Susitvarkykite: kada galima ištrinti?

Skaitmeninių duomenų taupymas yra juokingas dalykas. Jos laikymas dažnai nėra vertingas (diskutuotinas teiginys, ir aš į tai pateksiu), tačiau kadangi jis neužima fizinės erdvės, o virtualioji erdvė yra pigi, mes jį kabiname.

Viską taupant yra pasekmių. Jei jums sunku išsaugoti ar ištrinti duomenis - nuo darbo failų iki nuotraukų iki el. Pašto - šis stulpelis padės jums apgalvoti dabartinę dilemą ir sugalvoti naujas strategijas, kaip valdyti vis didėjantį krūvį.

Taupančiųjų psichologija

Pasirinkimas ką nors išmesti ar ištrinti dažnai yra psichologinis ar emocinis sunkumas, o ne racionalus sprendimas. Labai dažnai, kai pirštas užveskite pelės klavišą ant trynimo klavišo, dalykas, kuris neleidžia mums jo paspausti, yra suvokiama potenciali vertė, o ne tikroji vertė. Mes galvojame: „Toje el. Pašto temoje gali būti informacijos apie dvejus metus baigtą projektą, kurio man prireiks ateityje“. Arba: „O kas būtų, jei vieną dieną išmokstu naudotis nuotraukų redagavimo programine įranga ir išvalyti tuos vaizdus, ​​kurie nėra tokie geri?“

Kai išsaugome el. Laiškus, nuotraukas, muziką, užrašus ir kitus failus, daugelis iš mūsų neįvertina duomenų tikrosios vertės, kokia jie yra dabar. Mes galvojame apie būsimas aplinkybes, kurios gali atsirasti arba neįvykti. Mes kabiname ant daiktų, nes kokia to žala? Skaitmeninė atmintinė yra pigesnė nei bet kada. Galite nemokamai gauti daugybę debesų duomenų saugyklų. Išoriniai kietieji diskai nėra tokie brangūs. Įprastame namų kompiuteryje, planšetiniame kompiuteryje ir išmaniajame telefone užima daug vietos - net jei perkate mažiausią paskirstymą - daug kartų daugiau nei kada nors galėjo būti prieš dešimtmetį.

Viena mintis yra ta, kad turėdami visą šią laisvą vietą, niekada neturėtume nieko ištrinti. Archyvavimas yra puikus, tačiau trinti nėra jokios prasmės. Klaidos dėl atsargumo pusės ir viską išsaugokite. Žmonės šioje stovykloje - vadinkime juos taupytojais - dažnai klesti dėl galimos vertės sampratos. "O kas, jei mūsų verslas išsiaiškins, kaip surinkti vertingą informaciją iš visų tų senų el. Laiškų?" Jie greičiausiai taip pat laikosi konservatyvaus požiūrio: „Mes dar nežinome šių duomenų istorijos vertės, todėl turėtume juos saugoti tam laikui, kai tai darysime“.

Tačiau kai taupytojai bando prieiti prie savo išsaugotų duomenų, jie dažniausiai susiduria su keliomis netikėtomis realaus pasaulio problemomis. Pirma, kaip pasakė mano kolegė IT skyriuje: „Sandėliavimas yra pigus, bet išlaikyti brangu“. Indeksavimas ir archyvavimas yra susiję su pinigais, su laiku arba tiek, kiek, atsižvelgiant į tai, kur ir kaip jie archyvuojami. Jei manote, kad turite visą informaciją, kurios jums kada nors gali prireikti, nes kruopščiai archyvuojate „Outlook“ failus, aš, dvigubas šuo, drįstu išbandyti ir atgauti ką nors konkretaus. Siųsti failus į archyvą lengva. Juos ištraukus ir suradus tai, ko nori, skauda kaklą, ir tik nedaugelis žmonių tai daro. Taupytojai viską išsaugo ne todėl, kad jiems reikia jų duomenų, o todėl, kad jiems patinka idėja turėti galimybę gauti savo duomenis, jei jiems to reikia. Paklauskite savęs, ar tie.PST failai, kuriuos atsisakėte ištrinti per pastaruosius 10 metų, yra ne kas kita, kaip saugos antklodė.

Kitaip tariant, kai ką archyvuojate, atsižvelgiant į tai, kur ir kaip jis archyvuojamas, jis gali tapti neprieinamas ir sukelti daugiau problemų, nei verta nuskaityti.

Subalansuotas požiūris į taupymą ir archyvavimą

Geresnis požiūris, mano manymu, yra aiškus protinis skirtumas tarp „darbinių failų“ ar „aktyvių duomenų“ ir kitų rūšių duomenų. Aš naudoju terminą „darbiniai failai“, kad apibūdinčiau duomenis, kurių man reikia šiuo metu vykdomam darbui, arba darbui, kuris buvo baigtas pakankamai neseniai, kad man gali pagrįstai prireikti jį pasiekti artimiausiu metu. „Aktyvūs duomenys“ iš esmės reiškia tą patį dalyką, tačiau gali geriau apibūdinti kompiuterio failus, kurie nėra susieti su darbu, pavyzdžiui, šeimos nuotraukas ir pramogas (muziką ir vaizdo įrašus). Yra skirtumas tarp muzikos, kurią aktyviai grojate, nuo muzikos, kurią surinkote rinkimo tikslais, bet tikriausiai niekada negrosite.

Failo amžius ne visada nurodo, ar jis aktyvus. Pvz., Kai kurias senas nuotraukas galite laikyti aktyviomis, jei ketinate jas bendrinti ar įtraukti į projektą, pavyzdžiui, šeimos istoriją ar sieninį kalendorių. Tačiau, jei turite 18 tos pačios nuotraukos kompozicijų variantų, o 16 iš jų yra neryški, labai tikėtina, kad kada nors panaudosite tuos 16 kadrų ar naudosite iš jų bet kokią vertę. Kai failo vertė yra tokia maža, tai šiukšliadėžė. Atleiskite įsivaizduojamą potencialią vertę ir tiesiog ją ištrinkite.

Aš taip pat manau, kad tai padeda susimąstyti apie archyvavimą, panašų į ištrynimą, tai reiškia, kai kažkas yra archyvuojamas, jis iš esmės yra neprieinamas, net jei jis neišėjo į gera.

Štai labai aiškus pavyzdys: JAV vyriausybė diktuoja, kad amerikiečiams reikia saugoti septynerių metų vertės mokesčių apskaitą, taigi visi šie duomenys yra „aktyvūs“ ir turi būti išsaugoti taip, kad būtų lengvai prieinami. Jūsų mokesčių įrašai, gauti iš daugiau nei prieš septynerius metus, gali būti archyvuojami, nes labai mažai tikėtina, kad kada nors turėsite prie jų prieiti, tačiau jūsų ar jūsų šeimos, verslo partnerių ar teisinių patarėjų gali prireikti ar norėti, kad jie ateitis.

Kaip žinoti, kada ištrinti (arba archyvuoti)

Kaip sužinoti, kada galima ištrinti kompiuterio duomenis ir failus? Taisyklės, kurias nustatėte patys, greičiausiai skirsis pagal failo tipą, todėl čia yra keletas patarimų, susijusių su tipiniais biuro failais (tekstų apdorojimu, skaičiuoklėmis, pristatymais ir kt.), El. Paštu, nuotraukomis, muzika ir vaizdo įrašais.

Nurodykite vertę. Praktiškai kalbant, kai laikas išvalyti netvarką, tiksliai nurodykite, ko jums reikia ar norite žinoti apie darbą, duomenis ar failą ir kur jį rastumėte. Tada ieškokite vietų, kur ji būtų dubliuojama - dažniausiai tai yra ta pati vieta, kur galite pradėti naudoti trinimo klavišą.

Pvz., Tarkime, kad išsaugote: atsiųstų sąskaitų faktūrų PDF failus, sumokėtų sąskaitų patikrinimų kopijas ir visos sąskaitos faktūros išrašymo veiklos lentelę. Tam tikru metu gavę mokėjimą, galbūt norėsite ištrinti (arba archyvuoti) sąskaitos faktūros PDF failus. Sandoris sudarytas, patikrinimas patikrintas ir turite gerą pažangą.

Ištrinkite nuotraukas fotografuodami. Turėdami nuotraukų turėkite omenyje, kad vien tai, kad turite galimybę išsaugoti dešimtis tūkstančių vaizdų, dar nereiškia, kad turėtumėte. Įpraskite ištrinti nefokusuotus vaizdus ir kitus blogus kadrus juos darydami (juk tai vienas iš gražiausių dalykų apie skaitmeninę fotografiją).

Šiukšlių kasdieniniai el. Norėdami išsiųsti el. Laišką, ištrinkite įprastus pranešimus ir greitą ryšį, kuriame nėra jokios informacijos, kurios jums gali prireikti vėliau. Dauguma žmonių gali rūšiuoti pagal gavėjus ir žino, kur bus didžioji šių failų dalis.

Išsaugokite tik vieną el. Pašto priedo kopiją. Ištrinkite el. Laiškus su priedais, bet prireikus išsaugokite priedą vietoje. Arba atvirkščiai: saugokite el. Laišką, perkelkite failą. Bet kuriuo atveju el. Pašto priedai yra gera vieta nustatyti kopijas ir jums reikia tik vieno egzemplioriaus. Norėdami gauti daugiau patarimų apie konkrečiai el. Paštą, skaitykite „Kaip išvengti el. Pašto perkrovos“.

Išmeskite (arba archyvuokite) laikmenas, kurių nevaidinate. Įsitikinkite, kad visi muzikos ir vaizdo įrašų laikikliai yra realūs, kuriuos failus iš tikrųjų paleisite. Jei esate tikras sunkiosios medijos vartotojas, pasinaudokite „debesies“ paslaugomis, suteikiančiomis licenciją jums priklausančiai žiniasklaidai („a iTunes Match“), kad nereikėtų saugoti vietinių turimų duomenų, kuriuos manote norintys, bet niekada iš tikrųjų žaisti.

Galbūt tai tik mano asmenybė, bet aš jaučiu laisvės jausmą, kai nesu įsikibęs į failus, kurių man tiesiog nereikia. Ištrinti net šiek tiek nenaudingų duomenų arba failų, kurie neturi tikrosios vertės, padeda man jaustis kaip labiau susitelkiant į svarbius duomenis.