos priminimų ar pranešimų sistemos jau naudojamose programose - nuo „Outlook“ iki „Gmail“ iki „Basecamp“ - gali padėti nuveikti geresnius įpročius. Taigi sukurkite kalendorių, naudokitės programų galimybėmis, kurios jau yra po ranka, ir nustatykite keletą terminų (su įmontuotu pasukimo kambariu). Būsite laimingi, kad padarėte.