Susitvarkykite: suskaitmeninkite asmens dokumentus

Turinys

• Susitvarkykite: Asmeninių dokumentų skaitmeninimas
• Ko ne skaitmeninti

Kompiuteriai labai gerai ieško. Kompiuteriai taip pat yra puikūs atkuriant. Nesvarbu, kaip greitai ir efektyviai manote, kad namuose galite rasti ir nuskaityti informaciją iš popieriaus lapų, būkite tikri, kompiuteriai gali tai padaryti greičiau.

Dėl šios priežasties jūs turėtumėte suskaitmeninti daugelį savo asmeninių dokumentų.

Yra ir daugiau priežasčių, tokių kaip faktas, kad net negalite gauti informacijos apie tą potvynių draudimo dokumentą, kai jis yra ant popieriaus lapo jūsų virtuvėje, o atšauktas skrydis jus įstrigė St Kitts mieste dėl uraganas namo. Ar tai nėra patogus laikas turėti skaitmeninį dokumentą, prieinamą iš nešiojamojo kompiuterio, išmaniojo telefono ar planšetinio kompiuterio?

Štai dar vienas dalykas: per pastaruosius kelerius metus keletą kartų pakeitėte gydytojus, draudimo programas ir vaistines, o dabar vaistininkas turi jus žinoti, jei kada nors išgėrėte tam tikro vaisto. Ar nederėtų prisijungti prie kažkokios saugios sistemos, kurioje yra visų gydytojų išrašytų receptų įrašai, nes jūs užfiksavote telefono kamerą prieš pildydami juos?

O gal esate motyvuotas suskaitmeninti daugiau savo asmeninių dokumentų, kad atsikratytumėte netvarkos. Priežastys to daryti yra begalinės, be to, yra ir pasiteisinimas, kodėl nereikia pradėti. Čia yra keletas patarimų ir gudrybių, kurie jums nebedarys jokio pasiteisinimo, kad ilgiau atidėtumėte užduotį.

Ką skaitmeninti

Kad galėtumėte sumažinti popieriaus kiekį namuose, turite nuspręsti, kurie dokumentai yra vertingi, norint juos padaryti skaitmeninius. Daugeliu atvejų norėsite išsaugoti originalius dokumentus, padarydami skaitmeninį iš esmės atsarginę. Šis sąrašas gali padėti generuoti idėjas:

• mokesčiai

• neapmokestinamosios įplaukos

• darbo užmokesčio kortelės

• aktai ir nuoma

• garantijos

• pasai (daugelyje šalių galioja labai specifinės pasų kopijų darymo taisyklės; pasitarkite su savo vyriausybe)

• šeimos archyvai, tokie kaip gimimo liudijimai, įvaikinimo dokumentai, santuokos liudijimai, mirties liudijimai ir imigracijos dokumentai

• draudimo formos

• medicinos ir odontologijos įrašai bei receptai

Jei darbdavys nepateikia elektroninių mokėjimo kortelių, originalus turėtumėte saugoti mažiausiai šešis mėnesius, jei ne visus metus. Bankai ir savininkai, pildydami finansinius ar būsto dokumentus, dažnai reikalauja šių dokumentų, be mokesčių formų (W2s JAV).

Turėdami pasus ir kai kuriuos kitus oficialius teisinius dokumentus, būkite atsargūs dėl kopijavimo taisyklių. Paprastai gera idėja susitraukti ar padidinti paveikslėlį bent 10 procentų (todėl neatrodo, kad bandai padirbti).

Net jei nemanote, kad jums kada nors reikės pateikti bet kurio iš šių dokumentų kopijas, tikrai bus atvejų, kai turėsite nurodyti savo paso numerį (tarkime, dėl prašymo) ar kitus duomenis iš jų. Tai daug efektyviau ieškoti tos informacijos iš savo kompiuterio, nei pradėti kasti per spintelę, pilną dokumentų.